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高校大型学术会议组织经验探讨 　　摘要：高校举办大型学术会议是开展学术探讨和加强学术交流的平台，对于高等教育的发展具有特别重要的意义，笔者结合南京医科大学的实际就高校大型学术会议的组织管理经验方面加以讨论。 　　关键词：高校；学术会议；会议筹备；组织管理 　　中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）34-0202-02 　　学术会议是百家争鸣、百花齐放的交流平台，与会者能够在此平台发表理论和科研成果，追求同行认可，提升自己的价值，了解一流科学家最近的研究动向和最新的科研趋势。高校举办大型学术会议是高等院校学科建设的重要组成部分。由于高校大型学术会议的会务工作烦琐、复杂，组织者必须对会议工作进行精心细致的筹备，才能提高学术会议的质量，从而最终圆满、成功地举办大型学术会议。该文结合笔者自身工作的经验总结就高校大型学术会议的组织管理方面加以讨论。 　　一、大型学术会议前期筹备阶段 　　1.会议筹备工作组的成立。建立会议筹备工作组、收集会议相关资料和信息是会议组织工作的最首要任务。组织者往往还要派工作组实地考察会议现场进行实际调研，获得感性认识和办会启发。其次，要建立会议学术委员会、组织工作委员会和会议秘书处等组织机构，对会议的各项工作进行分工落实和管理；对会议整体进行时间性划分，计划各项工作的阶段进度；对会议的总费用支出进行预算和分配管理。会议秘书处的设置是保障会议顺利举办的关键，其中应有1～2人具有与会议主题相关的专业背景知识。秘书处人员结构应合理安排、分工明确。一般而言，秘书长负责统筹安排会议的各项工作，可下设会议学术秘书组、财务管理组、会务管理组等分支小组进行分级管理和协同工作。会议筹备工作组必须定期召开工作会议，及时通报并商讨各项筹备工作的进展与阶段目标。 　　2.学术会议的主题。选好学术会议主题是会议成功的重要因素，会议中的所有内容都是紧密围绕会议主题开展的。高校主办的学术性会议是根据自身所涉学术领域来细分会议主题的。以医学为例，其分为基础医学、临床医学、预防医学等种类，这种分类，导引了医学学术性会议主题与内容的细分。当然，学术会议的主题在一定程度上是需要创新的，但这种创新不能脱离主办方所涉的学术领域。为确保学术会议的质量，学术委员会可针对调查反馈的信息进行筛选，提出学术会议的总体构想，讨论当前的热点或焦点问题，并进一步确定会议学术内容和主题。 　　二、会议组织阶段 　　会议组织阶段工作是非常重要而烦琐的，在做好筹备工作的基础上，要对会议期间的每一个环节进行精心组织和科学管理。 　　1.会议通知。会议通知是会议信息宣传的重要方式，要做到及时、准确、简要，防止重发、错发或漏发。会议的邮件通知一般可发3～4轮，可根据会议的筹备时间适当增加发送次数。一般来说，第一轮通知比较简明扼要，旨在告知相关领域的专家学者会举办的大致时间、地点、会议主题、主办方、秘书处联系方式和住宿回执表等内容。会议的第二轮通知就应有更全面详细的信息，包括本次会议的组织机构、会议主题和征文要求（包括征文格式）、报告形式（口头或者墙报）、会议大致议程、会议初步学术考察路线、住宿回执表等。第三轮通知应保证在会议前至少一个月发出，以方便与会者依据议程安排自己的行程。此外，会议网站或各种移动终端公众平台的建立是必须的，它可以更全面地反映会议通知邮件不能反映的信息。 　　2.会议联络宣传。会议联络工作的顺利与否直接关系到与会者的规模、与会专家或报告人的学术水平层次以及会议期间各项工作的布置，也直接决定了会议的成功与否，所以联络工作一般由具有相关学术背景的秘书担当此项工作。为了更广泛地吸引广大科研工作者积极与会，扩大学术规模，提高会议的影响力，会议的宣传是必须的。借助于各种网络平台包括传统的PC端会议网站以及移动终端交流软件（如微信朋友圈、微博、qq空间等）来宣传学术会议是当下最为流行也是最为高效的会议宣传模式。 　　三、学术会议论文集及相关材料制作阶段 　　1.投稿论文收集管理。会议第一轮通知发出后会陆续收到会议论文的稿件，收到的论文应及时归档管理，可建立简洁的Excel表格对论文以及回执的信息进行汇总以便于管理，包括姓名、性别、单位、论文题目、报告方式（口头或海报）、护照号、签证号、住宿需求、其他备注等信息。学术秘书还应与参会者保持联系，并及时解答相关问题。论文全部汇总之后，应联系学术委员会组织专家对稿件进行审阅和筛选。对于符合条件的论文，应及时发送至秘书处，联系并邀请投稿人与会，告知下一步的安排；对不符合要求的论文应及时联系作者退还稿件。 　　2.学术会议注册费缴纳事项。与会者缴纳会议注册费在一般安排在收到邀请函后。为更好地安排会议的前期工作，会务组可鼓励代表提前安排行程，在优惠限定期缴纳注册费用，缴