办公用品管理或流程.docx

办公设备管理制度为了规范统一办公设备正常运行、合理使用，促进公司健康、持续地发展，特制定本制度（详见附件）。本制度适用于价值200元以上的办公设备（复印机、电脑、打印机、传真机等）的使用管理。望各事业部及管理中心认真贯彻执行。确保办公设备责任到人，使现代办公设备在本公司各事业部及管理中心充分发挥作用，提高办公设备的使用率和使用寿命，确保办公设备安全、可靠、稳定运行。本制度从下发之日起开始执行。 二O一一年六月二十四日主题词：办公设备管理附件：一、 相关人员职责：1、采购部负责安排办公设备的采购，管理部负责督查办公设备的使用管理。2、管理部（1）负责新购置办公设备的验收入库；（2）负责安排办公设备的维修、保养。3、办公设备使用人（或借用人）负责所使用（借用）办公设备的保管、保证其正常运行并定期检查维护。4、部门负责人负责监督本部门员工变更时的设备交接手续办理以及设备的清点。管理部行政内勤督促借用人归还所借用的办公设备。5、信息主管负责对需维修办公设备出具维修意见，并进行维修，需专业公司维修的按流程（附《设备维修审批单》）联系专业公司进行维修。二、 管理规定（一）台账建立1、各部门行政内勤将现有办公设备按照《设备台账》内容进行登记，经部门负责人签字确认后上交至管理部。2、管理部将各部门上报的《设备台账》合并，并将现有设备按部门进行编号。3、统一编号后将编号和保管人写在标签上，下发至各部门，各部门行政内勤将标签贴到设备醒目位置。（二）申购程序1、申请各部门根据实际需要填写《申购单》，报部门负责人批准后交至总经办，经总经理签批，由采购部或指定的专业技术人员负责采购。2、办公设备的入库、领用及登记管理（1）采购员将所采购设备交储运部验收入库，并填写《入库单》，报关员员根据清单进行清点后，双方在清单上签字。（3）设备入库后，保管员应电话通知领用部门负责人派人前来领取办公设备；报关员按清单把办公设备发给领用人，双方在《出库单》上签字，其中设备说明书及保修卡由信息主管及使用人（留复印件）负责保管。（4）领用部门负责人应对本部门的新增办公设备指定具体保管人，要求保管人填写《设备保管人登记卡》并签字。交由管理部行政内勤对设备进行编号并登记在《设备台账》中，该卡一式两联，由管理部行政内勤和设备保管人各持一联。（5）当保管人因工作变动或其它原因，需将所保管办公设备移交时，由部门负责人重新指定接管人，并负责监督双方办理交接手续。保管人和接管人清点、移交办公设备的数量和使用情况。清点、移交完毕后，详细填写《设备移交清单》，部门负责人、原保管人和接管人三方在清单上签字。同时原保管人和接管人应持《设备移交清单》到管理部行政内勤处办理《设备台账》信息变更手续。（6）公司员工辞职或被辞退时，员工需持《设备移交清单》到人事部办理离职手续，人事主管须确认其保管卡上所登记设备已办理移交手续，方可在《员工离职手续单》签字。三、 各种设备的维修与保养：（一）复印机1、由部门行政内勤或部门秘书保管。2、复印机的检查与维修保养：（1）保管人员需保持所管理办公设备外观清洁，摆放整齐。复印机应避免日光直射；空气湿度较大时，开启复印机后应同时打开干燥开关。（2）保管人员每日需对复印机的运行情况进行不少于一次的检查。发现问题及时排除。无法排除时应及时通知信息主管出具维修意见并联系专业维修公司进行维修。（3）保管人员每月需根据复印机说明书，对复印机进行一次内部清理。（4）使用人员需严格按照设备使用说明书使用复印机、油印机，如因使用不当造成设备损坏，需根据损坏程度情况，承担一定的赔偿责任。（5）当设备发生无法排除的故障时，由信息主管出具维修意见并及时与专业维修公司联系。如属需支付维修费或更换零件的项目，需由保管人填写《设备维修审批单》，由信息主管出具意见，并有部门负责人审核、总经理审批，批准后方可进行维修。（二）、电脑、打印机1、保管人：专人用电脑专人保管。如同一台电脑、打印机有两个或两个以上使用人，由部门负责人指定人保管。2、 电脑、打印机的使用控制（1）专人电脑专人使用。其它人员如因特殊情况需使用该电脑的，必须先征得部门负责人同意后方可使用。为防止文件内容外传，对重要文件或密级文件需设置密码锁定。（2）财务部电脑、打印机仅限于财务部人员及系统工程师使用，其它人员一律不得动用。（3）各部门电脑、打印机应尽量专人专用。如因工作需要，确需多人使用同一电脑时，需指定专人负责保管及维护、保养。各部门打印机需指定专人负责保管及维护、保养。3、 检查与维修保养（1）保管人需保持电脑、打印机外观清洁，摆放整齐。电脑、打印机应尽量避免日光直射、振动、频繁开关及强电流冲击。（2）电脑或打印机发生故障时，使用人需及时与信息主管联系。为防止文件丢失，在故障原因不明时，不得随意开关电脑。（3）电脑保管人每两