教學辅导文章五日程安排.docVIP

　　日程安排 1．日程安排与文秘人员 　　 　　管理者所作的行动计划有两个部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才能执行。一般来说，关于日程安排计划的制作和管理并不十分困难，但与有关人员的联络、调整等事项，则是个大问题。因此，若有人能够代替这些联络、调整或辅佐工作，则管理者的工作效率就可显著地提高。 　　如某经理在某天下午2点要与业务部开会讨论销售工作，这项销售任务的安排关系到本年度的销售预算能否完成。下午4点又要和某位客户商洽一笔重要的合同，经理准备在5点结束。但是这天上午公司收到了政府某个部门的临时开会通知，写明开会时间是下午3点，经理必须亲自参加。会议将持续多少时间没有标明。这样一来，2点的会议到3点无法结束，而3点的会议可能会影响到4点的约会。这时，文秘人员就能为经理出主意了。她可以将经理下午的会议安排调整为：2点和客户谈合同，3点参加政府机关的会议，4点半或5点，召开销售会议。只要经理同意，文秘人员想办法求得那位客户的谅解，变更约会时间，并通知公司内的业务部人员，将讨论会延后。这样既保证了政府部门的会议，又不致于失掉一份合同，只是拖延了内部工作人员的下班时间，影响不大。由此可见，能够适当支配管理者的时间，制造充裕的时间，以及辅佐管理者有效率地完成主要工作的，就是文秘人员。 　　 　　2．日程安排的意义 　　 　　所谓日程安排，就是“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等作计划、实行、变更及调整”。概括地说，是指“秘书为使管理者（上司）能够有效发挥其功能所作的辅佐活动”。 　　管理者对于有限时间的如何分配及活用，可以说是与该企业的业绩息息相关，所以日程安排计划的制作、管理都有很大的意义。通常上司对于应该从事的各种活动，先判断其紧急和重要程度之后，再编进日程计划中。 　　文秘人员所扮演的是辅佐管理者活动、增加管理者管理能力等这类的角色，其工作包括把会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和必要的联系、调整。同时文秘人员也必须具备良好的判断能力和敏捷的行动能力。 　　 　　3．文秘人员在日程安排中的工作 　　 　　属于日程安排计划项目中的会议及访问，基本上是由上司自己的判断去决定，而有关日程安排计划的制作有三种情况：（1）由上司本身去做，文秘人员只从事这个计划事务的管理；（2）文秘人员不仅是管理，也受上司委托去作日程安排计划，此外也有介于这二者之间的；（3）重要活动由上司作计划，一般性的活动则交由文秘人员判断处理。 　　如下图所示，在日程安排计划管理的过程中，允许文秘人员自行决定的程度并不一定，特别是私人秘书，其差异更大。 　　 上司和文秘人员在日程安排计划方面的工作分担 　　由文秘人员决定的程度是因为下列原因： 　　（1）该企业的经营性质与形态（外资、合资、国有企业、私营企业等）和习惯（特别是有关分派文秘人员时的习惯）； 　　（2）上司所负责业务的类型； 　　（3）上司的性格； 　　（4）文秘人员本身的能力及经验； 　　（5）上司对文秘人员的信赖程度； 　　（6）上司和文秘人员的合作年资及其内容。 　　由日程安排计划中，可以强烈感受到上司在业务上的价值判断及工作方针，因此，如果文秘人员不熟悉该业务的内容，就无法制作出符合上司意愿的日程安排计划。换句话说，在决定日程安排计划时，文秘人员必须了解“优先顺序”的评价标准，而该评价标准一般而言不属于文秘人员，应该是上司的标准。因而，文秘人员必须具有良好的判断能力，对上司业务的丰富知识，了解上司所处理环境的条件及对公司环境的认识等。 　　另一方面，上司也的确只能把自己的日程安排计划的制作交给能够信赖的文秘人员，这种信任关系不可能是一朝一夕的培养，而是经过长时间才能建立起来的。 　　在另一些情况下，文秘人员有可能获得上司的完全信任。他（她）的成功取决于两点：一是工作和时间的调配上，掌握了足够的知识和信息，了解每一项业务的轻重缓急，每一个与上司约会的人物在上司心目中的重要性，对方的地位、身份的高低，以及其他外在环境的要求等。文秘人员把自己的安排决定告诉上司，只需上司的点头或摇头，这可说是做到尽心尽职了。二是具有某些说话的技巧，能够了解要求约会者的心理，巧妙地推掉某人的要求，而不得罪对方，帮助解决上司的某些困扰。 　　 　　4．日程安排计划表的种类和管理 　　 　　4．1 日程安排计划表的种类 　　 　　日程安排计划表可分为： 　　（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。 　　预定表是为了要能够一目了然公司一年内所有活动事项而制作，所以，通常是由总经理办公室等管理全公司的部门，于年初将整个年度的活动事项整