文秘办公自动化项目六使用Word邮件合并.ppt

应用实践这个页面根据步骤的多少选用适当的图标来表现。 * 练习与上机，只把简单操作题和综合操作题做成PPT，样式如本页，每页一个题目加配图。 * 高等职业院校立体化精品系列规划教材 项目六 使用Word邮件合并 学习目标 知识目标 ● 熟悉邀请函的制作方法 ● 掌握邮件合并的操作步骤 ● 掌握数据源的创建方法 ● 掌握数据源的选择及导入方法 技能目标 ● 掌握在“商务邀请函”文档中导入数据源的方法 ● 掌握中文信封的制作方法 ● 掌握在中文信封文档中合并数据源的方法 主要内容 创建和批量打印商务邀请函 1 批量创建信封 2 实训一 制作批量“客户通知单” 3 实训二 制作“公司员工标识卡” 4 任务一 创建和批量打印商务邀请函 任务实施 相关知识 任务目标 任务目标本任务将练习创建和批量打印商务邀请函，主要通过Word的邮件合并功能来完成。首先应创建邀请函文档，输入文本内容并设置文本格式，然后在邮件合并的过程中创建数据源，最后将数据源中的项目导入邀请函即可。本任务制作完成后的最终效果如图所示。 相关知识邮件合并中的数据源可以使用Excel表格数据源，也可以使用Access数据库数据源。 Excel表格数据源：Excel表格数据源是指使用Microsoft Office组件中的Microsoft Excel软件制作的表格，在邮件合并中，可将Excel表格作为数据源导入数据。 Access数据库数据源：Access数据库是Microsoft Office组件中专业的数据库软件，Access数据库数据源可利用Microsoft Access软件制作生成，也可在邮件合并过程中创建生成。 任务实施 撰写商务邀请函选择【文件】/【页面设置】菜单命令，在打开的对话框中设置页面格式，选择【格式】/【背景】/【填充效果】菜单命令，在“填充效果”对话框中单击“图片”选项卡，单击“选择图片”按钮，设置背景图片，然后输入文本，并设置文本格式。 任务实施 邮件合并选择【工具】/【信函与邮件】/【邮件合并】菜单命令，打开“邮件合并”窗格，依次单击超链接，自定义地址列表，创建新的列表信息，并将其保存在数据库中，最后再在文档合适的位置插入合并域即可。 任务二 批量创建信封 任务实施 相关知识 任务目标 任务目标用本任务主要完成信封的批量制作，可先创建一个包含域（即可导入数据源）的中文信封样式，然后再利用数据源合并生成信封。本任务制作完成后的最终效果如图所示。 相关知识一个公司通常都拥有自己的信息库，在使用邮件合并的过程中，可直接调用信息库中的信息。数据库中的数据导入文档后，通常呈灰色底纹显示，表示该部分内容是合并域，即某一数据库中的数据信息。导入合并域后，数据库中该域下的所有数据（如“名字”域下的所有人物名字）同时插入文档，此时文档中只显示域名，域名通常与书名号“《》”组合在一起，可通过预览的方式查看当前域下的数据是否完整。 任务实施 创建信封格式选择【工具】/【信函与邮件】/【中文信封向导】菜单命令，打开“信封制作向导”对话框，依次单击“下一步”按钮，选择“普通信封1：（165×102毫米）”信封样式，设置地址簿为“Microsoft Access”，并单击选中“打印邮政编码编码”复选框，最后保存信封。 任务实施 利用数据源合并生成信封选择【工具】/【信函与邮件】/【显示邮件合并工具栏】菜单命令，通过单击“选择数据源”按钮连接Access数据源，通过单击“插入合并域”按钮，打开“插入合并域”对话框，将信封中原有的域删除并插入对应的合并域即可。 实训一——制作批量“客户通知单” 实训要求公司搬迁，公司地址发生变化，需要批量制作客户通知单，通知客户公司搬迁事宜，其中要求语言简介，内容完整。 实训思路尽量根据邮件合并的相关步骤依次进行操作，并在选取收件人步骤中，直接引用 “客户信息表”数据源，而不必重新创建收件人数据库。 实训二——制作“公司员工标识卡” 实训要求在文档中导入数据，并实现为数据表格的每个员工都自动生成员工对应的标识卡。 实训思路先在文档中创建一个员工的标识卡样式，利用邮件合并功能将数据库中的域导入指定位置，再在第二个员工标识卡前插入“NEXT”域，最后进行多次复制即可。 课后练习 （1）创建一个“客户访问单”文档，先在文档中插入表格，输入表格内容后，对文档进行邮件合并，并在邮件合并过程中创建Access数据源，最后将数据源中的域名插入到表格即可。 （2）创建一篇名为“工资条”的文档，制作一个员工的工资条，利用邮件合并功能导入数据库、插入合并域，制作好第一个员工的工资条后，复制表格，在表格第一个单元格前插入“NEXT”域，然后将第二个员工的工资条复制多次，预览效果即可。 谢谢观赏 * * 本页是二级标题的汇总，图标不足可以