2014文件格式管理规办法标准.docVIP

铸邦集团公司 集团办管理办法 文件格式管理规范 编 号：ZBG-BF-009 版 次：2014-1 管理体系文件 生效日期：2014-2-1 页 码：共10页 1.目的：为规范集团公司内部各类文件的格式，提高办文质量，便于立卷、归档和检索，现对集团公司所通行的各类文件的排版格式进行统一标准。 2.范围：本规定适用于集团各部门，子公司遵照执行，实际使用过程中需要变化的可另行制定规范。 3.集团办为文件格式管理的归口管理部门，并负责其他部门文件格式的指导工作。 4.本管理办法中的文件格式包括公文格式和一般文本文件格式 5.公文格式 按照集团行文需要划分为标准公文格式和简化公文格式两种。 5.1标准公文格式（附件１） 标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字体除特别标明外中文均采用四号仿宋体，西方采用Times New Roman，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距一般以四号仿宋体１.5倍行距为准。 5.1.1公文眉首是指公文首页红色横线及以上部分，包括发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页的1/4到1/3。 5.1.1.1发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成。发文单位标识一般用初号宋体加粗居中排列，以醒目美观为原则酌定。多个单位联合行文的，主办单位排列在前。 5.1.1.2发文字号主要分为集团发文字号、职能部门发文字号两类。发文字号包括集团（职能部门）代字、年份、序号，应置于发文单位标识之下、红色横线之上，并居中排列。联合行文的，一般只需标注主办单位发文字号。 5.1.1.2.1集团发文字号由集团代字+[发文年份]+发文顺序号组成，如“铸邦发[2014]1号”。 5.1.1.2.2职能部门发文字号由集团代字+职能部门代字+[发文年份]+发文顺序号组成，如“铸邦财发[2014]1号”。 5.1.1.3发文字号与公文标题之间用红色实线（粗细为３磅）相隔。 5.1.2公文主体是指对红色横线以下至关键词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件目录、发文单位、签发人、成文日期、印章等组成。 5.1.2.1．公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构一般包括发文单位、事由和文种三部分。 5.1.2.1.1公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号； 5.1.2.1.2公文标题应位于红色横线下方空1行处用小二号宋体书写，并居中排列。 5.1.2.2主送单位是指公文的主要受理对象，提供公文原件。 5.1.2.2.1主送单位应使用全称或者规范化简称、统称。 5.1.2.2.2主送单位应在标题下空1行处，左侧顶格书写；主送单位名称后标全角冒号。 5.1.2.3公文正文在主送单位名称下１行处，每自然段左空２格，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。 5.1.2.3.1正文中的结构层次序数应准确把握和使用，即：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ 1、”，第四层为“（1）”。 5.1.2.3.2在正文层次不多的情况下，第一级用“一、”，第二级可用“ 1、”，但不能用“（1）”。 5.1.2.4公文附件目录应附在正文下空1行处（发文单位前），左侧空2格标识“附件”，后标全角冒号和名称，并注明附件顺序和名称。 5.1.2.4.1附件名称后不加标点符号。 5.1.2.4.2若有多个附件，则用阿拉伯数字依次标识。 5.1.2.4.3附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，若有多个附件需标识序号。 5.1.2.5发文单位应在正文下至少空1行靠右侧书写。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽量采取调整行距、字距等措施加以解决，务必使发文单位、印章与正文同处一页；不得采用标识“此页无正文”、空白页加盖印章等方式解决。 5.1.2.6集团内部行文中，一般需在发文字号同一行右空1格签注签发人。 5.1.2.7成文日期应以负责人签发的日期为准。 5.1.2.7.1成文日期应在发文单位（或手写体签发人）正下方用汉字将年、月、日标全，“零”写成“〇”。 5.1.2.7.2联合行文以最后签发人的签发日期为准。 5.1.2.8公文应当加盖印章。 5.1.2.8.1单一发文须加盖印章的，印章应当用红色、端正、居中加盖，下压发文单位和成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 5.1.2.8.2联合行文须加盖印章的，应将各发文单位名称均匀排列在正文和成文日期之间（有附件的，则在附件目录和成文日期之间），主办单位印章在前，会办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。 5.1.3公文版记是指关键词及以下的各要素，包括关键词