订读单管理制度.doc

订单管理规定 （适用：食品企业订单发货） 订单处理流程 （一）客户订单规则 所有销售产品全部通过QQ、传真订购 （二）接单与审核 1．客户将订单下达至订单员 接单时间： 1）、A地区直营门店在当日上午11点前，逾期按下次发货，或通过“加急单”的方式申请，经营销部与物流部协商能否当日发; 2)、B地区门店在发货前一日下午15：30前下单，逾期按下次发货，或通过“加急单”的方式申请，经营销部与物流部协商能否当次发; 3）B区域以外客户需要在当日发货的，必须在当日下午15：00前下单，逾期次日发货； 4）、自提客户，若情况紧急，前往公司提货前，需事先下达订单，否则按正规接单程序处理。 2. 订单审阅 开单前订单员要对订单进行审阅。凡是发现品名、数量、单位等项目表述不清楚的订单，在开单前要与客户进行再次沟通确认；对于仓库无库存的商品和距离生产日期已有1个半月的商品要和客户沟通（告知客户商品的具体生产日期，保质期时间等）。 3. 订单员根据客户的订单开具发货单一式四联 4. 发货单打印前要进行自审： 1）、客户性质进行核对，是普通经销商还是加盟店，或是享受加盟价的经销商，即审核给予客户的价格是否符合公司的政策； 2）、公司实行的是“款到发货”政策，对经销商的货款是否到账，加盟商是否超过信用额度等进行审核； 3）、该发货单是否与其他订单内容重复（如同一客户不同门店，出现相同订单内容），避免重复开单； 4）、该发货单是否重复打印（如果打印过会有显示）； 5）、如需携带发票，向公司财务开具发票或者向区域经理索要相关发票，并在发货单上注明“带发票”字样 6）、最后对发货单上的品名、数量、单位、金额进行逐个仔细核对，确认无误后方可进行打印。 5. 对于款到后才能发货的订单，需在发货单上注明，并口头通知物流部。 （三）订单员交班应注意事项 1. 当天已开单，需要第二天打印的订单，在交接本上要注明； 2. 做特价活动的商品，需要在开单前改价的要注明； 3. 不同于加盟商和经销商的个别客户的订单价格，需要交代注明； 4. 公司仓库暂时缺货的商品，仓库保管员要在第一时间通知订单员；物流部要及时更新系统数据，以保证库存数据的准确性。如遇特殊情况系统来不及更新时，交接班时需要交代注明。 （四）需要经营销总监或分管领导签字的订单 1. 客户（包括直营店和加盟店）退换货； 2. 订单里包含赠送货品（包括送手提袋、空礼盒箱、背心袋等）； 3. 不按正常情况发货，如精品烤虾盒子和内装小盒分开开单； 4. 加盟商超信用额度发货和经销商没有按“款到发货”政策发货 （五）物流接单发货 1. 物流部接到发货单后，根据客户距离远近及要求来决定是否打包； 2. 物流在配货过程中若发现缺货，要及时通知订单员，方便订单员与客户沟通，同时，该订单修改后需要重新打印，原发货单作废； 3. 在配货过程中出现异常的订单，如：某商品正常情况下客户每次进货量都很小，然后这次加大进货量，要及时警示订单员，重新审核订单，特别当订单员是值班人员时； 4. 物流部不得把检验不合格、涨包、漏气、无生产日期等有质量问题的产品发给客户。 5. 对于注明款到才可发货的发货单，在未接到销售部明确指示前，一律不予以发货。 6. 发货后，物流部要在当天通知客户，告知客户发货时间、货运方式和预计到达时间等。 二、票据传递操作规程 1．发货单为一式四联，物流部留存根联；财务核销员一联；仓库统计一联；客户一联； 2．订单员开具发货单后，物流部发货时需确认发货单是否有相关人员签字、是否为当日发货单。 3．次日上午9点，保管员需将留存发货单交到统计处，统计员将该两联进行核对，确认仓库发货后，将出库联作为报表依据，另一联交与公司财务人员作账，同时在百威操作系统进行确认。 三、关于订单管理和仓储物流奖罚条例 1. 订单管理条例 1）、订单员错开发货单，若物流及时发现，商品未发出的，罚款30-200元/次；若造成交易延误和客户拒收，要承担相应责任，另罚款30-500元/次； 2）、订单员错开发货单，造成公司经济损失的，要承担相应责任，另罚款30-500元/次； 3）、不符合公司“款到发货”和信用额度政策的订单，若开发货单，导致货款无法收回的，若是订单员擅自做主造成的损失由订单员承担，是区域经理授权的由区域经理承担相应的经济损失，即根据实际情况，由相关人员承担相应经济损失。 2. 仓储物流管理条例 1）、仓储物流错发或者漏发，