办公室制度概述.ppt

 1、值班安排：研究生会、研究生团委由其办公室编制部门值班顺序，每个部门轮流值班。北校值班表由办公室林贵清每月制定，南校值班表由办公室吴頔每月制定。 2、值班时间： 北校区：周四下午2：00-5:30（分成两个时段：2:00-3:45；3:45-5:30） 南校区：周一、二、三、五为：18:00-19:00；周四14:30-17:00。 五、办公室值班时间 入职培训 LOGO 入职培训 LOGO 入职培训 LOGO 入职培训 LOGO 办公室制度 主讲人：北校办公室主任林贵清 办公室工作简介 办公室是广东外语外贸大学研究生团学常设 职能部门之一，直接接受主席团的领导并对其负责。办公室主要协助主席团工作，担负 着内部综合协调的任务。 南校区办公室位于学生活动中心306室 北校区办公室位于北校研究生处106室 主要职能 一、办公室物品管理 二、会务管理 三、文件及场地等的申请管理 四、财务管理   一、办公室物品管理 1、 保管办公室钥匙、管理办公室物资的进出 2、 定期制作物资清单、发布到群邮 3、 定期组织办公室成员共同整理办公室  南校区负责人：王欢/ 996369873@） 北校区负责人：吴子彬/ 1255351215@） 办公室物资借用流程 物品借用人查阅办公室 公布的物品清单 提前2-3天联系办公室物品管 理负责人并将物品借用清单 发送至负责人邮箱 物品管理负责人审阅物品 借用清单并备好相关物品 物品借用人在活动结束后(南校的一周内;北校的 一天内）归还物品，物资管理者清点物资 借用人约定领取物品时间， 并填写纸质版的物品借用申请表 二、会务管理 1、 保管会议室的钥匙、安排会议室的使用 2、 发布部门会议通知，准备会议所需物资、布置会场 3、 进行会议记录 4、定期组织办公室成员整理会议室 南校区负责人：吴頔（/ 66928/ ） 北校区负责人：林贵清/ 626734/923562275@） 会议室的使用制度 1、北校区：研究生处106室 使用当天，请提前10分钟到会议室，若办公室有老师办公，直接取用101钥(（放在办公室进门第二张桌子的抽屉里）自行打开会议室门，然后把钥匙放回办公室原处。若无人办公，请联系当周掌管办公室钥匙的同学。 2、南校区：学生宿舍北苑1栋6楼会议室(20座)/3楼阅览室(9座) 如需使用会议室，需提前至少1天与会务负责人联系，告知开会时间及预计时长，办公室会在校研究生会组织的QQ群上发布会议室预约信息，便于其他部门自行调整预约时间。 3、如遇领导、老师或部长级以上的会议时，部门会议需做出让步，改换地点或者时间。 4、使用会议室时，与会人员应注意维护办公室的整洁。 5、会议室使用完毕后，与会人员应将会议室恢复原状。 1、召开部门会议时，需有一名会议记录员记录会议内容。会议结束后，完成电子版的会议纪要，在当周周日晚九点之前发给办公室主任，由其发到校研究生会QQ群邮箱，之后，人力资源部会根据所发的会议记录做部门考核。 2、召开部长级会议时，一般由办公室主任作会议记录，如因特殊原因其未能与会，由办公室负责会议记录的干事代为记录，并在会后（最迟不能超过会后2天）将会议纪要发到校研究生会QQ群邮箱。 会议记录管理 2、各类申请 室内外场地的申请 海报和横幅批挂的申请 三、文件管理及场地等的申请 1、档案管理工作 收录各会议通知和纪要 收集各项活动的电子版和纸质版材料 南校区负责人：王欢/ 996369873@ 北校区负责人：金萧 /464922795@ ） 场地等的申请流程 1、室内场地申请：（办公室负责申请） （1）提前三天联系办公室相关负责人，并提供相关活动信息 主要包括：活动时间，活动内容，参与人数，教室规模，主要设备要求，直接负责人姓名、学号、电话 （2）办公室及时申请并将申请表反馈给申请人 （3）申请人找主席团签字盖章 （4）活动当天去相应的物业值班室提交课室申请表 2、室外场地的申请流程（申请人自行申请）  3、体育器材、场地借用流程 （1）表格下载：广东外语外贸大学主页—校内单位导航-学院导航-体育部-下载相应表格； （2）填表、相关负责人签字、盖章（一式三份）； （3）到大会堂A区103室体育部场馆负责人签字； （4）