第10章 使用Outlook管理日常工作任务.ppt

第10章 使用Outlook管理日常工作任务 本章主要介绍Outlook 2002的基本操作，以及使用Outlook管理日常工作任务的方法。通过本章的学习，完成以下学习目标： 熟悉Outlook工作环境 了解任务的含义 掌握创建任务的方法 掌握管理任务的方法 掌握通过Outlook安排日程的方法 掌握Outlook中日记功能的使用方法 熟悉Outlook工作环境 在桌面选择【开始】|【程序】| Microsoft Outlook命令，可以打开Outlook的工作界面，如图10-1所示。 图10-1 Outlook工作界面 认识任务 所谓任务，就是一项属于个人或工作小组的事务，并且在完成过程中要对其进行跟踪。任务可能发生一次，也可能重复执行，因此，任务可以分为定期任务和不定期任务。其中定期任务可按固定的间隔重复执行，或在标记的任务完成日期基础上重复执行。例如，用户可能固定在每月最后一个星期五向经理发送状态报告，也可能在上次报告之后一个月再次报告等等。 任务特性 任务的特性指的就是任务特有的属性。比如任务的期限性就是任务特有的属性之一。下面介绍的是任务的几种常见特性。 任务的期限：通过设置任务的期限可以一次创建而重复完成，还可以设置定期任务和不定期任务。 任务的状态：任务的状态可分为未开始、进行中、已完成、正在等待其他人、已推迟。通过任务的状态可以了解任务的现实状况。 任务的进度：任务的进度使用百分比的形式来反映，它表示的是完成任务的进度状况。 任务的分配：任务是可以分配的，用户既可以接受来自上级的任务，也可以给自己和下级分配任务。 任务的项目 和实际工作中的情况一样，任务项目的种类分为三种： 自己的任务 分派给他人的任务要求 接受的任务分派 每个任务都有一个所有人，只有所有人才能有效地更改项目中的某些字段。每创建一个工作任务，都要首先分清它的属性：是属于自己的还是属于别人的任务，是定期完成的还是无限期的任务。只有首先分清了任务的属性，才有可能继续进行对任务的分配和管理。 创建任务 当用户有一个新的任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。在创建新任务项目时，需要包含任务的主题、任务的优先级和任务的持续时间等信息。如果是重要的任务，或者事务繁杂，恐怕遗忘的话，还可以设置任务提醒。 如果用户每天、每月或每年都需要执行某项任务， 可以将其设置为定期任务。定期任务就是需要按一定规律出现的任务，它可以分为有固定间隔的任务和完成日期重复执行的任务。 管理任务 用户可以通过以下几种常见方法来管理任务： 打开任务 编辑任务 复制任务 删除任务 更改任务顺序 将任务标记为已完成 更改任务优先级 安排日程 使用Outlook提供的【日历】功能，用户可以规划一个良好的日程安排，如安排私人约会、工作会议或假期、娱乐等一系列的活动日程。从而合理地利用时间，提高工作效率。 安排约会 在日程安排中，约会是自己在一天中的特定时间段中的活动。为了避免遗忘已安排的约会，可以设置约会提醒，这样在约会之前，日历就会发出提醒，提示用户去做该做的工作。如果需要在固定的时间内从事某项活动时，可以设置定期约会，按规律重复进行。 在日程安排中，当需要定时完成某项工作时，例如在周3上午的9:00至10:00之间会见一个重要客户，就可以安排一个约会。在安排约会时，需要进入【约会】窗口，在其中安排约会的项目，如设置约会的开始时间和结束时间、约会的主题等。 事件 事件是一项持续24小时或更长时间的活动。事件发生后，往往要延续一天或几天，例如商品交易会、教学研讨会等。事件不占日历中一天内的任意时间段，而是显示在标题上。另外，在创建约会时，如果开始时间和结束时间的时间间隔大于24小时，Outlook会自动认为此约会为事件，并将之转变为事件。 如果约会安排的是全天时间，可以在设置开始和结束时间时选中【全天事件】复选框，这时开始和结束时间都会消失，因为全天事件是要占据整个一天的，所以此事件是作为一个固定的横幅显示在视图的顶部的。 定期约会 在工作中经常有一些事件会一次次地重复出现，或者具有一定的模