办公室环境管理讲义.ppt

办公室事务与管理 第二节 办公环境管理 技能要求 1、进行安全检查，改进办公环境 2、做好信息的保密工作 知识要求 1、健康、安全的办公室环境的基本要求 2、秘书保密工作的范围和要求 进行安全检查，改进工作环境 安全检查包括办公环境和办公设备 『案例』通常企业办公室中安全检查的方法： 1、确定检查周期，定期检查 2、发现隐患，在职权范围内排除或减少危险 3、个人职权无法排除时，有责任和义务报告、跟进、直到解决 4、将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中 一、合理布置办公室 二、营造健康、安全的办公环境 布置办公室的基本要求 1、办公室—大 2、桌子—同样大小 3、柜子—高度一致 4、外宾来访部门—入口处 5、自动售货机、喷水池、公告板 6、空间 7、主管座位 8、自然光 9、电源插座 10、常用设备与档案 办公室布置的三大原则 1、有利于沟通 2、便于监督 3、协调、舒适 （人际关系协调的表现和要求：连续性、协同性、有序、和谐） 办公室布置的具体要求 1、排列：直线对称 2、座位间通道 3、领导者：后方 4、光线 5、常用设备 6、电话：5平方米空间范围 工作程序 1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。 根据工作的需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 对设备的安放提出合理建议 安全检查的内容 1、学法 2、上岗前安全学习 3、主动识别隐患 4、发现异常、险情，应立即向主管报告 5、操作设备 6、发现设备故障，应立即报告，并填写“设备报告登记表” 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 1、地、墙、天花板、门、窗 2、室内光线、温度、通风、噪音、通道 3、办公家具 4、办公设备及操作 5、工作中疏忽造成的伤害、失密 6、火灾或消防中的 健康、安全的办公环境的基本要求 1、建筑 2、光线 3、温度 4、通风 5、空间 6、噪音 7、家具 8、办公设备要满足安全要求 9、办公设备的安装 10、设置相应的消防、报警装置 11、饮水 12、急救包 13、建立相应的规章制度 14、装饰、绿色植物 工作程序 1、确定安全检查周期，定期检查 2、发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险 3、发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决 注意事项 1、上岗前应了解办公室场所的安全规定 2、安全隐患表与设备故障表的区别 安全隐患表：记录的是隐患，包括办公环 境和办公设备两部分 设备故障表：记录的是办公设备运行中出现的故障 第三节 日常办公室事务 技能要点： 1、安排值班工作，并编制值班表 2、管理零碎现金并履行报销手续 知识要点 1、值班工作的内容及值班管理制度 2、印章及介绍信管理要求 一、管理印章和介绍信 二、安排值班工作 三、管理零用现金并办理报销手续 四、安排上司的差旅事宜 五、完成上司临时交办事项 六、管理时间、提高工作效率 印章和介绍信的管理 印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证 使用印章、介绍信，一般应经本单位领导人批准，办理签批手续，秘书人员不得擅自作主 印章的管理 分类： 单位印章（含钢印） 单位领导人“公用”的私章 秘书部门的公章 作用： 标志作用 权威作用 法律作用 凭证作用 1、印章的种类： 正式印章 套印章 钢印 领导人签名 专用章 2、印章的样式 构成：质料、形状、印文、图案、尺寸规格 工作程序 刻制程序： 上级正式机关的批准—制发单位开具公函—附章样到公安部门办理登记—公安部门指定刻制单位—刻制印章—选定启用时间—发出附印样的通知—双人同行取回印章—拆封检验—专人保管 印章的刻制和使用 申请—填写用印申请单—专人审核内容—用印—登记 印章的刻制须上级单位批准的正式公文，到公安部门登记，有指定单位刻制 印章在启用前，应备文通知有关单位 保管者不得委托他人代盖，不得随意带出办公室，不得交他人拿走使用 保管通常由秘书承担，保管者是使用者 盖章要上不压正文，下要骑年盖月 盖章要领：握法标准、印泥适度、用力均匀、落印平稳 介绍信及其管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、洽谈事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明的双重作用 出具介绍信，要通过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查 介绍信有时限要求 用印要谨慎 1、用印时，首先检查有无单位领导人批准用印的签字。加盖单位的公章应由分管领导