我整理的4部分办公文件的技巧.docVIP

恢复没有保存的文件 一、使用自动恢复功能： 　　Word 2000/XP 能够自动恢复尚未保存的数据。大家只要单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击 “保存”标签，并选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中，输入时间间隔，以确定Word 2000/XP 保存文档的时间。时间越短，Word 2000/XP 保存文档越频繁，在 Word 2000/XP 中打开文档后出现 断电或类似问题时，能够恢复的信息当然也就越多，一般我们设置为1分钟。 　　经过上面的设置后，所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档在下次启动Word时都会显示出来 ，大家可以对它们进行保存。不过在替换原有文档之前，请验证恢复文件包含有您需要的信息，不要覆盖了 原先的文件。 　　提示： 　　(1)Word 2000/XP/XP的定时保存文件功能仅对DOC文件有效，其他文件无效，所以笔者建议您在编辑的时 候先把文档存为Word格式，等编辑完成后再另存为其他格式; 　　(2)“自动恢复”功能并不等同于正常的文档保存。如果在 Word 2000/XP 打开恢复文件后选择了不进行 保存，则该文件将被删除，未保存的修改也将丢失。如果选择了保存恢复文件，它将会替换原文档(除非给它 指定了一个新的文件名)。 　　二、让文档自动备份 　　如果我们的文档在保存的时候能够再保留一个备份的话，那无疑会使文档保险许多。而在Word 2000/XP 中我们完全可以进行设置，让它保存文档的备份： 　　单击“工具”菜单中的“选项”命令，接着选择“保存”标签，选中“保留备份”复选框，单击“确定 ”按钮。经过这样设置后， Word 2000/XP 就会自动保存文档的备份了。 　　提示： 　　(1)注意Word在编辑文档时会自动地保存其备份，它的扩展名不是“.bak”，而是“.wbk”，如果遇到文 档打不开，则只要在打开的范围中选择“所有文件”，直接打开备份文档即可。 　　(2)该备份提供了上一次所保存的副本，这样，原文档中会保存有当前所保存的信息，而副本中会保存有 上次所保存的信息。每次保存文档时，新的备份都会取代已有的备份。这样就不用担心会不小心保存了不需 要的信息或删除了原文件，保留备份可使工作成果免受损失。 　　三、恢复受损文档中的文本 　　有时候我们在试图打开一个文档时，计算机可能长时间无响应，则表示该文档可能已损坏。这时候同样 不需担心，因为下次启动 Word 2000/XP 时，Word 2000/XP 会自动使用专门的文件恢复转换器来恢复损坏文 档中的文本。也可随时用此文件转换器打开已损坏的文档并恢复其中的文本。而且操作起来也很简单： 　　单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡，并确认选中了“打开时确认转换”复 选框，然后单击“确定”按钮。以后单击“打开” 按钮 ，单击“文件类型”框中的“从任意文件中恢复文 本”选项，成功打开损坏文档，可将它保存为 Word 格式或其他格式(例如，文本格式或 HTML 格式)。段落 、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字。 　　提示：如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”，则需要安装相应的文件转换器， 单击“安装/卸载”选项卡上的“Microsoft Office”选项，并安装“文本恢复工具”即可。 当电脑死机或者断电时，word或者excel 中来不及保存的文档的档案，它会暂时放在 C:\\Documents and settings\\Aderminstrator\\Application\\Microsoft\\word excel)，找到文档名为XXX.asdXXX.asp)这类的文件，这就是你辛苦打好了没保存的文档，再把副文档名改为XXX.docXXX.xsl) 在这之前，必须把工具/文件选项中的查看方式改为显示所有文件。因为那些文件都是隐藏文件。 用快捷键在Word中输入当前日期和时间 　　南方网讯　编辑文档，少不了要经常输入系统日期和时间，Word就我为们准备了快捷键： 　　在Word文档中，按下“Shift+Alt+D”组合键，就可以输入系统日期，按下“Shift+Alt+T”组合键，就可以输入系统时间。而且这样输入的日期和时间，可以随着系统日期和时间的改变而改变! 　　如果系统日期和时间发生了变化，先前输入的日期和时间没有改变，只要选中日期和时间后按下F9键刷新一下就可以了。 　　注意：①如果文档录入完成后，不希望其中某些日期和时间随系统的改变而改变，请选中相应的日期和时间，按下“Ctrl+Shift+F9”组合键切断域的链接就行了。②系统日期一定要调整准确。