个福州亚翰房地产会议内审管评程序.docVIP

福州亚翰房地产会议制度 目的和范围: 会议是公司内部沟通的最有效方式之一，建立会议制度目的在于规范各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作，以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道，从而有利于持续有效的制度化改进。其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外出参加的会议。 职责 2.1 总经理/副总经理 2.1.1 主持经理例会、公司专题会议、管理评审会议、全体员工大会； 2.1.2 指定专人追踪经理例会事项的落实情况； 经理例会后,指定专人整理会议记录,形成并发放会议纪要； 房地产E网 / 2.1.4 参加相关会议。 2.2 总经理室 2.2.1 总经理秘书负责经理例会的通知、召集；总经理室有关人员参加经理例会。 2.2.2 总经理室通知召开公司员工大会； 2.2.3 组织召开公司专题会议； 2.2.4 负责组织与质量管理体系有关的会议； 2.2.5 总经理室副主任负责经理例会和公司专题会议的会议记录、会议纪要 倍讯易 / 发放、会议布置工作执行情况的追踪、落实和反馈等工作。 2.3 各部门 2.3.1 经理例会前向总经理室递交本部门工作周记，部门正职经理和项目部正职经理参加经理例会，布置执行会议安排工作； 部门经理主持召开本部门周会，负责周会精神在本部门内部的沟通； 业务主管部门负责业务专题会议的召开，并组织相关部门参加；指定专人做会议记录，发放会议纪要、追踪落实会议布置工作； 部门经理、人力资源部经理审定并批准员工外出参加外部会议（高级员工由总经理批准）； 人力资源部负责公司员工大会等会议的具体会务安排。 工作流程 3.1 会议类别 例会，包括经理例会、各部室周会、项目部例会、施工监理例会等； 专题会议，包括公司专题会议和部门业务专题会议（针对业务专题由业务主管部门牵头组织有关人员召开，如图纸会审会议、开标评标会议、合同评审会议等）； 与质量管理体系有关的会议，包括内外审首末次会议，内、外部审核会议，管理评审会议等； 全体员工大会，包括各种动员大会、年初计划动员会、年终总结表彰会等； 其他内部会议； 外部会议：指公司员工外出参加的由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议。 会议组织流程 3.2.1 例会 经理例会 A．经理例会由总经理/副总经理主持，总经理秘书负责召集，原则上每两周一次。与会人员为各部室正职经理、总经理室有关人员以及总经理指定的其他员工。原则上每三个月召开一次经理例会扩大会议，与会人员范围扩大至公司本部以及各分支机构的所有中、高级职员。 B．在例会前，各部室应向总经理室递交部门工作周记一式四份（分发至总经理、两位副总、记录存档各一份）。周记包括“本周工作主要情况”、“存在的问题及改进意见”、“下周主要工作计划”三个栏目。总经理室指定专人追踪上次经理例会事项的落实情况，并整理成“经理例会落实情况” 一式四份（分发范围同部门工作周记）。 C．在经理例会上，由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理中的事项；总经理主持讨论各部室周记“存在的问题及改进意见”栏目中提出的问题，并确定改进意见；总经理主持讨论会上提出的其他问题。 D．在经理例会后，由总经理室副主任整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要送呈副总经理审阅后，及时发放至各与会者手中。与会者应向本部门员工传达会议精神，安排落实会议布置工作。会议纪要必须编号，标明“机密”字样，注明会议时间、地点、参加人员、缺席人员。经理例会纪要共分“上次例会未完事项”和“本周例会事项”两个栏目。总经理室保存经理例会纪要、各部室周记、“经理例会落实情况”，并按年度整理成册，按规定，每两年向公司图书档案室移交一次。 各部室周会 由各部室经理负责主持召开，会议内容包括传达经理例会精神、安排执行经理例会上布置的工作、通报本周工作主要情况、讨论存在的问题及改进意见、安排下周主要工作计划等等。原则上每隔一至二周一次，与会人员为各部室全体员工。各部室周会应形成书面纪要或以周记的形式体现，以适当的形式（如在部门办公室的看板上张贴）在部门内部传递，并在当周经理例会前送呈总经理室。 项目部例会和项目部参与的施工监理例会 项目部例会和项目部参与的施工监理例会的有关制度参见《施工管理程序》。 3.2.2 专题会议 公司专题会议 总经理/副总经理根据公司业务运作的需要确定公司专题会议议题、议程时间、地点、与会人员等，由总经理室根据总经理的意见负责召集有关人员召开专题会议，并负责会议记录、会议纪要发放（发放范围：每一位与会者）和会议布置工作的追踪落实等。公司专题会议根据具体情况不定期举行。总经理室保存专题会议纪要，并按年度整理成册，定期送公司图书档案室