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办公室管理手册 第一节 办公室的职能与责权 一、办公室的职能 办公室的职能是在常务副总经理的领导下，负责本公司经营管理的整体协调与综合事务的运作，协调各部门之间和不同层级人员之间的关系，以提升公司内部经营管理效率，降低公司运营成本。 办公室主要负责公司各类会议、固定资产和低值易耗品、后勤保障事务、公关接待事务理、通讯网络事务、文书档案、人事劳资、法律事务、监察事务等综合性事务的组织开展与管理事宜。 二、办公室的组织结构 办公室组织结构设置如图所示。 第二节 办公室的责权 办公室主要职责是做好公司内部的上传下达沟通方面的工具，具有综合协调的职能；与公司的各部门在相关业务上有协调、配合的关系，其在履行职责的过程中所享有的权力如下： 有组织公司各部门编写和修改各项规章制度的权力，对规章制度的执行情况有监督的权力，对违反公司规章制度的员工有提出处理意见的权力。 有权组织召开员工满意度反馈会议，要求相关部门制定整改措施并跟踪实施情况。 有权跟踪、考核公司经营管理计划中各项工作内容的实施和落实情况。 有向各部门催办上级限期完成的工作任务的权力。 有权统一指导、协调和管理公司各部门人力资源管理工作的落实情况。 第三节 办公室的岗位责任 一、办公室主任工作职责 办公室主任的主要职责是负责规划、指导和实施日常行政人事管理、后勤服务管理、人力资源管理、法律事务管理及公关事务管理等事项，保证公司各项经营活动的顺利运行。 负责公司基本制度和办公室相关制度的建立和完善。 组织提供饭堂、宿舍、客房、办公区环境卫生、保安、司机、小车调用、保养等必要的后勤服务和后勤保障工作。 按制度规定做好人才招聘、录用、考核、培训与调整工作，做好薪资管理、考勤管理和员工社会保障工作。 组织公司办公费用计划制定、办公用品购买工作。 负责董事长、常务副总经理层议定事项的督办工作；跟进落实公司会议、专题研讨会议等公司会议议定事项。 组织公司的员工活动及各类会议，协调公司部门间的日常工作关系以及事务处理，召开公司内部沟通会议。 组织策划及主持重要的公关活动，协调各方面的关系。 负责监督文电、信函、请柬等外来文书的收取、送阅和分发，负责审核与印发以公司名义印发的公文。 代表公司与外界有关部门和机构联络，并保持良好的合作关系。 指挥和安排部门员工落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障。 组织接待来访客户，安排参观、娱乐、食宿等各项事宜。 负责司机出车的各类台账和车辆的各项费审核，每月综合分析费用支付情况。 负责车辆交通事故的调查及处理工作。 完成上级领导临时交办的其他工作。 二、办公室行政文员工作职责 行政文员的主要职责是协助上级领导完成公司行政事务性工作及综合管理部的日常事务工作，保证行政工作的顺利实施和高效完成，为企业提供高效流畅的行政服务。包括办公用品、设备、档案、网络的管理，监督公司各部门和相关人员遵守规章制度、规范纪律的情况；对公司办公、接待区域内各设备、设施维护、维修定期检查等。 协助上级领导起草和修订各项规章制度，进行日常行政工作的组织与管理。 对公司全体员工日常工作行为进行监督检查，保证公司各项规章制度、规范纪律的实施。 协助上级领导做好会议前准备和会后清理工作，负责会议记录、纪要的整理、打印、存档等工作整理和下发会议纪要，对会议决议进行催办、落实。 负责本部门内办公环境、办公用品、档案的管理工作及办公用品的申领、发放工作。 负责公司内文件资料的拟、收、发、存，以及文件的打印、复印和传真工作。 负责公司相关证照、资质证件和印章等的保管和使用登记工作，并配合相关部门进行年检。 负责来电、来文、工作汇报的整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办。 及时反馈各部门对后勤保障工作的意见和建议。 负责用餐现场管理、监督、检查员工就餐秩序。 负责对公司办公、接待区域内各设备、设施的定期检查，发现问题及时联系车间维修人员进行维护、维修。 办公网络的维护并及时缴纳相关费用保证网络的正常运行。 及时完成办公室主任交办的其他工作。 三、办公室人事专员工作职责 办公室人事专员主要负责拓展招聘渠道，建立并完善人员招聘体系，负责人员的招聘甄选；员工录入、转正、调动、离职等各项手续的办理；办理员工的各类保险、福利；管理并完善人事档案；协调公司与各级政府部门之间的事务及关系；同时负责公司员工考勤、车辆、司机及保安人员的管理等。 协助上级领导起草和修订公司人事制度，车辆使用、保养和维护等管理制度和保安管理制度。 收集各部门招聘需求信息，依据公司各部门的需求和岗位任职条件，制订员工招聘计划，通过推荐、公开招聘等形式招聘新员工，组织面试、复试，择优录用新员工，并发布录用通知。 协调配备新员工所需资源．与新员工签订劳动合同，规定试用期及薪酬，及时办理各类福利。 掌握监控