《浅谈如何加强农业综合开发档案管理》.docVIP

加强农业综合开发资料收集和档案管理 农业综合开发档案是指农发办和项目建设单位在开展工作过程中形成的具有保存价值的文书、图表、照片、声像等资料，借用咱们省办王处长总结的一句话，就是图文表册定位妥当；动静结合影像归档，它能够系统直观地记载农业综合开发项目的申报立项和实施全过程以及建设的成果。科学、规范、齐全的档案资料对于指导项目实施、保证项目顺利验收、为领导提供决策依据具有十分重要的现实意义，是国家、省、市对项目竣工验收检查的主要依据和内容之一，也可以说是对我们搞农发项目的同志一年来工作的一个总结和肯定。试想我们辛辛苦苦一年，工作做了不少，却没有能用有效的资料来记录反映，有些工程有些事件如管道、修建梯田、招投标等工程完工后就不那么容易看到了，只能用建设过程中真实记录的影像以及文字资料来反映了，所以资料的收集归档工作与项目争取、工程建设同等重要，因此，我们一定要注重农业开发项目资料的收集和档案的管理工作。 今天我主要谈四个方面的问题。一是农业综合开发项目档案管理的重要性和应遵循的原则。二是农业综合开发项目档案的分类和内容。三是如何做好日常资料的收集和项目竣工验收后的归档管理。四是农业综合开发档案立卷归档 第一个问题： 档案管理工作的重要性和应遵循的原则 在收集和归档要注意遵循三个原则： 一是真实可靠性原则。农业综合开发项目档案包括了从项目前期考察准备、申报审批、建设管理到竣工验收以至移交管护全过程所形成的各种项目资料，是项目管理的重要资料。因此，归档的材料必须真实可靠，不能弄虚作假、擅自改变原始材料的内容，更不能以假乱真，伪造资料。这就要求我们注重每项工作原始资料的形成和收集，一个是严格按照程序做好每个阶段的工作，每个阶段工作之初就要注意文件资料格式、内容要素，要做到程序严格、过程真实、组织严密，二是要注意及时地收集存放。 二是齐全完整性原则。要做到资料收集精而不缺。农业综合开发工作既包括项目建设的工程量、工程质量等外业方面，又包括项目和资金公示、工程投资、工程概预算、资金拨付、工程移交及工程管护责任落实等内业情况。如果没有齐全完整的档案资料，农业综合开发的检查、考评等工作就难以进行。我们的工作和成绩也无以反映。项目档案资料要随着项目各阶段同步跟进，资料是收集的而不是补充的。我们有些地方在项目管理工作中，不注意工作的程序，相当然地工作，结果使许多工作走了捷径，根本就没有形成资料，也就谈不上资料的收集，只能是临时抱佛脚去补充。那也只能是假的和不完全的。这次检查中我们发现好有一些县的资料当中，缺签日期、缺签字的情况很多，有的资料甚至说的是验收书，却在验收意见栏里没有签注验收意见。凡此种种都是不用心造成的。导致形成的材料不完整。 三是规范统一性原则。随着农业综合开发实践、时间增长，档案数量将越来越多，作为查考的资料和原始凭证，不仅要做到承上启下，避免重复，更要做到利用方便，查找快捷。为此，档案要按照统一规格归档，统一标准分类，做到统一专人保管，分类存放。 我要谈的第二个问题是：农业开发归档资料分类和主要内容 农业综合开发的档案分为文书档案和项目档案两大类。文书档案是指开展农业综合开发工作而形成的行政文书资料，按内容分为工作文件类、汇报总结类、制度办法类、会议材料类等4类。项目档案是指项目本身运行过程中所形成的各种形式的文件资料，按内容分为前期准备类、立项审批类、项目实施类、竣工验收类、建后管护类等5类； （一）文书类档案的相应内容界定如下： 1.工作文件类：本单位制发、上级部门下发、同级部门抄送和下级部门主送或抄报的具有指导性、通报性、承办性、答复性并编注正式文号的工作性文件。 2.汇报总结类：本单位在年度工作中撰写反映农业综合开发项目和资金管理动态情况，以及供本级领导或报上级主管部门了解情况的文字材料，包括工作总结、情况汇报、调研报告等； 3.制度办法类：本单位在施行部门管理中的各类规章制度和在实施项目过程中的各项管理措施等文件资料，包括部门规章制度、工作目标考核、项目管理责任制、项目工程招投标办法等； 4.会议材料类：本单位举办或参加的有关农业综合开发会议及其他综合性或专题性会议材料。诸如农业综合开发工作会、计划会、现场会、经验交流会及其他相关会议材料； 这里重点说一下业务类档的内容。 （二）业务类档案中五个类的相应内容界定如下： 1、前期准备类包括： （1）项目乡镇的立项申请；(乡镇多,竞争立项必要、有 助于立项后项目实行施过程中占地纠纷、投工投劳、工程建后管护等，所以立项之前，一定要注重用运竞争立项的手段) （2）项目建议书； （3）项目库资料(农业综合开发实行从项目库中择优选项的办法。这也是年度项目和资金管理质量考评的一项重要内容)； （4）项目开发规划(同上)； （5）可行性研究报告； （6）市、县财政配套承诺文件 （7）