礼仪文书的撰写.ppt

第五章 礼仪文书 * 一、礼仪文书的性质和种类 礼仪文书是指社交礼仪活动中经常使用的各种文书。 礼仪文书不同于公文，它的特点表现在以下几个方面。 1．社交性 礼仪文书不是指导工作的文书。它是为人们的社交活动，礼尚往来而采用的文书，有的为了欢迎，有的为了祝贺，有的为了邀请。 2．礼节性 礼仪文书的措辞很注意礼节性，它以优美、委婉、亲切、敬重的措辞为佳。不同的礼仪文书有不同的礼节性习惯词语。 3．规范性 礼仪文书的格式有一定的规范性，这包括起头、称谓、正文、结尾的行文次序以及信封的格式都有一定的要求。不同种类的礼仪文书有不同的格式。在国际交往中，礼仪文书的要求更加严格。 礼仪文书有的适用于个人交往，有的适用于机关团体、企事业单位的交往。这里我们主要介绍适用于团体交往的文书。 团体常用的礼仪文书有如下四类： （1）交往类 有欢迎词、欢送词、答谢词等。 （2）聘邀类 有聘请书、请柬、介绍信、邀请书等。 （3）庆贺类 有贺电、贺信、慰问信、祝词、祝酒词等。 （4）哀吊类 有唁电、讣告、悼词、挽联等。 二、礼仪文书的写作要求 （一）交往类礼仪文书 1．交往文书的含义 国家机关、企事业单位、社会团体举行较隆重的欢迎、答谢、欢送聚会或宴请时，在这些聚会上发表的欢迎词、欢送或答谢词便属于交往类的礼仪文书。 欢迎词是主人对来宾的光临表示热情欢迎的致词。 欢送词是欢送宾客仪式上发表的讲话稿。 答谢词是在表示感谢的仪式上发表的讲话稿。 2．交往文书的写作格式 礼仪交往文书的写作格式一般由开头、正文、结语三部分组成。 （1）开头 开头标题常见的是仪式名称、致词人的单位、姓名、职务。如： 在××公司建立五周年庆祝会上欢迎词 ××公司总经理××× (19××年×月×日） 又如：《××总经理在欢迎×国××公司董 事 长 宴会上的欢迎词》。但也有的开 头 标题只写“欢迎词”、“欢送词”、“答谢词”。 （2）正文正文开头应有对宾客礼貌的称谓。 企业、公司、厂矿的名称要用全名,头衔的正副职要分清,人名要准确。在称谓前表示对 客 人的敬重、亲切，需加上“尊敬的”、“亲爱的”礼貌词语。姓名之后再 加上“先生”、“女士”、“夫人”、“小姐”等尊称。 正文的中心内容要充分表达致词人对宾客的欢迎、欢送或感谢的情意。对双方的友谊、合作的成功、所取得的成就等，要热情洋溢地赞扬。 （3）结尾 通常在结尾要向对方表示祝愿、共勉以及希望今后更加紧密的合作，发展事业，携手并进。 3．交往文书写作应注意的问题 （1）感情要真挚 （2）措辞要热情、简明 （二）聘邀类的礼仪文书 1．聘邀文书的含义 国家机关、企事业单位、社会团体等，为举行某种庆典、招待会、联欢活动，或为某些业务工作的需要而制作的请柬、邀请书、聘书等文书，称为聘邀礼仪文书。 请柬，又称为请帖。它是邀请客人参加招待会、联欢、洽谈、订货、展销、评比、交流、庆典等活动时，特地制作的礼仪文书。 2．聘邀文书的写作格式和要求 （1）请柬 请柬的格式一般由标题、称谓、正文、结尾、落款五部分组成。 标题：通常是“请柬”、“请帖”或“邀请书”。一般在第一页的正面的居中位置，常用套红或烫金大字，使之美观、醒目。 称谓：被邀请者的单位或个人的名称。写在正文之上的台头顶格位置。也可写在装请柬的信封上。 正文：写明邀请事由及具体的时间（月、日、时）、地点。如果地点较偏僻，还应注明行车路线。 结尾：常用敬语，如“敬请光临”,“敬请莅临指导”、“此致敬礼”等等。位于正文尾部，另起一行。 落款：在结尾后另起一行，邀请者单位或个人落款署名，通常，单位还要加盖公章，并写明发请柬的年、月、日。 （三）庆贺类礼仪文书 1．庆贺文书的含义 国家机关、企事业单位、社会团体之间，用于祝贺喜庆、慰问发生特殊情况的礼仪文书。 贺电、贺信、祝词、祝酒词是对喜庆之事表示热烈祝贺的文书。 慰问信、慰问电是对某些特殊情况表示安慰的文书。 2．庆贺文书的写作结构 庆贺文书的结构由标题、称谓、正文、结尾、落款几部分组成。 标题：标题写法有两种：一种是谁给谁祝贺，如《××公司致××厂建厂十周年的贺信》，或写明祝贺、慰问对象的事由，如《给春节期间坚守工作岗位的全体职工及其家属的慰问信》、《欢迎香港××公司总经理来我厂投资宴会上的祝酒词》。另一种标题是只写“贺电”、“贺信”、“慰问信”、“祝酒词”。 称谓：如果是写给单位，要写明单位全称。如果是写给个人，要写明姓名、头衔及尊称语。对于一般人士可用“先生们、女士们”、“朋