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宴会预定相关具体内容 （P11艺术设计装潢祝雪丽） （一）宴会预定前的准备工作 1查阅宴会预定情况 宴会预定都是连续进行的，每天每个宴会预定落实后都要将资料录入电脑或做好记录。预定人员正式预定前都要查阅电脑或预定记录表，以便掌握已经落实的宴会预定情况和当天或未来几天哪些厅堂在什么时候可以继续预定，可以安排哪些包间、厅堂、各能安排多少客人，以防止厅堂利用发生冲突，保证满足客人预定要求。 2做好信息沟通和资料准备 每天上班前要和上一班人员做好交接班，保证交接事项清楚。同时召开班前会，传达上级指示。做好宴会预定人员和外出推销人员的信息沟通，通报宴会举办情况，布置当天预定和外出推销工作。在此基础上，还要准备好宴会预定单、预定表、宴会记录表、合同样本等，以保证宴会预定工作的顺利进行。 （二）宴会预订方式 1．直接预订（面谈） 直接预订是宴会预订较为有效、实用的方式。在宴会规模较大、宴会出席者的身份较高或宴会标准较高的情况下，宴会举办单位或个人一般都要求当面洽谈，直接预订。饭店宴会销售员或预订员应根据客人要求详细介绍宴会场地和所有细节安排，如厅堂布置、菜单设计、席位安排、服务要求等，应尽量满足客人提出的各项要求，并商洽付款方式、填写宴会预订单、记录预订者的联系地址、电话号码等以便日后用信函或电话等方式与客人联络。 2．电话预订 电话预订是另一种较为有效的宴会预订方式，常用于小型宴会的预订、查询饭店宴会资料、核实宴会细节等，在饭店的常客中尤为多见。此外，大型宴会面谈、宴会的落实或某些事项的更改等通常也是通过电话来传递相关信息的。与直接预订相同，预订员应在电话中向客人介绍、推销餐饮产品，落实有关细节，填写宴会预订单等。 除上述两种主要的宴会预订方式外，客人还可通过信函、传真等方式来进行宴会预订，饭店应想方设法与客户联络，尽力扩大宴会销售业务，努力提高宴会设施利用率，从而为饭店创造良好的社会效益和经济效益。 （三）宴会预订程序 1．接受预订 （1）热情应接 （2）仔细倾听 （3）认真记录 ①宴会的类型，是中餐宴会，还是西餐宴会，或是冷餐酒会。 ②宴会的举办日期和时间。 ③宴会的出席人数（包括最低保证人数）和餐桌数。 ④宴会的名称、性质和客人身份等。 ⑤宴会的举办单位或个人、联络人、联络地址和电话号码等。 ⑥计划安排的宴会厅名称，厅堂布置和台形设计的要求。 ⑦菜单的主要内容、酒水的种类和数量。 ⑧收费标准和付款方式。 ⑨宴会的其他要求，如休息室、请柬、席位卡、致词台等。 ⑩接受预订的日期和预订员的签名，等等。 宴会预订单填写好以后，应向客人复述，并请预订客人签名。 （4）礼貌道别 2．宴会预订的落实 （1）填写宴会活动记录簿 （2）签订宴会合同 （3）收取定金 （4）建立宴会预订档案 （5）宴会预订的更改或取消 具体确认单如此 宴 会 确 认 单 感谢您选择XX酒店作为宴会安排的地点，为确保宴会接待品质，切实维护双方的合作利益，经友好磋商，达成如下协议： 主办人姓名： 主办人联系电话： 主办人地址： 宴会办理日期： 年 月 日 时 宴会形式： □ 婚 宴：新郎姓名 新娘姓名 □喜面宴：男方姓名 女方姓名 喜得（千金/贵子） □生日宴：寿星姓名 寿星年龄 性别 宴会标准： 元/席（10位/席） 预定席位： 席 其中清真席： 席 备用席数： 席 水牌内容： 预付定金：大写： 万 仟 佰 拾 元 ￥： 元 结账方式： 备 注： 预定金及宴会变更安排条款 ☆在落实宴会安排并与酒店签订确认单后，请交付百分之十的预定金。 ☆酒店方面有权取消没用缴纳预定金的宴会安排。 ☆如在宴会举办日前不足四十八小时知会酒店宴会做变更安排的，酒店将按宴会预定标准收取全额费用。 ☆若遇政府大型接待等不可抗力，导致宴会无法正常接待的，酒店不承担违约责任，但酒店有义务及时知会主办人宴会接待变更信息，并退还全额预定金。 付款方式 ☆宴会结束，结清预定金以外的全部款项（预定席位总金额及宴会产生的所有杂项费用），并请附上预定金收据。 ☆如忘记附上预定金收据，则按宴会的总费用如数付清，三日内凭预定金收据办理退款手续。 其它条款 ☆宴会安排不再享受任何打折或其他优惠措施。 ☆备用席酒店只保证留用座位，菜品出品保证同预定席菜品同等价位标准，在此基础上存在的菜品出品差异敬请谅解。 ☆请爱护酒店公物，不要损坏