邮件礼仪2011.6.9分解.ppt

课堂练习（寻找问题点）： 无须将此附件发送全公司 课堂练习（寻找问题点）： 邮件无标题 详见附件却无附件 功能设置： 邮件撤销设置 点击“其他动作” 点击“发件箱的要撤销的邮件” 点击“撤回该邮件” 可选择成功撤销后回复收件人 图片说明如下： 功能设置： 外出助理程序设置 点击“外出时助理程序” 收件箱页面— 点击“工具” 点击“发送外出时自动答复” 设置外出时间点及代理人信息 图片说明如下： 在此信息栏中写明外出原因，并说明在外出/请假期间代理是谁，并说明代理人的具体联系方式 功能设置： 添加提醒功能 点击“后续标志” 新建一封邮件 点击“添加提醒”或“收件人标记” 设置具体提醒日期及时间 图片说明如下： 功能设置： 建立通讯组员 图片说明如下： 点击“通讯组列表” 点击“选择成员” 在通讯薄中选择要添加的人员后按“成员”即可 收件箱页面—点击“新建”边的 总结： 发送范围 个人或某部门 发送全体同仁 邮件地址确认 1、检查发送地址的准确性 2、确认是否需群发该信件 发送标题书写 1、确认标题是否书写 2、标题需能为接收者 提供邮件内容信息 确认附件情况 1、确认是否需带附件 2、确认所带附件是否正 确，以免误导接收人 事 先 明 确 目 的 明 确 接 收 人 员 正确的邮件书写布局 1、需有合适的称谓及问候语 2、需本着与人沟通协调的语气书写邮件 3、内容需简明扼要 4、内容需条理清晰 邮件内容 总结： 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 邮件礼仪 为何要学习电子邮件礼仪？ E-Mail 涉及点 关于主题： 邮件 主题 反映文章的内容和重要性 一定不要空白标题 巧用特殊字符突出标题 一封邮件只针对一个主题 标题要简短，不宜冗长 回复邮件时适当更改标题 关于称呼与问候： 1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度 对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理” 不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐” ，但要把性别搞清楚 不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的； 不要逮谁都用“Dear XXX”. 收件人多的情况下可称呼：大家、ALL 以上总结： A：称谓+礼貌用语 如：xxx（名字），您好！ B: 姓氏（或姓名）+职位 +礼貌用语 如：X经理/XXX经理（姓氏/姓名+职位），您好！ C: XXX先生（女士），您好！ 2、Email结尾最好要有客套语 例如：Best Regards !、顺祝商祺、 祝您工作顺利！ 关于正文 ： Email 正文要简明扼要，行文通顺 注意Email 的论述语气 Email正文多，可用1234之类列表，清晰明确 一次邮件交待完整信息 尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 不要动不动使用 （笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻 字体：字体大小一般选择10~12号字，宋体，黑色。 关于正文 ： 正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容. 张经理，您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。 会议的具体安排如下： 时间 主题 9:30-10:00 第一季度销售指标完成总结—王总 10:00-11:30 讨论各个销售部门第二季度销售指标设定 11:30-12:00 确定各个部门的第二季度的销售指标 会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。 对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。 谢谢！ 大家现在可以思考一下，此封邮件它的优点在哪里呢？ 关于正文 ： Dear? all: ?????? 附件为实习生考勤反馈表，你们明天开始就按照表格上的形式进行填报，然后发送给我，如实习生考勤正常，就无需填写，只需在每天九点半前发邮件告知我一下考勤正常即可，谢谢。 以上说明： 主题：实习生考勤反馈表