wtjs-qp-01-2010调文件控制程序.docVIP

0000000000000000000有限公司程序文件编号WTJS-QP-01-2011 标题：文件控制程序 页 次 1/3 版本号 A/0 1.目的 本文件规定文件和资料的分类、编号、编制、审阅、审批、标识、发放、使用、回收和更改的方法。其目的是确保质量体系有效运行有关的各个场所都能正确使用相应文件的有效版本。 2.适用范围 此程序适用于质量体系有关的所有文件和资料，包括适当范围内的外来文件、资料。 3.术语和定义 3.1 受控文件：需要对文件的编制、审核、批准、分发、更改、回收等进行控制的文件，其封面或电子文档库有红色“受控”文件标识，文件更改后对应原文件应当收回或更新，作销毁处理或加盖“作废”标识。 3.2 非受控文件：非受控文件不作为组织质量活动使用时,该类文件其封面或页面上无“受控”印章标识，文件更改不必通知文件持有者。 3.3 外来文件：指来源于组织之外的与组织质量活动有关的文件。（如：法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）. 3.4 作业指导文件：规程、流程、要求、说明、规范、指南等。 3.5 管理文件：制度、岗位职责书等 4.程序流程图5.职责 5.1质量部负责质量体系文件和资料的发放、回收、存档和销毁的综合管理。 5.2质量部负责技术类文件和资料的编制管理工作。 5.3各部门按本程序规定编制、修改、审批文件和资料。 6.工作程序 6.1文件的分类 6.1.1内部文件包括：质量手册、程序文件、工作/作业指导书、表格、质量计划等。 6.1.2外部文件包括：质量管理标准、客户提供的质量要求、图纸等。 6.2文件编号 a) 质量手册的编号为SYJS-QM-2010； 0000000000000000000有限公司程序文件编号：SYJS-QP-01-2010 标题：文件控制程序 页 次 2/3 版本号 A/0 b) 程序文件的编号为WTJS-QP-顺序号-发布年号； c) 支持性文件的编号为WTJS-部门代号（质量部ZL、生产部SC、采购部CG、销售部：XS 财务部CW 人事部：RS）-文件顺序号-发布年号（版本号）。 6.3文件的编制、审批和发布 6.3.1质量手册和质量体系程序文件由总经理批准，由质量部负责管理及发放。 6.3.2质量计划由公司总经理批准后发布，由主管部门负责管理。 6.3.3经营计划由总经理批准，由质量部负责管理。 其他各类质量文件由主管部门编制，部门主管审核，管理者代表批准，由质量部发布和管理备案。质量记录随程序文件由部门统一审核，由各授权人员批准，随文件发布，并由各部门分别管理。 6.4文件的标识和发放、使用 对所有与质量体系有关的文件和资料，只有盖有 “受控”标识的文件才有效，文件的主管部门负责各类文件的标识。 文件批准后，交质量部负责文件管理的人员登录于《受控文件清单》，发放时填写《文件收发记录表》,对外发放技术资料时有质量部填写《产品技术资料对外发放交接清单》。 文件如污损或破旧需要换新或遗失时，由其部门负责人（收发人）向文件部门申领或报失，由管理者代表审批后，按本程序6.4条款规定办理，同时注销原发放文件，注明“申领或遗失”。 6.4.4对使用的文件，不得随意涂改，或从中抽取某页影印保存或使用。 文件在使用过程中，如对文件理解不清时，由该文件的编制部门负责解释。 6.5文件的保存 各部门制定的文件或资料的原始文件为主控文件。主控文件由质量部保存。 6.6受控文件的控制 6.6.1受控文件是主控文件的复印本，质量部在文件上盖有 “受控”文件章才有效。 6.6.2表格由各部门根据程序文件或工作指导书的要求制定，属受控文件，使用时无须盖受控章。 6.7文件的更改 6.7.1如原文件有错误，需新增内容；采取纠正措施；生产发生重大变化；则对文件进行修改。 6.7.2文件更改前，由提出更改的部门填写《文件更改通知单》，详细说明更改文件的名称、编号、条款、内容和原因。 6.7.3文件和资料的更改一般由该文件的原审批部门进行审批。若指定其它部门审批时，由该文件的主管部门提供审批所需的有关背景资料。 6.7.4文件更改审批后，由文件的更改部门在三天内将《文件更改通知单》送交文件的操作部门，按程序规定进行修改、发放、收回、销毁原文件，确保过程的各个环节都能得到相应文件的有效版本，防止文件的误用。 6.7.5若文件更改涉及到工程更改，则应保存工程更改在生产中实施日期的记录。 6.7.6 文件更改后，其版本号加1。文件经五次更改或发生重大变更，则改版重新印发。 6.8文件的回收和销毁 6.8.1对已失效或作废的文件，质量部要在时效内收回，并注销原文件的收发记录，并对收回 0000000000000000000有限公司程序文件编号：SYJS-QP-01-2010 标题：文