《档案室运行方案》.docxVIP

目 录档案室工作内容档案收集归档档案收集档案分类档案编号档案保存年限档案管理档案维护档案利用档案销毁档案统计档案室工作节点推进表档案室考核机制达成目标考核指标及奖惩措施四、人员编制及费用支出表五、档案室运行流程1、收集归档流程2、借阅流程3、外借流程4、销毁流程六、档案室涉及表单2014年年度档案室运行方案档案室工作内容档案室收集归档1、档案收集 档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录，档案室人员负责收集。各部门在工作活动中形成的具备保存价值的文件材料，由各部门的管理人员定期移交给档案室人员集中保存。管理性文件一般在形成的第二年上半年内向档案室移交归档；技术、项目类文件可按项目结束时间或工作阶段归档。2、档案分类公司档案按部门级进行标准规范的分类。档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。公司档案按部门大致分为以下几类：行政部（SZ）（1）党、团、工工作文件SZⅠ；（2）宣传统战工作SZⅡ：（3）发文SZⅢ：上级机关下发给本企业的有关文件，与他公司来往函件，本企业的红头文件等；（4）经营管理工作SZⅣ：（5）资产管理工作SZⅤ：房产、土地方面的文件；房地产的权属证明材料等； （6）知识产权管理SZⅥ：企业标识、商标标识方面的材料；专利、商标等；（7）环境保护、排污等工作SZⅦ：（8）其他文件SZⅧ人力资源部SR（1）人力资源管理文件SRⅠ：（2）人资档案SRⅡ；（3）劳资纠纷SRⅢ： 供应部SL：重要物资和生产资料的采购审批手续、合同；办公设备、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置；仓库管理规章制度、台账、统计报表；物流部SW商务合同正本及其补充件、客户资信调查材料、售后服务材料；生产SS常规文件SSⅠ：体系文件SSⅡ：全面质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件、产品刨优的获奖证书设备仪器类SSⅢ：工程部SGⅠ立项批复等文件SGⅠ：在建项目文件SGⅡ；维护与跟新改造SGⅢ：法务部SF：法律事务管理与协调工作；法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件；一般法律事务工作文件；案件、纠纷及公证事务中结论性材料案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件。3、档案编号档案分类各级名称经确定后，应编制电子版《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。S–X - Ⅰ–1`- 1 文件编号 文件盒编号 文件类别 部门名称 公司名称 4、档案保存年限公司档案保管期限规定为永久、长期、和短期三种；永久保存主要包括两部分：本公司在正常工作中形成的重要文件和上级机关下发给本企业的有关文件，与他公司来往函件。长期：期限为16-30年。短期：15年以下。档案管理 1、日常维护采取各种防止措施，维护档案实体及信息的完整与安全，保持档案良好的存放秩序。最大限度的消除各种可能损坏档案的不利因素，从而把档案的损坏率降低控制在最小范围。档案保管工作要做到四不：不散（不是档案分散）、不乱（不是档案互相散乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不是档案遭到破坏）。除此之外，要保持档案室干净、整洁；保持适宜的温度、湿度；注意防光、防尘、防微生物的事宜；定做做好档案室安全检查工作。2、档案利用档案提供利用的具体方式是多种多样的，按照利用档案室原件还是复印件情况来分：一是以档案原件提供利用，如查阅；二是以档案复制品提供利用，制作各种形式的档案原件副本，代替原件，如外借服务、展览和陈列；三是综合档案内容编写书面资料，如编写档案证明，参考资料等、但使用较少。 3、档案销毁通过档案价值的鉴定，判断档案的历史与现实的价值，确定保管期限或者对内容失真和不完整的档案，按照规定的流程和制度进行销毁，减轻档案室和设备的负担，有利于集中人力、物力妥善保管价值较大的档案。4、档案统计档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台账，档案人员做好档案移进、移出整理、销毁、保管的数量、状况及结构的登记和统计。档案检索、调阅、外借、归还等情况的登记和统计。 二、档案室工作节点推进表 序号工作项目工作要求时间节点备注1完成档案室的基础设施建设增加相关硬件、软件的设施及办公用品完善档案室要求2014.3.1--2014.3.20费用支出22010年至2013年度工程部档案修复、归档修复完善档案，按分类整理入档2014.3.21-2014.3.年至201