我国办公自化系统文件管理功能的缺失与建议(档案学研究2010).doc

我国办公自动化系统文件管理功能的缺失与建议国家自然科学基金项目“ 国家自然科学基金项目“我国电子公文文档一体化协同与管理策略研究”（2007-2010）系列论文 杜鹏 1 方昀2 刘家真 3 （1武汉大学信息管理学院 武汉 430072） （2天津市档案馆、天津大学管理学院 天津 300191） （3武汉大学信息资源研究中心 武汉 430072） 【摘要】该文指出了办公自动化系统中文件管理功能的重要性，以及其随办公自动化系统的发展而不断地复杂。通过调研数据的分析，凸显我国办公自动化系统文件功能的缺失现状，并分析了其形成的主要原因。建议我国尽早制定政府机关办公自动化的统一规范，以有利于政府办公自动化系统建设领导小组的建立，规范政府办公自动化系统的核心模块与互用架构的技术规范，使我国政务信息资源的积累与共享得以保障。 【关键词】 办公自动化系统 文件管理功能 规范建设 政务信息 办公自动化（OA： Office Automation）是利用信息化技术来实现办公自动处理的新型办公方式。办公自动化的初衷是节约行政成本与提高办公效率，其应用主要在改变公文流转行政办公模式上，即依靠办公自动化系统来实现日常办公。随着电子计算机及通讯技术为代表的信息技术的发展，新一代的办公自动化已从日常办公工作处理的自动化，发展为融合了协同、知识管理、门户等精髓，集成了人、财、物、信息、知识等诸多资源的智能型办公系统 [1]。因此，企事业机构与政府机关内部的办公业务自动化是办公自动化，电子政务也是办公自动化，是更广义上的政府办公自动化或面向社会的政府办公自动化。 无论办公自动化的外延如何拓展，无论办公自动化系统如何发展，其核心离不开办公文件与档案管理。舍弃了这点，各种人机信息系统都将失去支持它运转的血液—机构内的核心信息。根据我们的调研发现，我国办公自动化系统很多都缺失文件管理功能或文件管理功能不健全，使很多电子化文档失去了行政管理价值。若不尽快改变这一局面，大至国家小至机构内部，具有依据价值的核心电子信息的不足将导致办公自动化的初始目的都难以实现。 1.文件管理功能是办公自动化系统的核心 文件管理功能是保障办公自动化系统内的电子文档具有依据价值的基本功能，随办公自动化的发展，该功能的复杂程度在不断变化。 图1是是微软著名前任网站顾问和项目经理Mark bower以公文管理为例，用简单的曲线说明文档管理与文件管理的关系[1]，其中：①开始创建一份文档，②创建人修改后交给他人审查，③收到修改意见后进行再修改，④,审查并再次提出修改意见，⑤最终修改，⑥审查通过并定稿。这里借用该图来说明公文的形成过程。 图1：文档管理与文件管理的关联 在以上的每一个过程中，文档都必须具有来源信息与过程信息才可能具有依据性。对于传统办公，这些都是分散到各责任人填写的，图2是最简单的办公文件（来文登记）在传统办公中的依据信息形成的过程。 图2 来文登记的依据信息形成过程 办公自动化是从桌面办公软件的应用开始的，起初关注的是个体工作行为，为其提供文档电子化等服务。以上依据性信息只需文档创建人键入到文档上即可，办公自动化软件的文件管理功能极为简单。归档电子文档者仅需将电子文档脱机送到档案部门，即使以上这些依据性信息缺失，还可以补录，甚至档案管理人员依据纸质文件代为文件形成者补录的实例很多。 进入两千年后，办公自动化从个体办公电子化发展为支持整个组织的工作流程的协同工作，办公自动化系统以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。图1上的6个环节都成为了办公自动化系统的依据信息产生与捕获的重要节点，并分布在不同的责任人的计算机终端。此时的办公自动化系统若缺失对不同责任人的依据性信息的捕获，并将其与文档内容相关联，这类说明文档来源与过程的重要信息就会丢失，再也无法补录；或补录后无法具有说明性。 人们的管理思维未能与技术革新与时共进，大多办公自动化系统缺失文件管理功能，无法捕获说明文档来源与过程的重要信息，使其无论是在线归档还是脱机归档，都属于无效归档。由此，大量重要的电子文件信息流失了。 可以通过一个系统内是否设置有归档管理元数据（文档内容来源与管理过程的说明数据）的捕获功能，来初步判断该系统是否具有文件管理的基本功能。 2009年9月，我们对广州与湖南地区的40个单位的办公自动化系统是否具备文件管理功能进行了调查，其结果揭示在表1中。 表1 广州与湖南地区企事业单位办公自动化系统情况分析 无归档管理元数据要求 有归档管理元数据要求 共计 33个（82.50%） 共计 7个（17.50%） 不归档电子版 21个（63.64%） 不归档电子版 0个（0%） 归档电子版本12个（36