订货作业规成范.doc

订货作业规范 壹、目的：使各分店能够正确灵活使用订单系统，以达准确订货之目的。 贰、适用范围：各分店。 叁、订单系统（HOPESM系统）与使用时机： 一、总公司订单（代号H）： 总公司使用之订单，主要用于新品第一次订货、印花商品及一次性切货商品之 订货。 二、电脑订单（代号O）： 分店使用之主要订单，由电脑系统自动产生建议订货量与建议到货日期，主要 使用于新品第二次以后订货与正常商品订货。 三、日配订单（代号P）： 分店使用之订单，主要用于生鲜面销商品及杂货日配商品，保质期短且每日配 送正常商品之订货。 四、紧急订单（代号E）： 分店使用之订单，主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程 中发生可能缺货商品之追加补单。 五、特殊订单（代号S）： 分店使用之订单，主要用于服饰、书籍、音像制品、鞋、香烟、特殊季节、节 庆商品（如年节饰品）等不适合以电脑及日配订单方式订货的正常商品。 六、促销订单(代号M)： 主要用于快报商品(促销商品)之订货。 七、其它订单： 区内调货订单：分店使用之订单，主要使用于同一区内分店之间调货（如华东 区各分店之间的调货）。 : 区各分店之间的调货）。 区间调货订单：分店使用之订单，主要使用于不同区分店之间的调货（如华东 区闸北店与华北区历下店两店间的调货）。 肆、订货作业流程： 订货作业分为订单制作、订单确认与催单和到货确认三阶段。 伍、订单制作流程： 一、总公司订单（H）： （一）使用时机：新品与印花商品之订货由采购人员下总公司订单,分店课长可 从S106/SD106总公司下单明细报表了解采购为分店下单的情况。 （二）课长必须确认下单数量与到货日期符合分店之需求。 （三）若分店认为采购下单量或到货时间异常，应立即联系采购，了解情况， 及时修正。未得采购同意，分店不得擅自修改总公司订单之订货量与到货日期， 更不得自行删单。 二、电脑订单（O）： （一）使用时机：分店使用主要订单，由电脑系统自动产生建议订货量与建议到 货时，主要使用于新品第二次以后订货与正常商品之订货（生鲜面销商品与少 数特殊商品除外）。 （二）课长阅读S151订货参考报表，确认电脑建议订购量与到货日期（原则上不 做修改）；若有修改需在报表上注明修改原因,然后按规定签注姓名、日期与时 间后交经理检查签字，再交给后勤管理部（课长必须在下午14时前将S151报表 交后勤管理部）。后勤管理部课长检查各课的S151报表，审核课长下单量与到 货日期是否合理。若合理，签字后下电脑订单。若修改数量与到货日不合理， 则与课长、经理沟通修改的原因并探讨最合理之处理方法，确认后下电脑订单。 : 则与课长、经理沟通修改的原因并探讨最合理之处理方法，确认后下电脑订单。 （三）电脑下单流程： 订单→电脑订单→厂编→Home→预定到货日期→PageDown→修改数量 （如需增加品项按Insert→增加数量→Ctrl+F6两下保存）。 （四）下单注意事项： 1、查看商品是否有待收订单，根据需要删除或修改待收订单。 2、日均销量是否准确，有无季节、类似商品促销等影响因素。 3、注意备注栏的商品促销档期。 4、控制前七后八的订货量。 5、供应商的最低送货量（MOC）。 三、日配订单（P）： （一）课长在S152日配订单订货报表上填写目测库存、订购数量、交货日期， 下午14：00前签名后交后勤管理部KEY IN并确认到货日期。 （二）电脑下单流程： 订单→新日配订单输入→厂编→Home→输入预定收货日期→PageDown→ 输入订购数量→Ctrl+F6两下保存→订单号码产生→订单立即传真→ALC 确认订单是否收到。 四、紧急订单（