(BT-XZ-201)公文處理管理制度.docVIP

公文处理管理制度 受控状态：____受控_________ 发放编号：________________ 生效日期：___2007-04-02____ 版本/修改次第 更改页次/章节 编制 审核 批准 生效日期 1 总则 1.1 1.2 1.3 1.4 为规范公司各种公文管理，保证公文质量，提高公司内部沟通和外部联系的有效性结合公司实际，特制订本制度。 公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。 公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。 办公室为公文处理的归口管理部门，负责公司的公文处理工作。公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。 2 行文规范 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 行文应当确有必要，注重效用。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 公司各部门向相关业务部门及下属公司行文，一般以公司名义，用函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下属公司。 “报告”不得夹带请示事项。 3 文件格式 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 文件眉首是指首页横线以上部分，包括发文项目部标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等内容。眉首部分一般占首页的1/3到2/5（见附件）。 文件秘密等级或紧急程度的标识，注在文件首页右上角。“绝密”、“机密”公文在文件左上角标明文件份数序号。如需同时标识秘密等级和紧急程度的，保密等级标识在右上角第1行，紧急程度在右上角第2行。 发文项目部标识分为二种，一种是由公司全称加“文件”组成；另一种仅为公司全称。 发文字号由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文项目部标识之下，横线中央之上。 文件主体是指横线以下至主题词（不含）之间的各要素的统称。 文件标题应位于横线下方空1行处，排列应遵循美观易懂的原则，字数不多可居中排成一行；如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。 上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。 主送项目部应在标题下空1行处，左侧顶格，主送项目部名称后标用全角冒号。 文件正文在主送项目部名称下1行处，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份、计量项目部不能回行。 文件附件目录在正文空1行处，左侧需空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，并标识序号。 成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。 文件落款通常应在正文或附件下空２行。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 版记是指位于主题词以下的各要素的统称。 “主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，词目之间空1字； 分送栏设在主题词下1行，左空1字标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送项目部对齐；在最后一个抄送项目部后标句号； 印发栏（拟稿、核稿、打字）应设在文件末页最后一行。 4 排版、印刷格式 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4 4.5 4.6 文件用纸 文件用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），特殊文种用纸可根据实际需要确定。 文头与页边 文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。天头宽25毫米，地脚宽20毫米，订口宽28毫米，翻口宽20毫米。 字体与字号 文件标题用小２号宋体加黑；发文字号、签发人、抄送项目部、主送项目部、正文、附件、落款等用４号仿宋体；签发人姓名用4号楷体标识；密级、紧急程度用４号黑体；“主题词”三个字用４号黑体，具体标引的主题