2015怎样筹备好的招商会议.docVIP

怎样筹备好的招商会议 招商会议一般多在国(境)外举办，旨在通过招商会议的形式，吸引世界跨国、大财团到国内投资。因而在国(境)外举办的招商会议，具有时间长、空间跨度大、语言差别大等特点。一个成功的招商会议，与招商会组织者在会议筹备阶段、召开阶段和会后跟进阶段大量细致、繁杂、辛勤的是息息相关的，台上一场戏，台下千日功。其中首要的步骤就是会议的筹备阶段。 招商会议、会议筹划 预先筹划，制定方案 招商会议筹划方案作为会议组织的纲要，主要围绕如下三个环节进行。 1．确定会议目的、名称、规模 招商会议由于有其独特的个性，因而不论以何种方式进行，其目的就是为了招商引资。围绕这个目的，招商组织根据掌握的各种信息，跨国、大财团的投资动态，以及世界经济发展的趋势，各国对外资本输出的流量等，来分析和选择举办招商会的所在国家，再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模。 2．确定会议时间、会场，邀请客商 招商会议时间的确定，除需考虑到会前准备时间外，还要与会场的准备，我方人员出入境手续的办理，国(境)外宾客的邀请，当地协作机构和新闻机构的联系等情况作通盘考虑。 与会议时间相关的会期安排，要根据紧凑、连续的原则进行，并制订详细的计划安排表，既要严格控制会议时间，力求高效，又必须使招商会议时间安排合理，让组织者有充足时间介绍情况，参会客商有充裕时间提问、洽谈和进行投资探讨，达到预期目的。 招商会议地点(即会场)的选择，应依据会议的目的、规模及国(境)外合作机构的协助来确定。会场座位通常以略多于到会人数为好。如果会场太小，人员拥挤，影响会场秩序；会场过大，则显得稀稀拉拉，冲淡会议气氛，两者都会影响会议效果。 同时，在确定会议时间、会期及会议地点时，还要综合考虑人的心理素质、人体生理活动、周围环境影响这三种因素。一般来说，会期安排在上午8～11时，下午2:30～5时，会场地点选择在金融、工商界活动较为集中、交通便利、停车方便的地域为宜。 与会对象，需围绕本次招商会的目的来确定。除我方各有关领导和招商人员外，邀请的客商应包括当地要员，工商界知名人士，有关财团、或各商界组织负责人及其代表，新闻界人士，协办组织有关人员等，并邀请我国驻外使、领馆人员参会。 3．编制会议费用预算 通过编制会议费用预算，对于所需的总费用有一个大致的估算，并可有计划地分配会议的各项费用，防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、人员费用、联络及交际费用、差旅费、住宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等，要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。 筹划方案形成并取得主管领导批准后，下一步是尽快形成强有力的招商会务班子，以便形成具体细致的方案，分工协作予以实施。 会务组的组建、分工和训练 会务小组的职责，主要是为会议提供会员服务，负责策划、制订和落实方案，起到上传下达的枢纽作用。包括确定开会时间、地点、中心内容、人员，联络国(境)外合作单位，邀请客商和与会宾客及相关机构，组织和编制会务资料、招商项目资料，宣传签约项目，组织安排我方人员的出入境、行程、食宿、会场布置、会议主持、来宾主持、新闻发布等多项。 会务小组的组建，应由主管、带队领导负责统筹安排，并以有相关经验的人员负责常务，配置大会现场译员，通过详细分工，明确职责范围和标准，保证各成员富有成效地开展。 会议的主持人，作为会议的灵魂人物，必须在会议召开过程中，起到起承转合的作用，因而必须对招商业务有足够的了解，具有较强的语言表达能力、思辨能力、组织驾驭能力以及良好的修养和礼仪知识，故通常应由招商部门负责人或骨干，或由公关部门素质较高的专门人员担任。在选择会议接待人员时，要求仪表端庄，善于交际，并应根据会议所在地的具体情况对外语的语种、熟练程度提出一定的要求，同时需加强以下四个方面的训练: (1)有关会议中心内容、展示内容的基本专业知识。 (2)公关方面的常识，接待和礼仪方面的训练。 (3)会议当地风俗习惯和概况的了解。 (4)各自的职责和对种种可能发生的突发性事件的处理程序和准则等。 广泛宣传、推广 为便会议达到最佳效果，取得圆满成功，应针对会议对象的不同特点，通过不同的传播媒体做广泛宣传和推广。 1．传播媒体的选择 考虑到招商会议面对的对象主要是当地政要、工商企业界人士、新闻界人士，层次较高，招商信息较为专业化，同时又具有较强的时效性，故选择对当地工商实业界有影响力的报纸作为传播媒体较为理想。同时，可在招商会议举办的前几天，在当地收听及收视率较高的电台、电视台进行广告宣传，加强轰动效应。 2．招商会议宣传稿的利发 通过选定的传播媒体利发会议的宣传稿，通常以开会日期前两星期左右为宜，以便与会者从容做好日程安排及材料的准备。同时在会议召开前一天，在报刊登载本次活动的专访新闻，加强宣传效果。 会议宣传