费用报销管办法(修订版0517).docVIP

本文件经以下人员编制、审核和批准后生效 编制人 岗位 签名 日期 审核人 岗位 签名 日期 批准人 岗位 签名 日期 会签： 质量安全部 生产部 供应链 办公室 财务部 1.适用范围 本管理办法适用于苏州中化国际聚氨酯有限公司。 2.目的 为加强费用的管理，明确费用报销标准，规范费用报销程序，严格控制不合理支出，参考中化国际总部相关费用管理制度规定，结合本公司实际情况，制定本管理办法。 3.职责 3.1 费用报销人（即经办人）：对费用发生的真实性、合理性负责； 3.2 各部门经理：各部门费用控制第一责任人。在预算范围内对其分管部门人员报销费用的真实性、合理性负责,即实质审核； 3.3 费用审核岗：对票据的合法性、金额的准确性负责, 即形式审核； 3.4总经理或其授权人：公司费用控制第一责任人。在预算范围内对费用的真实性、合理性负责； 3.5 财务总监：对费用预算的执行、合规性、单据的合法性负责； 3.6 费用审核岗：对费用报销审批手续的完备性、单据合法性、金额准确性负责，符合本管理办法的予以报销，不符合的退回报销人（注明不合规的事项）。 4.定义 本办法所述“费用”是指各部门为管理组织经营活动而发生的各项费用。包括：交通费（含公交车、出租车、其它交通工具等车费）、车用杂费（燃料费、停车费、过路费、修理费等）、业务招待费（含餐费、礼品费、活动费）、邮寄费、通讯费（电话、手机费等）、国内及国外差旅费、培训费、书报杂志费、图书资料费、会务费、修理费、办公用品费、行政事业费、物业管理费、折旧、财产保险、税项类、规费类、律师诉讼费、咨询/审计、信息费等。 5.费用管理的原则 5.1厉行节约 5.1.1 公司所有员工应本着既满足业务需要、又降低费用支出的原则自觉严格遵守费用管理规定，在全公司范围内树立勤俭节约、杜绝铺张浪费的良好风气。 5.1.2 部门的第一审批者（部门经理）对费用的合理性、真实性承担领导责任.财务部对费用的真实性、合规及合法性进行核查，如发现做假者，对当事人进行通报批评，并按做假金额予以2倍的罚款，同时对第一审批者追究连带责任。 5.1.3 公司不得承担属于个人的下列支出：娱乐、健身、旅游、招待、购物、馈赠等支出；购买商业保险、证券、股权、收藏品及因个人行为导致的罚款、赔偿等支出。 5.2 分级审批 费用报销审批按从简的基本原则：“部门实质审核、财务形式审核、公司领导审批”。公司不提倡对费用报销审批进行全面的授权。 5.3事前审批 5.3.1 为控制大额费用的开支，对于业务招待费（重点可控制礼品费）、出差、用车油费报销、大额专项费用(出国费、咨询审计费、律师诉讼费、会议费、广告宣传费、修理费、信息费、培训费等)须经事前申请，方可发生及报销。在发生上述项目费用时需事前填写“事前审批申请单”（附件一），申请单内容包含:事由、时间、人员、地点、预计里程（金额）等； 5.3.2 上述费用报销时需提供领导的事前审批记录(邮件打印或申请单)；对于无法提供的，各级审批人员不得受理，财务部门不得报销； 5.3.3 对于已经事前审批，但实际费用超过事前审批的，必须经总经理批准后方可报销。 5.4 预算管理原则 各项费用均纳入预算管理，各部门经理对本部门预算费用负责。可控费用开支应严格控制在预算范围内，原则上不允许突破，特殊情况（如开拓新业务等）需增加费用开支，应申报公司董事会审批。 6.费用报销操作细则 6.1报销受理时间 6.1.1 费用报销时间：审批时间为工作日，报销时间为周一至周四，月末26日起暂停报销； 6.1.2 现金借款：超过5000元，应提前一天通知财务出纳岗； 6.1.3 报销支付方式：统一打在个人工资卡上并短信通知，公司原则上无现金支付报销费用。 6.2报销流程 6.2.1 因公借款 6.2.1.1业务员出差借款：借款时，由借款申请人凭领导审批确认签字的“借款单”（附件二），(借款金额每次不超5000元,每月限额20000元)到财务部出纳岗借支现金。依据公司销售政策,业务员应在每笔业务结束后及时整理费用发票予以报销,如有前期借款需冲抵时，须在报销单上注明已借款金额；业务借款需在2个月内清理,在有逾期借款时不得新增借款，逾期催收两次未还（书面通知含邮件），将通知HR在工资中扣除。 6.2.1.2 总经理借款或费用报销:单笔金额超(含)2万元的,需事前报公司理事长审批,个人借款在业务发生后2个月内清理。 6.2.1.3 会议类等专项借款：1个月内清理完毕。 报销人 部门经理 费用审核岗 总经理 财务总监 出纳岗 流程说明 部门经理核定费用的真实性、合理性及票据的合法性. 费用审核岗对票据的合法性、金额的准确性进行审核 公司总经理或授权