公寓大廈規約範本附表修正條文對照表.docVIP

公寓大廈規約範本附表修正規定對照表 名稱 說明 附件六　公寓大廈文件之保管及閱覽管理規定 公寓大廈文件之保管及閱覽管理規定。 規定 說明 壹、文件之保管 一、目的 為落實本公寓大廈文件之保管，訂定文件保存年限、保管方式及閱覽、影印規定。 二、相關法令及規定 (一)公寓大廈管理條例第三十六條第八款、第五十七條 1.規約、會議紀錄、使用執照謄本、竣工圖說、水電、消防、機械設施、管線圖說、會計憑證、會計帳簿、財務報表、公共安全檢查及消防安全設備檢修之申報文件、印鑑及有關文件之保管起造人應將公寓大廈共用部分、約定共用部分與其附屬設施設備；設施設備使用維護手冊及廠商資料、使用執照謄本、竣工圖說、水電、機械設施、消防及管線圖說，於管理委員會成立或管理負責人推選或指定後七日內會同政府主管機關、公寓大廈管理委員會或管理負責人現場針對水電、機械設施、消防設施及各類管線進行檢測，確認其功能正常無誤後，移交之。 條例第條第項第款、第條及第條第款所稱會計憑證，指證明會計事項之原始憑證；會計帳簿，指日記帳及總分類帳；財務報表，指公共基金之現金收支表及管理維護費之現金收支表及財產目錄、費用及應收未收款明細。(三)區分所有權人會議決議之規定。 (四)管理委員會依授權決議之規定。 三、文件之保存期限 (一)永久保存 (二)定期保存 定期保存之，其保存年限區分為年、年、年及年類號 類目名稱 檔案描述 保存年限 清理處置 備註 01 圖冊類 1.建物竣工圖 申請使用執照核定之圖說 永久 永久保存 2.水電圖說 永久 永久保存 3.消防圖說 申請使用執照核定之圖說 永久 永久保存 4.機械設施圖說 申請使用執照核定之圖說 永久 永久保存 5.管線圖說 永久 永久保存 6.監控系統配置圖說 永久 異動更新 7.專有部分、約定專用部分、共用部分、約定共用部分標示圖 標示應與規約草約或規約載明之區劃相同。 永久 異動更新 02 名冊類 1.區分所有權人名冊 姓名、區分所有單位地址、通訊地址、電話、傳真、專有部分面積、區分所有權比例等 異動更新 2.住戶名冊 姓名、區分所有單位地址、電話、遷入遷出日期等 異動更新 3.車位使用人名冊 姓名、車籍、車位編號、區分所有權單位、地址、電話 異動更新 4.往來廠商名冊 設備保固及維修、金融機構、耗材等 異動更新 5.公務機關名冊 水、電、瓦斯、消防、警政、醫院、郵政、電信、戶政、地政、稅捐、區公所等機關地址、電話、承辦人員 異動更新 6.管理委員會名冊 依規約規定選任完成報備 異動更新 7.管理人員名冊 異動更新 8.保管人員名冊 異動更新 9.照人員名冊 異動更新 03 財務類 1.財務報表 公共基金之現金收支表及管理維護費之現金收支表。 應定期於每月、每年度、及移交時提出。 10年 永久保存 2.會計帳簿 日記帳及總分類帳等 年 銷毀 3.會計憑證 1.發票、收據等原始憑證。 2.公共基金與應分攤或其他應負擔費用收繳憑證，如三聯單：通知、收據、存根等。 年 銷毀 4.公共基金、管理費欠繳明細表 欠繳公共基金應分或其他應負擔費用情形，含處理程序報告 5年 屆保存年限後檢討 5.國稅局稅籍設立申請書 永久 永久保存 6.銀行存摺(帳戶) 永久 永久保存 04 會議類 1.區分所有權人會議紀錄 含會議通知、出席委託書、簽到冊 永久 永久保存 2.管理委員會會議紀錄 含會議通知、出席委託書、簽到冊 永久 永久保存 05 證照類 .使用執照謄