行政作业指导4书.docVIP

受控状态：文件编号： QI-AD-01行政部作业指导书版本/修改号：V1.0批准：生效日期:分发号: 目 录1 目的 2 范围 3 部门职责 4 部门管理规定与说明 办公用品管理流程 计算机管理流程 证照管理流程 5人员编制与架构 6 输入/输出信息表 7职位职责及任职资格 8 部门文档管理一览表1 目的 本文件的目的在于规范公司行政部门各项工作，以确保部门的工作质量。 2 范围 适用于行政后勤各项工作。 部门职责 3．1 行政事务管理 负责公司办公设备、办公用品的发放与管理； 负责公司固定资产的管理； 负责公司文件及档案的管理； 负责公司证照的管理及各种证件的办理； 负责公司员工宿舍的管理； 负责公司通讯系统的管理； 负责公司安全的管理。 负责公司车辆的使用和保养管理； 3．2企业文化的建设 负责企业文化的宣贯； 公司文化活动、会议的组织工作； 3．3部门体系文件管理 按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作；可根据实际运行情况按照相关程序完善本部门的ISO9001文件； 负责本部门HSE体系的管理工作。设备公司9000版文件出版、发放，整理归档。 3．4其他 负责落实总经理及副总临时交办的工作。 4 工作流程及说明 4.1宿舍水电计费流程 4.1.1行政助理负责于每月10日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助理。 4.2办公用品管理流程 4.2.1公司行政部门办公用品的管理部门，负责公司办公用品的采购计划及预算，主要把握正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。 4.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划，报南山财务实施采购。如有特殊、临时急用办公用品的采购由行政部购买并入库。 4.2.3办公用品的领用须填写《办公用品领用登记表》，如是消耗品，依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数；如是管理品，则列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新品。 4.3证照管理流程 4.3.1行政专员随时查看证照的有效期，并建表列明，提前做出计划规划，提前对证照进行更新、年检 5 人员编制与架构 行政后勤总编制12人6 输入输出信息报表 输入 输出 序号 内容 相关部门 序号 内容 相关部门 1 来访接待统计表 前台 1 手机费用明细 人事 2 信件收发登记统计表 餐费扣款明细 3 快递账单统计报表 住宿扣款明细 4 保安值班表 行政专员 住宿人员名单 5 巡逻签到表 2 每月行政费用报销明细 财务、总经办 6 清洁卫生检查表 住宿接待费用报销明细 7 车辆行驶统计表 司机 办公用品采购明细 8 车辆加油费用统计表 每月外部派车统计表 9 车辆保养统计表 外租收款明细 10 名片制作统计表 行政专员 3 办公人员短号使用明细 财务 11 生活用品发放统计表 4 前台、司机、保安考核表 人事 12 每月派车统计报表 5 行政通知 各部门 13 每月办公用品发放统计表 6 固定资产管理明细 财务、总经办7岗位职责与任职资格 前台文员岗位职责 岗位名称：前台文员 所在部门：行政部 岗位编号： 直接上级：行政专员 直接下属部门/岗位： 岗位定员：1 所辖人员数目：1 工资级别范围： 职系： 晋升方向： 版本/版次：V1.0 本职概述：负责前台电话及来访人员接待、后勤保障、行政管理等工作，为公司内部员工及外部客户提供支持和服务。 职责与工作任务： 职责一 职责描述：前台电话接听、信件及周边卫生管理 工作时间百分比：50% 工作任务 前台电话转接 电话铃响三声内必须接起话筒，并首先主动使用普通话自报公司名称：您好，领先康体！请问找哪位？请问贵姓找？有什么可以帮到您？遇到外语来电时前台应回复：Hold on please!然后将来电转接到海外部指定人员；如来电符合转接需求（如来电不是推销或者无业务往来的）的可安排转接，转接过程中和对方说请稍候！当当事人接听电话后前台需马上将电话挂断呈待机状态，以便接听下次来电，如当事人不在位置时可将来电信息（来电方单位名称，姓名，联系方式及来电内容）及时发送给当事人并作登记。如需离开岗位时应先进行电话交接，让下一位电话接听者帮忙转接所有来电。前台离开岗位时电话属于无人接听状态，电话响三声后自动转到国内业务销售指定专人接听； 公司信件发放与接收 负责公司快递、信件、包裹的收发工作，公司各部门将外发的快递送到前台时，前台应专设登记本，由发件人首先登记清楚哪个部门哪位同事寄的、寄往哪里，收件人是谁等详细资料，前台签收。并在五分钟内将物料归位，及时通知相关物流公司，物流公司收件后应将单号及时知会相关人员，快件不得放在前台桌面，收到快递后十五分钟