2013试论秘书人员所应该具备的职业素质.docVIP

毕业综合训练 技术报告（论文） 题 目 试论秘书人员所应具备的职业素质 学生姓名 专业班级 学 号 指导老师 上海工商外国语职业学院 二〇一二年五三十一日 试论秘书人员所应具备的职业素质 内容简介：随着科学技术的发展，改革开放的深入，秘书工作已经起到越来越重要的作用。那么，如何高效地完成秘书的工作呢？秘书的工作具有事务性、辅助性、机密性等特点，这就要求秘书人员具有良好的素质，以便能够更好地为领导服务，更适应现代社会的激烈竞争。 关 键 词： 秘书 职业素质 秘书工作越来越受到人们的关注，相应地，对秘书职业素质的要求也大大提高。现代科学技术的发展，要求秘书人员具有良好的素质和处理事务的能力，明确自己的职责，在各方面都体现出自己的素养和风貌，并将这些工作方法、原则充分运用于工作中，在实践中不断探索，提高工作效率。本文就秘书人员所应具备的职业素质从以下五个方面加以探讨： 一、秘书工作的性质 秘书，是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 （一）辅助性 在商务活动中，秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下。秘书在处理任何问题时，都应根据上司的意图、指示来办理，而不能代替上司做决定；秘书应选择适宜的时机和场合，用提出意见、建议的方式提醒领导慎重决策；对上司一旦拍板决定的事项，秘书要毫无保留、不折不扣地贯彻执行。辅助性是秘书工作的基本属性。 就比如我曾经在浦东新国际展览中心接待过参观者，这恰好和秘书的辅助性相似。主要的任务就是向参观者发放展会的小资料，向未预约参观者售票，请已预约参观者填写调查表，分发门票，并将调查表按照不同的要求进行分类整理，做好现金结算工作。 （二）服务性 商务秘书的一切工作都是围绕上司的工作展开的。企业管理者在组织中具有计划、指挥、协调控制的基本职能，他们必须要考虑有关组织技术、规章制度、经济目标、社会态度、公众需求等各方面的要素，因此他们的行为将侧重在计划、协调、沟通、监督、激励、评价等六个方面。比如，上司要主持召开一次会议，秘书要做的是会前准备好资料，秘书与相关人员沟通协调会议场地和会议中需要的设备，与档案管理人员沟通收集收集上司讲话的信息，与各部门相关人员沟通召集与会人员，还包括会上的组织服务沟通协调、会后的逐一沟通催办落实等，秘书应靠自己沟通协调全面的服务和辅助，使会议圆满成功。 （三）从属性 商务秘书人员在处理任何问题时，必须与上司进行有效的沟通协调，根据上司的意图和精神处理，不能超越自己的职权范围，遇事不能自作主张，自行其是。从属性是由秘书的从属地位决定的，秘书的从属地位决定了秘书所做的一切都必须依上司的意图行事。 （四）中介性 商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理员，起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。商务秘书要清楚自己正是凭着所处的中介地位展开各项工作的，因此必需要树立中介的意识，正确地把握自己在工作中地位置，把工作过程视作发挥中介沟通作用。 （五）综合性 秘书部门是综合办事部门，商务秘书的工作是为上司的各种商业事务工作服务的，因此商务秘书工作的内容和活动方式必然涉及商业事务工作的各个方面，内容具体而复杂，因而具有鲜明的综合性。 （六）机要性 机要性，是指秘书工作的机密性和重要性。商务秘书身处企业的决策者、管理者身边，企业秘书部门最贴近企业的中枢部分，秘书工作的一个重要部分就是加强与上司的沟通协调并辅助上司进行决策管理和开展各种商务活动，所以在秘书工作中有相当的内容属上司的工作范围。 二、秘书人员应该具备的职业素质 （一）思想道德素质 遵纪守法、廉洁奉公是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现是秘书人员应有的思想道德品质和行为标准。 思想道德素质包括政治品德和秘书的职业道德。政治品德是指秘书要有远大的理想，并坚持坚定的党性原则、四项基本原则，保持清正廉洁、并具有高度责任感。秘书工作具有从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书必须拥有较高的人格，恪守职业道德。 在日常生活中，我们也可以发现，思想道德素质的重要性不言而喻。某保安服务中心年度总结暨表彰大会召开之前，经理