接待管理细则20100401.docxVIP

分发号：秦皇岛秦冶重工有限公司接待管理细则规章编号：QY-03/BG-03 版本编号： A/1 发布日期：2010.04.01 生效日期：2010.04.01 受控状态： 受 控 拟 制审 核批 准张晓宇丁月亭陈晓光秦皇岛秦冶重工有限公司接待管理细则第一条 目的为了整合公司接待资源，规范公司接待工作，全面体现公司形象、品牌文化和管理水平，进一步扩大公司的市场影响和社会影响，对公司的接待进行统一管理、统筹安排。结合公司的实际情况，制订本接待管理细则。第二条 适用范围本办法适用于公司各部室及子公司。第三条 “接待”释义本细则所称的“接待”是指公司外部组织机构人员来公司考察、调研、参观、座谈、交流、检查产品生产进度或公司举办的大型活动等，所涉及到的来宾的接送、会务、住宿、用餐、用车、游览、票务、纪念品、礼品等相关事宜。第四条 接待原则业务对口、身份对等或偏高接待原则。接待来宾时，根据来宾身份、来访的性质以及双方关系等因素，安排身份相当或偏高的领导和相关部门接待。第五条 接待管理总经理办公室负责公司接待整体管理工作。下设的接待科专职负责具体接待工作，其他部门不再设接待职务和相关的职能。第六条 接待费用接待费用由总经理办公室统一管理，财务部负责将发生的接待费用分摊到相关部门的部门费用里。第七条 接待职责（一）总经理办公室接待科主要职责1、制订《接待工作安排表》和《接待安排手册》；2、负责安排客人的接送、会务、住宿、用餐、用车、游览、票务、纪念品、礼品等具体事宜；3、负责重要客人的采访工作；4、负责来宾的合影以及宣传报导工作；5、协调接待服务过程中的其它工作。（二）提出接待申请部门主要职责有来宾需要接待时，提前向总经理办公室沟通、确定接待具体事宜，就来宾的接送、会务、住宿、用餐、乘车、票务、纪念品、礼品、游览等相关事项提出接待建议，与总经理办公室接待科共同做好接待相关工作。（三）后勤保卫部主要职责1、除冬季外，其他季节接待重要客人时，提前10分钟负责打开文化墙喷水景观；2、负责提前20分钟做好公司门口主干道、厂区及办公楼卫生；3、安排安保人员提前打开客人进出的大门，站在指定位置迎送客人；4、在公司内引导车辆到达指定停车地点，记录司机联系方式。第八条 接待流程（一）接待来宾按《秦冶重工有限公司接待流程图》（附件一）办理；（二）确认来宾职级、人数、来公司的目的、要求和到达及停留时间等信息，向总经理办公室提出接待申请，填写《来宾接待申请单》（附件三）；（三）总经理办公室接待科根据《来宾接待申请单》，制订《接待工作安排表》（附件四），经总经理办公室主任审核，总经理助理（重要接待工作经总经理、董事长批示）批示后，把《接待工作安排表》送达参与接待的领导和部门。第九条 接待活动重要程度分类（一）重大接待活动1、国家、省、市、区主要领导（副市级以上）来公司考察工作；2、公司战略合作伙伴重要领导或公司用户单位重要领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等；3、在同行业中占据重要位置地位的企业重要领导人到公司考察、交流。（二）较重大接待活动1、国家、省、市、区一般领导（副处级以上副市级以下）来公司考察工作；2、公司战略合作伙伴部门级领导或公司重要用户单位部门领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等；3、在同行业中占据重要地位的企业部门级领导人到公司考察、交流。（三）一般性接待活动1、公司主要用户部门级领导及其他一般用户领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等；2、在同行业中处于一般地位的企业部门级领导人到公司考察、交流。第十条 接待标准（一）“重大接待活动”或公司举办大型活动时，按照《总经理办公室接待科接待规范》（附件二）执行或由公司领导进行研究部署活动方案，总经理办公室接待科负责执行活动的具体工作，其它部室需协助总经理办公室完成接待任务；（二）“较重大接待活动”按照《总经理办公室接待科接待规范》（附件二）执行；（三）“一般性接待活动”不做特别接待安排。第十一条 用餐招待标准及申请流程（一）招待范围1、上级主管部门、政府部门到公司检查、指导工作及与公司有业务关系的单位来人联系工作的招待；2、公司领导或部门外出联系工作所发生的必要招待；3、公司必要时的工作用餐。（二）招待的审批1、招待客人必须先审批后接待。招待人员提出招待申请，填写《公司招待费审批卡》(附件七)，经本单位负责人签字，公司主管领导批准后到总经理办公室办理用餐手续。在公司餐厅就餐的，填写《公司餐厅用餐申请单》（附件八），经本单位负责人签字、主管领导审批后，交由总经理办公室办理。2、如遇特殊情况须向公司主管领导提前口头请示，由主管领导通知总经理办公室先安排，事后必须及时补办手续。3、总经理办公室确定用餐地点并登记