无纸回化办公的重要性.doc

1、对办公自动化系统的理解差别很大 在很多人眼里，办公自动化系统主要是处理一些公文、收发电子邮件，实现纸面作业计算机化。实际上有这样思想的大有人在，殊不知办公自动化大有学问，涉及到行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，办公自动化的应用已成为企业管理现代化的标志之一。 办公自动化的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，甚至库存管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管理、人事管理等等，都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。 前面我们提到的标准问题，即办公自动化系统包括哪些内容，大家众说纷纭，没有固定的说法。这样就导致了软件公司通常的做法：先把办公自动化系统根据自己的想法赋予一些简单的功能，形成一个框架，企业有需求的时候，再加上企业使用人员提出的功能需求，进行定制开发。这样的结果是企业提啥，软件公司就开发啥，尽量满足企业的需求。虽然看起来是以客户为中心，实际上这其中存在很多问题。例如办公自动化系统应该渗透很多新的管理思想，例如协作办公、知识管理、客户关系管理等等，不要成为手工作业的翻版。如果只是按照客户的要求去做，没有一套好的管理思想去指导企业的办公管理，称不上好的办公自动化，对双方都没有好处。对于软件公司而言，开发的难度加大了，不易推广；对于企业而言不能借助办公自动化系统来提升管理，得益相对降低。所以办公自动化系统不会像财务软件一样很容易得到推广，主要是财务系统有国家的政策和标准支持，有比较规范的做法可遵循，目前办公自动化系统还做不到。 2、领导和使用人员的思想意识还需提高 无纸化办公要成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的，领导人还可以直接在纸上圈阅或作批示。人们阅读纸上的东西比较容易放松，而且不受时间地点的限制，书面的东西便于携带。另外，纸张有明显的优点：同电脑屏幕相比，对于印或写在纸上的内容，即使在照明条件很差的情况下，我们也能看得比较清楚，我们还可以很容易地在纸上随意评注修改。同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多，身体语言流露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。 这只是一些人留恋纸张的想法，可信息化带来的便利却更多更多，是原来利用纸张的方式无法比拟的。例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公室已得到人们的认同。特别是通过ASP的方式实施办公自动化系统，也不需要在企业内部的网络上再安装复杂的应用程序软件，只需要在ASP服务提供商取得相应的用户名和密码就可以分配给自己的员工来使用网络办公室中的人和功能了。还有第三代办公自动化系统在第二代的基础上，提供了处理各个环节的相关知识，确保每一个使用者，都能够随时随地根据需要，向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。 也有很多使用人员不愿意使用办公自动化系统的原因很简单，就是系统要求输入很多原始数据、信息，大家的工作量要加大，特别是涉及到一些部门和个人利益的数据，大家潜意识中就不愿意公开。所以在系统的推行过程中会存在一些阻力，特别是项目要有一把手的参与，这儿提出的一把手不仅仅是企业的一把手，还应包括各部门的负责人。 3、办公自动化技术也需要不断创新 在办公自动化系统的应用过程中，一些技术的应用也会推动其发展。很多领导提到的一个的重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善，像网络签名认证技术、局域网络通讯、文件网络广播等等。 举个例子来说：在应用计算机实现文件批签流转过程中，当用户都在计算机上批签修改文件时，如何保留不同用户的修改痕迹，是用户十分关心的问题。在手工批签时，不同人有不同的笔迹，因此很容易识别，但在计算机上修改编辑文件，要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。有的系统对这一问题的处理方法是：对每个人修改过的文件都做一个拷贝，然后比较2个拷贝之间的不同点。这种方法不够直观，也不符合用户平常的工作习惯，而且由于要保存多个拷贝，严重浪费空间。有些系统自己编写一个编辑软件，用户在编辑软件中起草和修改文件，但因为使用的编辑软件是自己设计编制的，与OA系统能够无缝紧密地连接，所以不同用户修改的痕迹可以较方便地显示。虽然这种方法比较灵活，但自己编写的编辑软件在功能上很难与主流字处理软件（Microsoft Word、WPS Office等）相比。另一方面，如果最终用户已经熟悉了某个商用字处