A07員工档案及入离职管理规定.docVIP

北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 员工档案及入、离职管理规定 编号 HYXY/A3.RL0007-2007 版本 A0 页次 1/5 1.目的 为规范集团员工人事档案管理，明确员工招聘、劳动合同、试用及转正、离职、人事档案管理权限和基本原则，进一步规范员工入离职管理。规范员工离职或岗位异动（调动、晋升、免职）时的工作交接内容及流程。 2.适用范围 适用于工厂各部门员工。 3. 人事档案的管理 3.1办公室应设专职或兼职人员管理人事档案，并做好严格的保密措施。 3.2人事档案应设专柜保存并按编号顺位排放，有条件的单位应设专门的档案室。 3.3新员工入职，办公室应于员工入职三天内建立其人事档案。 3.4员工人事档案资料应包括：应聘登记表、员工登记表、劳动合同、身份证复印件、学历证 复印件、特种岗位上岗证复印件、健康证明、原单位离职证明等。 3.5 只有经过授权的人士才可以查阅人事档案，一般而言，总经理、人事部门负责人可以查阅 本工厂保管的所有人事档案；各部门负责人可以查阅本部门员工的人事档案；查阅人事档案须作好登记，以免丢失。 3.6人事档案的借阅 3.6.1 部门经理（含）以上主管有下列情形之一，可借阅档案： 1)了解所属员工基本情况； 2)员工晋升； 3)员工奖惩； 4)员工调动（含跨区域或部门调动时，调入单位主管为了解员工状况而需要的借阅）。 3.6.2 借阅档案手续 1)借阅单位主管指定人员填写《人事档案借阅/调转单》，并经办公室负责人签核。 2)借阅单位经办人持签核的借阅/调转单办理人事档案的借阅。 3)借阅单位应按期交还所借阅的档案，逾期未还者，档案管理人员应进行跟催。 4)借阅单位在归还档案时，档案管理人员应依照借阅/调转单的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，经确认无误后方可在借阅/调转单备注栏注明归还日期。 北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 员工档案及入、离职管理规定 编号 HYXY/A3.RL0007-2007 版本 A0 页次 2/5 3.7 离职人员的档案处理 3.7.1 将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订。 3.7.2 在档案袋上注明离职日期和原因。3.7.3 将离职人员档案放在专设的档案柜中，依时间 顺序排列保存。 3.7.4 离职人员档案保存期限：职员档案保存三年，工人档案保存一年，期满时造册经单位负 责人核准后销毁。 3.8 跨区域调动人员的档案调转 3.8.1 发生跨区域调动时，员工人事档案亦作相应调转。 3.8.2 调出单位档案管理人员将人事档案内所有资料逐一登录在《人事档案资料清单》上，并 填制借阅/调转单和复印清单。 3.8.3 调出单位办公室将人事档案连同清单、借阅/调转单一并装入档案袋中，贴上封条并 加盖人事部门或单位公章后，由调动人随带至调入单位报到。 3.8.4 调入单位在接收到调动人的人事档案时，应仔细检查封条的完整性，并对其中的资料按 清单逐一核对，经确认无误后，在清单“接收人”栏签名存栏，将借阅/调转单传调出单位备案。 3.8.5 借阅/调转单由调出单位负责跟催，回传件连同清单一并依照离职人员档案处理方法存 放。 4.员工入、离职手续办理程序 4.1所有员工入职，均须经指定医院或卫生防疫部门体检合格后，方可录用。 4.2员工入职必须签订《劳动合同》、《保密合同》，合同期一般为1—2年。 4.3 劳动合同期满后，如双方愿意则可续订合同；如任何一方不愿意续订，必须提前30天书 面通知对方。 4.4试用及转正 4.4.1试用及考核 4.4.1.1职员试用期为3个月，操作工试用期为一个月（30天计），表现特优者可酌情缩短试 用期，但职员最短不得少于二个月，操作工不得少于15天。 4.4.1.2 员工试用期满，由办公室通知用人部门，用人部门根据其工作态度、工作能力、工 作业绩进行考核后呈报人事部门审核，合格者方可转为正式员工，不合格者视情况延长试用期或作辞退处理；延长试用期，职员不得超过两个月，工人不得超过一个月。 4.4.2 员工转正，须符合下列基本条件： 北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 员工档案及入、离职管理规定 编号 HYXY/A3.RL0007-2007 版本 A0 页次 3/5 4.4.2.1 必须经过规定的试用期（表现特优，经批准缩短试用期者除外）； 4.4.2.2 必须接受完入职培训和岗位培训，且考核合格； 4.4.2.3 试用期内须无 “记过”及以上处分者； 4.4.2.4 试用期内须无旷工记录。 4.4.3试用期内曾受过“记过”以上处分或试用期内缺勤达10天以上者，须延长一个月试用 期或予以辞退。 4.5转正审批程序 4.5.1纳入系统管理的人员、