中小企业的OA解决之道.docVIP

中小企业的OA解决之道 前言： 根据一篇调查报告披露，目前中国ＯＡ项目60%-70%都是失败的，而决大多数失败的案例都集中在中小企业。中小企业的信息化建设问题已愈来愈凸出。一方面企业迫切的希望加入信息化建设的浪潮中来，另一方面项目失败的阴影始终存在至使不少企业无功而返。正因此笔者希望把自己单位应用ＯＡ的过程和一些做法与大家进行交流，希望此文可以为将要帮助企业进行ＯＡ项目建设的管理员们提供一些事例参考。 为什么中小企业ＯＡ项目失败率如此之高，笔者认为这跟中小企业自身的特性不无关系，首先中小企业没有大企业那样的经济实力，对于ＯＡ项目的投入非常有限，其次中小企业的规模和扁平化的管理，决定了信息的传递不易产生瓶颈，并且中小企业办事机构相对集中不易产生文件传递问题。这几个特性决定了中小企业不能像大企业那样有大量的投入请来专业的项目开发单位进行量身定制，并且ＯＡ的一些优秀特性也不能在中小企业中得到很好的发挥。这意味着如果将大企业成功的ＯＡ模式，不经选择的强行应用于中小企业的话难免会发生“消化不良”。 再者很多ＯＡ开发单位在宣传推广上的问题也是导致项目失败的重要原因。大多开发单位和企业进行沟通时往往都是站在软件的角度进行思考的，把软件的功能说得十分强大，而很少在真正理解企业需求后结合软件来谈问题。这样导致很多企业把系统应用起来后发现原来那么多功能我根本就用不到，或者说不好用。这样企业对系统的信心也会很快打折进而导致项目失败。 综上所述笔者认为： 规模大小对企业ＯＡ应用起至关重要的作用，大的跨地域性强的企业和机构相对集中的中小企业在应用上有显著的不同，对于大企业来说ＯＡ的应用将是立竿见影的，而对于中小企业来说找到一个切入点与传统办公间有效的整合将是关系到系统应用成败的关键。 笔者在自己单位进行ＯＡ应用初期也陷入了困惑，在前期针对企业需求也做了很多分析和调研，把各科室所有的日常表单几乎都收集来了，当时笔者的思路是想把所有纸质表单全部做成工作流，认为只要这样ＯＡ就算是配置成功了，在经过了1个多星期的配置，并进行几次培训后满以为接下来就是接受大家对系统的称赞和对本人工作的认可了，可事与愿违在经过了一个多月的运行后发现系统中的工作流表单数量并没有像预想的那样增长，ＯＡ系统的应用仅仅局限于收发短信和通知而已，员工们的反响也不如预想的热烈，甚至还有人抱怨说天天要开ＯＡ很麻烦。甚至领导也对笔者的ＯＡ方案提出了质疑，这可了不得了。是那里出现了问题？那段时间笔者陷入了深深的郁闷之中。原来笔者的单位人员不多，仅仅100多人，充其量只算个中小企业，而真正需要进行办公的人员则更少。加上企业的特性，使ＯＡ的优势功能在这也不具现实意义。像上文中说到的那样中小企业的管理较为扁平，各种意见和思想都能很快的进行交流。对于某些工作有时在中午用餐时间几个经办人就可以敲定并付诸实施，事后的反馈也还算可以。重要的是这样具备相当的灵活性，在中国这是十分重要的。而现在硬要大家过渡到ＯＡ中来办公，加上开始操作上的不适应，有时还发生操作上的错误，诸如张三要做的工作被李四收到等等的问题，难免使大家对ＯＡ产生了抵触情绪。此时笔者单位的ＯＡ系统就像是鸡肋，可谓“食之无味，弃之可惜”。 后来静下心仔细分析发现，原来单位对ＯＡ最具优势的功能如“远程办公、工作转交便利等”的需求并不十分强烈，而本人的问题就是在调研时太强调ＯＡ系统的优势了而过少考虑ＯＡ究竟能为企业带来些什么了。在调整思路后笔者决定重头开始，在经过新一轮有针对性的调查分析后发现，目前单位遇到的最大的问题是一些报表数据的收集整理、查阅、统计不便，工作跟踪信息反馈不及时等。接着就是想想如何解决这些问题了： 1.关于报表数据收集的问题，原来单位使用ＥＸＣＥＬ来做报表，每天都有三张不同报表，再打印后进行审批，每日的耗纸量就不说了，关键是到月底年底要进行数据汇总分析时那麻烦就大了，所有人都在把纸质报表中的数据一一输入新的ＥＸＣＥＬ表中进行统计，效率慢不说，还容易出错。针对这个问题当时笔者想为什么不用ＯＡ的工作流模块来进行报表录入呢？这样不仅能解决数据的统计问题。而且能按一定的规则找出想要的报表。也避免原来报表打印和存档所产生的不便。现在我们单位的日常报表已全部在工作流中进行，现在大家到月底就不用为了大量需要重新录入的数据心烦了，笔者利用ＥＸＣＥＬ数据链接做好了月报表模板，每月只需把ＯＡ生成的ＥＸＣＥＬ统计报表张贴到模板中，整月的统计数据就马上生成。这样就很好的解决了报表数据统计问题。 2.关于工作跟踪反馈不及时主要体现在单位设备的报修维修上，因为有时会发生已上报的维修没有及时得到处理和反馈的情况，笔者就想利用好ＯＡ工作流中的一些特性，如表单未完成无法结束。对原来的设备报修维修单进行设计，以避免这种情况的发生，事实证明这是有效的。 意想不到的事情