13、单据使用管理规定2012.doc

威海*****有限公司财务管理制度之 业务单据使用管理规定 为使公司各项业务规范有序，制定本规定： 业务单据是指本公司业务中使用的各类业务单表和业务联单。 业务单据的开具及填写要求： 因公司目前初步实行用友财务业务一体化管理，一部分业务单据仍是手工开具，现要求：实际发生的各类业务，在开具手工单据时，凡是用友系统中已有相对应档案信息的，应与用友系统中的档案信息保持一致， 以确保每一档案信息在用友中的唯一性。 （1）规定：在各项经济业务实际发生的同时，相关业务经办人均需按规定开具相关原始业务凭单，且所开具内容应按相关制度规定，确保与实际业务相符合。严禁提前签开业务单据或事后补单（对于生产领用直接原材料业务，仓库保管员可根据车间出具的排产单，对因领用量大不便一次领用，在一个工作日内同一班组多次领用的同一种材料，可在当班结束时一次性汇总开具领料单，但分次领料时要由领料人在保管员处作好记录）。所有业务单据内容填写应该按单据格式内容清晰、完整的填写，涉及到出入库货物的名称、规格、部门、单位等单据内容信息应写全称，不得写简称或别名，特别是货物名称及规格、计量单位等，应与用友软件档案中的该货物名称规格等信息对应一致。对一式多联的单据应一次性套复写，各联内容清晰、一致，在单据开具时，单张单据如有未填写内容的空白行，开单人应划斜竖线划销。如果填写不合要求，相应单据接收人应拒收，并要求责任人改正。原始业务凭单的填写要符合《原始凭证管理制度》规定的填写要求。 凡一笔经济业务的发生涉及到业务单位有出具经济业务凭单的，相应业务经办人须将对方单位出具的业务单据附本公司业务单据进行传递到相应部门分管责任人手中。 业务单据签开应掌握以下原则： 入库（收入）性质的业务：先入库再开具相关入库确认单据（先货后单）； 出库（付出）性质的业务：先开单，再按单据内容实施出库行为（先单后货）。 各业务经办人严禁在未经实际确认或未经分管领导核准的情况下，随意签开相关单据。 罚则：对违反此规定，提前开单或事后补单的行为，发现一次处罚当事人20元（特殊情况经分管领导批准的除外），如因此行为又实质性引起下一环节工作错误，对此行为处50元罚款，并责令改正。不是一次性复写的业务联单传递到财务部，发现一笔处罚当事人50元。 （2）公司内部周转单据：原始凭证填写要求不许有涂改，凡有涂改的，又未按规定改错的,财务一律不认可。已经填制的内部周转单据，未进入传递流程前,如确有需要修改的，经部门主管批准后修改，并由修改人及部门主管在修改处签字确认，各项业务涉及到的相关责任人，均应在相应单据上签字确认，以示负责。对涉及业务经办人员，在相关原始凭证有涂改、或未按单据规定格式内容填写，且该单已传递到财务部的，发现一次对责任人罚款20元，并由责任人按正确的方法在单据上改错。 单据改错:公司内部流转原始单据填制完毕,并进入传递流程的,如发现单据有错误的,在不影响各流程正常工作且单据未传递到财务部的前提下，可收回重新填制或收回单据按规定一次性套复写改错，改错时要对错误处划横线,并在其上方标示正确内容，再由修改人在改正处签字确认，不得在原单据上进行单联次涂改,否则财务将不受理该单据，发现有在原单据上单联次涂改及未按规定改错方法改错的现象，每发现一次处罚责任人20元，并由责任人按规定在单据上改错。 （3）对外业务单据:因业务需要，由公司各部门业务经办人开具的涉及公司以外单位的各类业务单据（如：发货单、退货单、客户代付运费单、调价单等），一律不得涂改，在开具时如发现填写错误，要作废重开。凡传递到财务的相关单据发现有涂改的，每份处罚开单人50元。凡有误业务单据已涉及到对外往来单位的或实质造成财务核算工作有误的，对有误业务源环节及可认知业务有误未提出改正环节责任人各处罚20元。 （3）单据签字规定： 对于公司发生的各类业务单据，相关业务责任人签字时，均应在单据标示的对应位置签字，不得随意签字，对于单据未预留标准签字位置的业务单据，业务经办人应在单据右下角空白处签明：“经办人：***”字样。 对于外来的各项经济业务单据，要求公司相关业务环节经办人签字确认时，应一次性复写签名，签名时要确保各联次信息一致，公司留存一联，与公司开具的该项业务单据附一起传递，附于发票后，以作原始业务核对之用。 第二条、单据传递： （1）单据传递时限：涉及财务业务所发生业务单据，各流程环节应及时处理并于业务完成时第一时间向下一业务环节传递，每个传递环节不得超出一个工作日，对于实际业务已完成的各种类型业务单据，各环节业务责任人应在当日内及时传递至下一环节环节责任人，ERP录数员应于当日下班前将所有收到的单据录入用友系统并将单据传递到财务部。对于当日下午下班后因实际业务需要产生的由本公司开具的各类出入库及涉财业务单据，各业务环节传递责任人应在次日上