对流程(工作流系统)的重要建议.docVIP

流程重要应用之“流程版本化管理” 威尔工作流之“流程版本化管理”是威尔软件在实施、维护众多大型用户单位过程中提炼出来的一个重要功能。在没有“流程版本化管理”功能之前，威尔软件和用记单位一直因为用户单位的流程改造烦恼不已，每次碰到大的流程改造，威尔工程师和用户OA管理员总是忐忑不安。但企业的流程改造是难免的，或者可以说是每个企业发展的必然，流程改造究竟会带来什么挑战或灾难呢？?我们假设一下，我们在今年1月1日完成了OA系统的实施，系统成功上线，各种业务流程投入运转。但到了4月1日，因组织机构变动（部门合并、拆分、废弃）的需要（或是流程优化改造、业务单据优化改造等需要），我们需要对几个已经上线运行的作业流程进行改造，废弃旧流程，采用新的流程。这时就出现了两个棘手的问题：?1、由于系统已上线3个月，已经有数据产生，原来流程中那些还在流转审批的数据（也就是还在路上跑的）怎么办？?2、我们如何让大家启用新流程而不用旧流程？,?通常情况下，为保护原来数据，我们只能这么做：?首先，为新的流程取一个新名称，以“采购流程”为例，如果原来叫“采购流程”，新的流程我们可以取名为“采购流程（NEW）”；?然后，由行政部发布一个公告，从4月1日起，我们不再采用“采购流程”，启用新流程“采购流程（NEW）”。?我们知道，因为同时出现“采购流程”和“采购流程（NEW）”，单位总是会有人不小心或是因为没及时看到公告而继续启用旧的“采购流程”，这样，虽然发布了新流程，便旧的数据还是会不断产生，流程的升级、改造或都说是业务切换会因此而久久不能彻底完成。?当然，如果只是这样，应当说还是个好情况。我们可以把问题稍微放大一点，我们可能会更加明显地体会到流程优化、升级、改造对系统的挑战。我们继续原来的假设，如果4月1日发布并公告的流程在运行了一个星期后，由于调试或流程出现其他问题等原因，需要调整，这时我们怎么办，当然，还是没有好办法，还是只能重复刚才的工作：,?首先，为新的流程取一个新名称，叫“采购流程（NEW_NEW）”；?然后，由行政部发布一个公告，从4月10日起，我们不再采用“采购流程（NEW）”，启用新流程“采购流程（NEW_NEW）”。?流程升级改造、业务切换何时才能完成？?引入“流程版本化管理”功能，以上问题就可以迎刃而解。,?我们可以看到，在威尔图形化工作流设计器中有一个操作按钮叫“保新为新版本”，我们以上面流程改造为例，我们可以在每次完成新流程的设计后，将最新的流程“保存为新版本”。以“采购流程”为例，假设原来流程版本为“1.0”，保存为新版本为“1.1”、“1.2”。当保存为新版本后，流程便自动发布并启用。这时，当操作人员要录入新数据时，系统会自动调用最新的流程版本，对于操作人员而言，系统永远只会出现一个最新发布的“采购流程”，而不存在“采购流程（NEW）”或“采购流程（NEW_NEW）”等。不仅行政部不用为每一次的业务改造发布公告，就连操作人员想犯错的机会都没有。对于原来在跑的数据，因为流程有版本，原来在跑的数据则会自动根据它启用时的流程版本继续流转。?有了“流程版本化管理”的功能，企业流程的升级、改造及业务切换变得非常简单，且非常平滑和自动化。 流程重要应用之“流程选项” 工作流系统是OA系统核心中的核心，2、威尔工作流系统提供了多达800多个流程自定义选项，这些丰富的选项是众多用户在实际应用中总结、提炼出来的，是用户应用经验的结晶。因为她们，威尔工作流系统才得以很好地满足了用户对流程灵活性、复杂性、友好性、智能化的高度乃至苛刻的要求。 威尔工作流系统提供了多达800多个流程自定义选项，乍一看，你可能会说怎么这么复杂。但是要满足各种复杂、高规格、高要求、高智能的应用，就要有这么多选项。因为，这些选项没有一项不在实际应用中应用到，而且，这么多选项也不是威尔公司自己想出来的，而是众多用户在实际应用中提出、总结、提炼出来的，是用户应用经验的结晶。 这些年来，威尔OA之所以进步这么快，完全要归功于我们的用户和公司对待用户需求的心态。我们在做项目实施的过程中，基本上每个用户都或多或少向我们提出一些新的想法和要求，这些想法和要求都是客户实际应用中需要的，“存在的就是合理的”，有些要求甚至非常具有代表性。在处理用户的这些要求时，不同公司会有不同的心态：有些公司把它们当“草”，生怕用户提出他们无法满足的要求。威尔公司却恰恰相反，威尔公司很喜欢“挑剔”的客户，巴不得他们尽可能多的提出要求和想法，因为这些要求和想法不是威尔公司研发人员坐在办公室里面可以想象出来的。威尔每次产品的升级靠什么，功能和需求层面的升级很大一部分就是靠这些“金点子”。也正是因为这些“金点子”，才使得威尔工作流系统得以很好地满足不同用户对流程应用高规格乃至苛刻的要求。 以“办理人为空时自