如何写邮件--立美好.ppt

Building Pretty Building Pretty Building Pretty 邮件原則 编制：杨名红 部门：人事行政部 日期：2016-09-13 * 目 录 目的 一般原则 大写,标点 缩写 字体,颜色及排列 附件 Checklist * 目的 E-Mail目的: 1.要求收件人,何时完成何事 2.知会信息 3.建立个人形象 3.1传达专业的映象/形象给对方 3.2尤其是素未谋面之对象,mail是其评判传 送者的重要途径 * 一般原则-1 “To” vs. “Cc”:传对人 To:收件人(最好1人,一般不超过3人；如针对行政指今或政策的可以是所有的部门或全体员工，发mail时最好发给各部门长或文员、助理，由其再转发给部门人员）。应进行回复mail及采取行动,进行作业 Cc:副本抄送(人数依具体情况而定,严禁滥发):知会相关人员,使其了解mail内容. Subject(主旨) : 专业/精简/突出重点(例行mail,附带时间说明) 签名 能知道你是谁及联系方式 姓名,公司单位,电话,传真,mail地址(最好有手机号码,以便紧急情况能联系) * 一般原则-2 内容安排要有逻辑(多用图表,少用文字summary) 一般先精简描述问题 其次简述相关背景 提供附件(以前mail或文件)支持你的陈述 5W1H: Who(谁),What(内容), Where(何地), When(何时),Why(为何), How(如何) 逐项清晰表达内容 每项要有责任人和完成时间 最好电话确认对方收到mail并清楚内容 删除不必要的附件及以前的mail记录 * 一般原则-3 一般日期格式 “Month(月)” “Date(日)”, “Year(年)”: May 9th, 2008 “mm/dd/yy”: 05/09/2008 时间格式 12-hour制: 9:00AM, 2:00PM 12:00AM:午夜12:00 12:00PM:中午12:00 24-hour制9:00AM, 14:00 (0:00~12:00前增加 “am”以免混淆) * 大写,标点 大写 句子开头第一字母 专用名词,代名词 缩写 标点 Period (.), comma (,), colon (:), semicolon (;), question mark (?), exclamation mark (!)….符号前面不空格,后面空一格(例外:若标点后面紧跟带括号的结束语,则不用空格). * 缩写 发正式mail时,使用正规的缩写.如ASAP, FYI, etc. 不正规缩写: pls = please ref = refer attn = attention q’ty = quantity or qty per = as per u = you ….. * 字体，颜色及段落 使用相同的字体 (一般英文:Arial,中文:新细明体,大小:12号为宜) 若非特别highlight,字体均用黑色(禁用红色) 段落采用直排,以免mail软件(Notes vs. Outlook)的兼容性问题,而导致错位,乱码,空格… * 附件 若有多个附件,指出要参考的附件文件名. (文件名要简要易懂,和文件内容相符) mail简述附件的要点 若附件较大,压缩后传送 传送前打开附件,确认附件正确性(数据,字体,内容,格式,预览等) 对同一case.附件updated（更新）后,cancel（取消）旧的附件 * Checklist检查清单 To/Cc(收件人/副本抄送):接受名单正确无误? Subject(主旨):同mail内容相符? Format(样式):总体整齐,洁凈,简要? Structure(架构):逻辑有序,表达清楚? Correctness(内容正确):复读mail,拼写无误? Attached(附件):删除先前之不不要mail及附件??打开检查附件正确否,预览附件? * 将TOP列为收件人？前提条件：如果是单独发送给TOP或者你的直接上司就是TOP * 跨了级都可以视为抄送 * 1.内部的事情不能copy给客人或其它部门；2.收件人eissu: 谈技术或工艺的事,未copy给相关技术或 工艺；3.收件人issue:mail copy给已调出/离职人员；4.收件人issue:  4.1.收件人有误,尤其内部有相似名  4.2.尤其注意要发给正确供应商/客户5.标题issue: 无标题；6.标题issue:主旨不清：7.标题issue: 开列新议题,需要变subject（主