Access数据库技术及应用铁道版第6章报表.ppt

第6章 报表 6.1 报表的概念 (p167) 6.2 创建报表 (p168) 6.3 自己设计报表(p170) 6.4 美化报表的外观(p179) 6.5 报表的排序和分组(p180) 6.6 多列报表(p183) 6.7 子报表 (p183) 6.8 交叉表报表(p186) 6.9 在报表中使用计算和汇总(p187) 6.10 打印报表(p188) 6.1报表的概念(p167) 数据库的主要功能是可对原始的大量数据进行综合整理，并将所需结果按规定打印成报表。 报表可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。 报表可生成清单、定单、标签、名片和其它所需的输出内容。 　 6.1 报表的概念 6.1.1 报表的类型(p167) 1．纵栏式报表 2．表格式报表 3．图表报表 4．邮寄标签 6.1 报表的概念 6.1.2 报表和窗体的区别(p168) 窗体一般显示在屏幕上，主要用于用户数据操作，操作方式是交互式的。而报表通常是将数据结果打印在纸上，而且不具有交互性。 在窗体中可以包含更多的具有操作功能控件，如单选按钮、复选框、切换按钮、命令按钮等，而报表一般不包含这样的控件，报表中常常包含更多具有复杂计算功能的文本框控件，这些控件的数据来源多数为复杂的表达式，以实现对数据的分组、汇总等功能。 6.1 报表的概念 6.1.3 报表的节(p168) 报表由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚这样五个节构成 。 6.2 创建报表 Access提供了以下方式来创建报表： 设计视图－可以自主设计新报表或修改已有的报表。 报表向导－根据需求逐步引导和帮助用户创建报表。 自动报表：纵栏式－自动创建纵栏式报表。 自动报表：表格式－自动创建表格式报表。 图表向导－引导用户创建带有图表的报表。 标签向导－引导用户创建用于标签上的报表。 6.2 创建报表 　 6.2.1 自动创建报表(p169)　 Access提供了多种报表设计方法，最简单的方法就是使用自动创建报表和报表向导。 自动报表：纵栏式 自动报表：表格式 报表向导 图表向导 标签向导 1. 纵栏式自动报表(p169) 2.表格式自动报表(p169) 2.表格式自动报表 6.2.2 使用向导创建报表 1.报表向导（P170 例6-3建学生选课成绩报表） 操作步骤： 启动报表向导 选择报表所要包含的字段 确定查看数据方式 分组 排序和汇总(汇总选项) 选择报表布局 选择报表样式 确定报表标题 2.使用标签向导创建标签(p172) 　　在工作和日常生活中，有时常常需要向外发送大量统一规格的信件，信封上的地址以及书信内容都极为相似。正是为了通信的需要，Access提供了建立邮件标签的标签向导，它可以快速地为公司生成通信时所需的信封地址标签或书信内容。标签向导的功能十分强大。它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。 【例6.4】以教师表中有关信息来建立邮寄标签 (p172) 6.3 自己设计报表 使用报表向导只能进行一些简单的操作。有时，需要设计更加复杂的报表，以满足功能上的要求。使用Access提供的报表设计视图。它比报表向导的功能强大。利用报表设计视图不仅可以从头设计一个报表，还可以用来对一个已有的报表进行编辑和修改。 6.3 自己设计报表 6.3.1 报表的视图 在设计报表之前，首先来认识报表的视图。报表有两类视图，包括一类是报表的设计视图，用于对报表的设计；另一类是打印预览和版面预览，用于在设计视图中创建一个报表后，对其进行预览。 报表的设计视图 打印预览和版面预览视图 在“打印预览”视图中，可以看到报表的打印外观。 在“版面预览”视图中，可以预览报表的版式。在该视图中，报表只显示几个记录作为示例。 使用“打印预览”工具栏按钮可以以不同的缩放比例对报表进行预览。 6.3.2 使用报表的设计视图设计报表 具体的操作步骤如下： （1）打开报表设计视图。 （2）确定报表的记录源。 6.4 美化报表的外观(p179) 6.4. 1 使用自动套用格式 使用报表的自动套用格式的方法是：当报表处于报表设计视图时，单击工具栏上的“自动套用格式”按钮，打开报表的“自动套用格式”的对话框,从中选择需要的格式并单击“确定”按钮，完成格式的套用。这时报表设计视图中的控件和外观会发生变化，切换到报表的打印预览视图可以看到整个报表套用了指定的格式。