《会议管理制度(初稿)》.docVIP

会议管理制度 第一章 目的 为规范公司各项会议流程，统一会议管理模式，提高会议质量，强化精益生产，有效协调各部门之间的沟通，改善工作机制，提升工作效率，纠正运行中存在的问题，特制定本制度。 第二章 职责 会议坚持哪个部门承办，哪个部门负责召集，其他部门协助的原则进行；会议资料除主办部门各自存档外，会议资料还应整理、分发、立卷后交综合办档案管理室进行存档。 第一节 综合办公室 第四条 负责会议室设备调试、维护工作； 第五条 负责会议室的登记、安排、协调等工作； 第六条 负责对会议纪要的编号下发，并负责所有会议纪要的存档工作； 第二节 企管中心 第一条 负责会议制度的编制、修订工作； 第二条 负责监督、检查公司各类会议决定事项的执行、跟踪、落地情况； 第三条 负责公司层面质量、经营分析会等相关会议的组织召开。 第三节 董事会办公室 第八条 负责股东会、董事会、监事会等的筹备、组织、召开工作。 第四节 其余部门 第十条 其余部门负责本部门例会的组织及相关工作。 第十一条 负责本部门会议纪要的整理、下发、存档工作。 第三章 会议分类 第五节 公司例会 第十二条 会议的形式分为年度例会、月度例会、周例会、日例会以及运营类会议。 第六节 其他会议 第十三条 公司年终总结表彰大会，总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由人力资源部具体组织实施。 第十四条 各专题会议由各部门根据实际工作需要不定期地召开，会议的内容主要是针对服务质量、运营管理、精益管理、预算管理等专项工作进行讨论、布署和总结。 第四章 会议召开 第七节 会议安排 第十五条 遵守会议时间安排，严格计划行事，明确会议目的、议题，严禁会议跑题、脱题现象发生，不开无边际会议。 第十六条 会议召开前由召集部门指定专人通知相关参会人员及列席人员，讲明会议主题或研究议题；凡涉及多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天通知相关参会人员。 第十七条 参会人员在会前应明确会议主题或研究议题，准备好相关文件材料，做好发言准备。 第十八条 会议召集者或主持人负责会议现场纪律的维持、签到表的准备，所有参会人员应在签到表上签字，签到表与会议资料一同交档案室备案。 第十九条 围绕会议议题，参会人员的发言要言简意骇、条理鲜明、突出重点，主持人应根据会议实际情况对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，确保议程顺利及会议效率。 第二十条 会议讨论事项要有明确结论、议而必决，不开无结论的会议；会议决议要形成文字记录，达成决议并确认的结论，会后应马上执行，并指定专人负责督办、检查、跟踪。 第二十一条 视频会议，召集部门应提前通知综合办视频设备管理人员，在开会前半天进行设备调试，保证设备的最佳使用状态。 第二十二条 凡公司已列入会议计划的会议，如改期或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天下达调整会议计划通知并报请总裁审批，未经总裁审批同意调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。 第八节 会议异常 第二十三条 按照一般服从重要、小会服从大会、局部服从整体、临时会议服从计划例会的原则，确定会议的优先级别。 第二十四条 因处置突发事件而召集的紧急会议优先组织召开。 第二十五条 会议地点、会议时间、会议主题等发生变更时，需第一时间通知相关参会人员，同时报综合办公室前台文员。以便所有人员及时调整工作安排。 第二十六条 会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向组织部门请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。 第二十七条 会议召开过程中，对存在问题沟通意见不一致、难协调时，由会议召集人现场裁定并重新确定时间召开沟通会，会议过程中本项议题暂过，不得影响会议时间进度。 第二十八条 当视频会议系统、投影仪等发生故障，需第一时间通知企管中心网络管理员重新进行调试，若因设备软件故障，需半小时内予以解决，并重新开始会议；若因设备硬件故障，需重新安排会议时间，会议重新组织安排。 第九节 会议准备 第二十九条 公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议在OA办公系统申请会议室时应在备注栏中写明； 第三十条 需要会议会标及座牌的会议，组织部门应提前向综合办提交申请，并根据会议级别及性质做好饮用水及其它用品的准备； 第三十一条 特别重大会议应制定好议程安排、资料准备、服务人员安排并通知董事会秘书做好照相及宣传报道工作； 第五章 会议传达 第十节 会议纪要 第三十二条 会议纪要应简明扼要、条理清晰、突出主题；要准确真实地反映出会议情况和参会者