2015公司档案管理规定.docVIP

公司档案管理规定 1.0目的 为加强公司的各类档案的管理，实现对公司文件的归档、立卷、保管、借阅全过程的控制，以确保公司经营活动的需要，特制订本规定。 2.0适用范围：本规定适用于全公司（含分支机构）。 3.0定义及职责 3.1档案：是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科技研发、技术改进、文化活动等活动中形成的文件，体现为盖有公司公章的以书面形式存在的各类章程、合同、协议、备忘录、证书、公函规定等原件、复印件、传真件以及E-mail、光盘、电子档案等。 3.2总办：负责公司的档案管理工作，并对档案的管理进行监督检查。 3.3档案管理员：负责对公司的档案进行归档、保管、借阅等全过程的管理。 3.4 部门档案管理人员：负责对分管的部门档案进行归档、保管、借阅等全过程进行管理，积极配合公司的档案管理工作，完善公司档案管理制度。 4.0档案分类、编码及责任部门 4.1经营决策类档案（编码为A-ZB-0001）：股东会文件、董事会文件、人事任命文件、融资文件、对外投资文件、重大业务合作文件、诉讼/仲裁法律事务文件等，由总办负责管理。 4.2资质证明类档案（编码为B-ZB-0001）：公司营业执照、资质证书、政府文件等，由总办负责管理。 4.3合同类档案（编码为C-ZB-0001）：采购合同、市场销售合同、业务合作合同、外商代理合作协议及其他与合同签署有关的文件，由总办负责管理。 4.4知识产权类档案（编码为D-ZB-0001）：专利、商标、版权、域名登记等申请文件及证书技术成果鉴定资料、技术转让合同及其他与知识产权有关文件，由总办负责管理。 4.5 运作管理类档案（编码为E-ZB-0001）：公司制度文件、流程规范等档案，由总办负责管理。 4.6人事档案（编码为F-HR-0001）：人事档案、员工档案、劳动合同、培训协议、保密协议及其他与人事管理有关的文件，由人力资源部负责管理。 4.7 项目申报类（编码为G-ZL-0001）：公司申请的相关资质及项目所留的备份档案，由战略发展部负责管理。 4.8 研究开发档案（编码为H-YF-0001）：产品档案、设计文件、源程序、技术方案等档案，由研发中心负责管理。 4.9销售类档案（编码为I-GX-0001、I-TZ-0001）：销售项目技术方案、销售合同复印件、往来联络函件、客户信息资料档案，由市场关系部、市场拓展部负责管理。 4.10生产管理类档案(编码为J-SC-0001)：物料管理、设备台账、设备操作规范、设备检修、工作流程、车间综合作业管理，由生产管理部负责管理。 4.11生产采购档案(K-CG-0001)：原材料编码、供应商管理、原材料检测报告等，由采购部负责管理。编码为 4.12技术类档案(编码为L-PZ-0001)：设备技术档案、工艺查定资料、品质检验报告、产品工艺手册、品质验收标准、检测方法标准等，由技术品质部负责管理。 4.13财务档案（编码为M-CW-0001）：银行开户文件、审计报告、验资报告、贷款合同、税务、海关和外汇登记证书及文件、重要财务凭证及其他与财务有关的文件，由财务部负责管理。 4.14工程类档案（编码为N-JJ-0001）：工程类图纸、工程实施方案、工作联络单、完工通知书、验收通知书、报建资料等档案，由基建部负责管理。 4.15行政类档案（编码为O-XZ-0001）：公司各类日常通知文件、办公区域的后勤管理档案、各类行政凭证及单据、行政规范、办公用品档案等档案，由行政部负责管理。 5.0 档案密级 根据部分文件资料重要性及机密性的特殊性质，防止因公司重要文件泄漏而对公司造成不良影响后果，故各类档案资料均设有密级标准。公司档案秘密等级分为“核心”、“重要”、“一般”三类。 5.1 核心资料包括：涉及到公司核心技术资料、重要决策文件资料、经营决策类文件等，泄露会对公司造成特别重大的经济和安全损失。核心级档案的归档和借阅须由执行副总审批，必要时由总裁加批； 包括： 核心技术资料； 提交公司董事会、高管层讨论的重要决策文件资料； 公司制定的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目等经营决策； 公司项目合作的合同、协议、意向书及可行性报告； 公司财务预决算报告、财务报表、统计报表及尚未公开的财务资料； 公司验资报告、财务审计报告； 公司招标项目的标底、合作条件、贸易条件； 融资贷款项目的合同、协议书、担保书、意向书； 重大诉讼事项资料； 其他部门认为核心的资料。 5.2重要资料包括：是指与本公司经营、技术、人事、管理有重要关系，泄露会使公司遭受重大经济损失和安全损失的，由档案责任部门分管负责人审批； 包括： 一般性的诉讼、仲裁事项资料； 公司客户资料； 公司工商资料； 公司人事档案、合同、协议、薪酬福利资料；