公司電子文档管理规定.docVIP

电子文档管理办法 1 目 的 对电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。 2 范 围 本办法适用于公司所有电脑用户，财务账务表、技术文档、图纸等重要工作文档。 3定义 3.1文件、文档：信息及其承载媒体。管理体系文件是指管理体系相关信息的任何文件， 如：手册、程序文件、作业指导书、规范、图样、标准等。管理体系文件是管理体系运行的依据。 3.2受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料。 3.3手册：描述公司质量、环境体系，活动内容的纲领性文件。 3.4程序文件：规定完成某项活动方法的文件。 3.5三级文件：详细具体说明工作方法的文件，如作业指导书、管理规定等 3.6表格：用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求。 3.7归档：同义词为存档，指将处理完毕的且具有保存价值的事情或文件经系统化整理后交档案室、或指定保存方法保存备案（备查）的过程。 4 程 序 4.1文档的建立 各部门按要求建立相关文件。 4.2文档的管理 4.4.1按职责分工负责收集与公司有关的电子文件，电子文件的收集范围和分类按《文件管理程序》有关规定执行。 4.4.2 收集积累要求 ① 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系，建立统一文件编号。 ② 在“无纸化”计算机办公产生的电子文件，应采