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采购管理程序 编 制: 文件类别: 程序文件 生效日期: 2004/01/01 审 查: 文 件 号: QP-74-01 持 有 人: 核 准: 版 次: 2.2 管制状态: 目的：本程序规定了采购合同资料编制、审批以及采购产品的验证安排，以保证采购产品满足采购合同所规定的质量要求。 范围：本程序适用于本公司产品采购资料的编制和采购产品验证的控制。 定义：无。 流程： 作业流程 权责 单位 相关说明 使用表单 采购部 采购部门依据《供应商管理程序》对供应商进行评估，挑选出合格供应商登入名录 采购部 采购部接到物控开出的[请购单]后，从合格的供应商中挑选合适生产商，下采购订单；若涉及调用我司模具，则需签署[模具借用单]。采购订单签订后的修改，需订立采购订单修订单或重下采购订单 采购订单 [采购订单修订单] 模具借出单 物控部采购部 供应商用我公司格式的进货单填单，仓管员收货后在[进货单]上签收，并交采购员确认。 进货单 采购部 物控部 1、仓管员对货物贴检验标识卡，填质检/入库单交品管检验，并跟催进度。品管检验完成后留下品管联 2、货物办理入库后，由仓管员分发质检/入库单的财务联和采购联。 3、有质量问题的单据应交物控部，由物控员协调、总经理决定最终的处理办法。 质检/入库单 采购部 当出现质量问题，需扣取工时损失费、进行折让等与供应商交涉事宜，应填报异常联络单，及时与供应商达成共识。 采购异常联络单 物控部 采购部 退货由物控填退货单，交采购联络供应商退货。退货单填写需特别留意将退货类别填写清楚。 退货单 采购部 每月月结时间到后5天内，由采购经办人员以进货单和质检/入库单为依据，将当月各供应商的供货清单列出，与供应商对帐，吻合后交财务审核，审核无误则双方签字，作为当月的结算单。 采购结算单 内容： 选择合格供应商 5.1.2采购部依《供应商评审管理程序》对各供应商进行评估，选择出合格的供应商登入名册。 采购订单编制 采购部接到物控开出的[请购单]后，对于新物料则依《供应商评估管理程序》寻找合格的可供应该物料的供应商，然后直接下[采购订单]进行采购。 对于零星采购或临时采购，则综合[采购订单]的内容进行修改编制，以[采购合同]形式下单采购 采购订单应包含以下内容： 品名规格、物料编号、单价、数量、金额，交货时间、地点，包装要求。 采购审批程序 采购订单或合同由采购员制作、采购主管审核，交财务审核数量、单价，总经理签字后发送给供应商。 采购订单传真后应再确认供应商是否收到传真件,并督促对方及时签章回传。 采购订单的更改： 采购订单、合同签订后，双方对所采购的产品，因某方面因素造成有所变动时，都应征求双方同意后方可进行变动，并签订修订单或重签采购订单、合同。 更改送审时，应附上原订单，作废的订单由文管中心文管员在原件上盖作废章 采购进度跟催 采购订单下达后，采购人员至少要二至三次追踪供应商的生产进度，确保将所购产品按期送交公司仓库或公司指定地点。 采购人员应将采购货物的到货时间、数量及时与仓管组/生产部沟通，以便仓管作好收货准备，以及生产部安排生产计划 产品验收入库 供应商交货时将填好的[进货单]交收货员，收货员依据[进货单]验收货物，并交采购员与物控员签字确认。验收完成后[进货单]一联交供应商，一联交采购员，一联物控存底。 收货员对货物贴检验标识卡，填质检/入库单交品管检验，并跟催进度。品管检验完成后留下品管联 货物办理入库后，由仓管员分发质检/入库单的财务联和采购联 有质量问题的单据应交物控部，由物控员协调、总经理决定最终的处理办法。 采购产品的验证 采购部在下采购订单前，应将验收标准、所依据的技术资料订明于合同中或作为合同的附件 若到供应商现场进行采购产品验证，由采购部采购人员在合同中明确验证安排及产品放行的方式。 采购异常情况处理 品质出现异常情况时，品管部依《纠正与预防管理程序》要求供应商执行改善作业。 当出现质量问题，需扣取工时损失费、进行折让等与供应商交涉事宜时，采购人员应填报异常联络单，及时与供应商达成共识。 需退货时由物控部填报[退货单]，交采购联络供应商作退货处理。 采购结算：每月月结时间到后5天内，由采购经办人员以质检/入库单为依据，将当月各供应商的供货清单列出，与供应商对帐，吻合后交财务审核，审核无误则双方签字，作为当月的结算单。 记录管理：依《记录控制管理程序》的规定进行保存。 相关附件： [采购订单] （QR-74-02） [品质备忘录] （QR-74-03） [进货单] （QR-74-04） [质检/入库单] （QR-74-05） [采购异常联络单] （QR-74-06） [对帐单] （QR-74-07） [采购合同]（QR-74