2014接待规定.docVIP

济南二机床集团有限公司 接待工作管理规定（试行） 为有效规范企业接待行为，充分发挥接待工作沟通客户、联系社会的桥梁和纽带作用，切实为企业生产经营提供服务，并树立良好的企业形象，本着礼仪与契约并重、节约与务实兼顾的原则，特制定本管理规定。 一、总则 ㈠接待工作范围 1.因业务工作需要来访的用户、合作伙伴及供应商； 2.支持集团公司生产经营活动的党政机关、银行、铁路、电信、电力、新闻单位及有关协会的来宾； 3.由集团公司主办或协助承办的外部会议； 4.因工作需要，在出差期间招待的客户。 ㈡职能 1.总部办公室负责集团公司接待工作的管理。 2.具有营销职能的公司(销售公司、进出口公司、设备维修改造工程公司、铸机公司、环保建材公司、数控切割设备公司、数控冲剪设备公司)，负责集团公司产品用户来访的接待。 3.物资公司负责来访供应商的接待。 4.其他有关单位负责其工作业务范围内来宾的接待。 ㈢接待原则 实行强化预算、对口接待、分工负责、严格审批的原则。 二、接待计划规定 ㈠接待计划的拟定 1.凡需接待来宾或承办会议的，接待单位必须提前拟定接待计划。 2.接待计划要列明来访客人的姓名、单位、人数及职务、来访目的、抵离时间、工作日程，以及在集团公司期间车辆、会议室、用餐、住宿安排。 3.如需在接待期间安排在外宴请、旅游及赠送礼品等活动，应在接待计划中分项列出费用预算。 4.接待单位要注明接待计划编号，格式为“单位代号年份-3位顺序号”。有关单位代号说明如下： ⑴销售公司代号:X； ⑵进出口公司代号:J； ⑶设备维修改造工程公司代号:S； ⑷物资公司代号:W； ⑸铸机公司代号:Z； ⑹环保建材公司代号:H； ⑺数控切割设备公司代号:Q； ⑻数控冲剪设备公司代号为:C； ⑼其他单位代号:D。 例：销售公司2005年1号接待计划格式为“X2005-001”。 ㈡接待计划的审批 1.接待计划拟定后，经接待单位主要领导审查、签字同意后，报集团公司总部。 2.不安排在外宴请、旅游及礼品赠送的接待计划，直接报总部办公室审批、备案。 3.安排在外宴请、旅游及礼品赠送的接待计划，需报集团公司分管领导审批同意。 如遇集团公司分管领导外出，由总会计师审批。 经集团公司领导批准同意后的接待计划报总部办公室备案。 ㈢接待计划的执行 1.接待单位根据接待计划安排及时通知集团公司有关单位做好接待准备工作。 2.接待计划中日程安排发生变化时，接待单位必须及时履行审批及备案手续。 三、用餐规定 ㈠免费工作餐与公司内宴请 1.免费工作餐与公司内宴请范围 ⑴前来集团公司考察、洽谈订货以及会审图纸、落实进度、产品监制和产品验收的用户单位人员； ⑵因工作前来集团公司的政府机关、银行、铁路、电信、电力、新闻单位及相关协会的来宾； ⑶应邀前来集团公司授课、咨询的专家； ⑷来集团公司办理业务的重要供应商； ⑸按合同来集团公司临时工作的外宾。 2.用餐安排 ⑴根据接待计划、接待单位就餐申请单，总部办公室开具《来客工作餐通知单》或《宴会通知单》，由集团公司宾馆餐厅按照通知单要求安排就餐。 ⑵无接待计划或者在接待计划中未列明的，一律不得办理免费工作餐或宴请。 ⑶免费工作餐不设酒水。 ⑷原则上中午不设宴请。如有特殊情况，由接待单位书面请示集团公司董事长批准。 ⑸严格控制宴请次数。对于同一批来访客人，宴请次数应控制在“一来一往”两次以内。对需要两个及以上单位共同出面宴请客人的，要协商统一安排。 ⑹严格控制陪餐人数。工作餐原则上不设陪餐；宴会陪餐人数根据实际情况安排主、副陪各一人。特珠情况需要增加陪餐人数时，应在用餐申请单中注明原因，报总部办公室批准。 3.就餐标准 宴请标准分为甲、乙、丙三个档次，工作餐执行丁级标准。总部办公室根据实际情况合理安排，并控制酒水标准档次。宾馆餐厅要严格按照总部办公室通知的就餐标准执行。 ㈡公司外宴请 1.市内宴请 ⑴严格控制在集团公司宾馆餐厅之外设宴请客。 ⑵接待单位按照接待计划确定的宴请时间、地点、人数与预算，做好宴请工作。 ⑶因工作需要，临时确定在外宴请，接待单位必须请示集团公司分管领导，经批准后通知总部办公室备案，并在2日内补办正式审批手续。 2.出差人员在外地宴请 ⑴各单位领导因工作需要在出差地宴请客人的，接待单位必须严格按照审批程序履行审批、备案手续。 在出差前确定的在外宴请，接待单位应提出接待计划，按规定履行审批、备案手续。 出差期间，临时确定的在外宴请，接待单位必须请示集团公司分管领导，经批准后通知总部办公室备案，并在出差结束后2日内补办正式审批手续。 ⑵其他人员未经单位领导授权及集团公司分管领导批准，不得在出差地宴请客人。 四、住宿规定 ㈠来宾在集团公司宾馆住宿按价收费。个别客人因住宿标准所限，需要按特殊价格结算时，由接待单位与集团公司宾馆协商，并经