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Memo to from date subject body I. 商务便函的内容与特点 商务便函(memorandum, 简写Memo)是同一商业组织内部广泛使用的书面联系方式。它可以在同事之间、上下级之间、部门与部门之间使用。商务便函的内容通常包括：传达指示、发布通知、任命职务、了解情况、要求合作、汇报工作、提出建议、发表看法、探讨问题或节日安排等。 注：凡是与公司外部进行正式的商务联系，必须用正规的商务书信。 II. 商务便函的结构与格式 　　　一般公司企业往往都印有按照自己公司风格的商业便函。虽然排列格式不一，但基本组成部分是一样的。请看下面的例子： Interoffice Memo To：(收信人) From:（发信人） Date:（日期） Subject:（事由） Message:（正文） 商务便函一般由以下几个部分组成： ① Memo Memo是Memorandum缩写，因此也可以用Memorandum，此外还有Internal Memorandum和Interoffice Memorandum，其意思都是一样的。 ② To 这一标题后面应写收信人的姓名与职衔，姓名前可以用尊称或不用。如： To：Mr. John Smith，Sales Manager ③ From 这一标题后应写发信人的姓名与职衔：职衔可根据需要决定写或不写，但姓名前不要用尊称。如： From: John Smith, General Manager ④ Date 日期的写法同书信里日期写法的要求完全一样，不要用数字来表示月份。 ⑤ Subject 这一标题后是写事由的，即用一个或几个词汇简单概括便函的内容，以便查阅。事由必须简洁明了，不要用完整的句子，如： 　　Changes in Travel Advance Form 　　Promotion of Staff 　　Vacation Schedule 　　 Participation in Training Programmes ⑥ Message 正文常常不需要注明这一标题。 正文与一般书信有所不同，可长可短，往往使用简短地句子和段落。有时只有一句话，有时有好几个段落。为了使阅读者一目了然，各段前还可以写上序号。 便函的内容虽然丰富，但它不像商务书信那样讲究措辞，那样注意开头与结尾的表达，只要意思表示清楚即可。 ⑦ 除了上述6个部分，商务便函还可以根据实际需要在末尾增加发信人的姓名首字母、附件、副本抄送等。 SCHOOL OF ENGLISH FOR BUSINESS MEMORANDUM To: Mr. Kingswick, Course Coordinator From: Barnsby Campbel Date: 19 November, 1995 Subject: Lesson Plan for 28 November Lecture To: Mr. Kingswick, Course Coordinator From: Barnsby Campbel Date: 19 November, 1995 Subject: Lesson Plan for 28 November Lecture I intend to teach memo writing in my next lecture. I plan to cover the following plans: 1. Inside Address This is omitted in a memo. As internal communication the reason is obvious. 2. Greeting It is mere polite to put Mr., Mrs. or Ms before and the office after the name of the recipient You may sometimes address the readers as a group. 3. Subject This is a phrase to tell the reader what the memo is about. Sometimes only the phrase is given without the word Subject before it. 4. Body These should be short, less than 10 lines, and concentrate on only