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接待外国客户九大技巧2015-08-18浏览：364我们都知道，如果国外的采购商提出到公司参观，那么合作的机会就会大很多。但是，对于外国采购商的接待工作，是一个非常重要的工作，如果接待得好，成功合作的机会就很大，但是一旦没有做好，不但不能促进订单的成交，还有可能损失掉这个潜在客户。因此，接待外国客户是一个非常重要的工作。那么，在接待外国客户的时候，有一些什么的步骤，有些什么技巧和细节是需要我们特别注意的呢？在2015年秋交会来临之前，让我们掌握好这个技巧，一起准备我们的客户接待工作吧。1、确定客户来访日期及行程安排??首先，我们需要跟客户了解他们到达中国的时间，行程安排，什么时候到访我们的工厂等，并且要了解好公司及相关人员（公司领导、相关业务员等）的日程安排，确保到访顺利。如果发生一些冲突，没有办法接待客户，则需要与客户另外敲定到访时间或者是委婉拒绝。比如：实在抱歉，届时我们会在美国参加一个展会，但是某日之前和某日之后，我们都十分欢迎您的到来。We?are?glad?to?know?that?you?would?like?to?visit?us,unfortunately?we?will?attend?a?show?in?USA?from?×××to×××,however,we?will?be?pleased?to?see?you?before?Aug×××or?after?Aug×××.?如果是我们主动邀请客户来访，在邀约的时候，就需要主动说明一下建议的到访时间，避免客户选择自己不再的日期到访。2、协助客户办理邀请函?如果客户第一次来中国，或者之前办理的中国签证已经失效，都需要重新办理签证。通常情况下只要国内供应商提供一份邀请函，签字盖章后以传真件或快递原件的方式发送给对方即可。偶遇赛事期间或两国双边关系紧张时期，可能需要向对方提供经外经局或外事局盖章批准的正式邀请文件以便其办理签证。如尼日利亚地区邀请函的办理，外事局则要求提供公司之前与此外商贸易往来的一些单据，建议办理之前可请对方到当地的中国使馆和领事馆了解清楚有关签证手续的相关问题。以下邀请函模板供参考：XXXXXCompanyAddress:XXXXXXXXXXXX(邀请方)Invitation?LetterApr?20th，2010To?whom?it?may?concern:We?would?like?to?inform?you?that?_______?is?our?important?customer?in?USA?and?it?is?necessary?to?have?business?dealings??meetings?together?on?various?marking??sales?matters,herein?we?invite?the?following?person?to?come?to?China:Full?Name:Nationality?:Passport?No:The?visit?time?is?from?____?to?_____?in?China.We?would?appreciate?if?the?necessary?visa?would?be?granted?and?thank?you?in?advance?for?your?kind?assistant.Best?regardsXXXXXXPosition(邀请方信息)Company:SignatureStamp3、收集好客户信息，知己知彼，打有准备的战斗 1）客户企业情况：公司背景、公司实力、经营状况、经营范围，客户此次来访的目的、主要对什么产品感兴趣，一旦采购产品用途是什么。是零售商、批发商、还是贸易商？区域市场包括哪些？主要从事什么产品？甚至包括他们的股份结构、经营情况、技术水平、财务情况等。 2）来访人员尤其是谈判代表的具体情况：国籍、年龄、学历、爱好、习惯、身体健康状况、他在外商公司中的位置、他在经商履历中的业绩、他对产品订单的兴奋点等等。也要适当了解一下他们的宗教信仰，国家习俗等情况。4、客户的酒店安排?了解客户的路线安排，确定是否需要安排车接送，主动咨询客户是否需要帮他们预定酒店。如果客户需要我们协助预定酒店，则需要了解他们能承受的价位，他们路线安排以确定合适的酒店地址，客户的人数和房型，是否吸烟等。根据客户的情况，提供一些可以选择的酒店建议，最好提供相应的网址，让客户自行确定最终下榻的酒店。?除了以上细节外，还需要注意以下几点： 1）如果是电话预订，一定要问清楚酒店帮下单的人的称呼，以便在对方漏订时更好地处理。 2）告诉酒店客户可能到达的时间时，应比实际到达时间再延后两小时，以免因飞机晚点或堵车等原因迟到。 3）要求对方提供避开临街的房间。?4）与酒店沟通提供