2016秘书第三章办公室事务管理.pptVIP

第一节 电话管理 ◆相关职能部门处理的电话对方提出的问题，如果由相关职能部门就可以解决的，如来电购买商品，反映产品质量，推销产品等等，你可以将电话转给职能部门，或告知对方职能部门的电话，负责人姓名，请对方直接和职能部门通话联系。“订购产品问题是由销售部门负责的，是否要将您的电话转过去?” “请您与营业部门的张XX联系好吗?他的电话号码是XXXXXXXX。” Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.(重要程度)BA很重要，但不紧急　 很重要，也很紧急(紧急程度）DC既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 第二节 日常安排与管理 （２）时间表编制法时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的简单方法。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 第二节 日常安排与管理 时间表大体可以分为五类:①全年预计时间表;②每月预订时间表;③每周预订时间表;④每日预订时间表;⑤单项重要工作事项预订表。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 第二节日常安排与管理 时间表的编制方法①根据需求确定编制时间的周期。②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。④按照时间顺序将任务排列清晰。⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。⑥用简明扼要的文字将信息填入表格，包括内容、地点。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.技能训练 你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上： 上午举行董事会议，所有的经理都参加。 上午给参加员工培训课的新员工讲话。 中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐。 下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX。下午会见C公司的销售部经理张XX。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 第三节 接打电话 1、学习重点 接打电话的原则与要求； 接打电话的程序； 接打电话的礼仪； 接打电话的技巧； 案例分析。 2、学习难点 接打电话的礼仪； 接打电话的技巧； 技能训练。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 案例分析 小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办公，突然电话铃声响了。此时陈秘书正在整理文件，停了一会才拿起话筒问到：“请问你找谁?”对方回答说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电话没讲几句，就和对方争吵起来，最后刘秘书大声说道：“你今后要账时，先找对人再发火。这是办公室，没有你要找的那个刘天亮!”说罢就挂断了电话。原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果错打到了办公室，而对方只是含糊地说找老刘，小陈误以为要找刘秘书，结果造成了这场误会。陈秘书受理电话时错在哪里呢? Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client P