办取公室文管理小抄.doc

星期四 办公室管理 1 设计题汇总 麦格共识为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定何时的价格打入市场决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 答案：（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者 2 （2）座谈会以小行为主，人数为七、/L人为宜 （3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合 （4）主持人负责引导、组织，可不做记录 （5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做 （6）座谈会的时间不严格规定，可长可短 （7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松 3 科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理，各部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员平均工资为2400元，其他收入为600元。假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。 4 答案：（1）会议成本=2x3【（G+S）xT】n+后勤开支=6（G+S）T*n+后勤开支 （2）G---参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，（2400/30/8）/（除号） （3）S---参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2.5元。（600/30/8） （4）T---参加会议人员人均到会时间为5小时 （5）n---参加会议人数为50人（46+4） 5 （6）后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800（200+100+10x50） （7）会议成本----6x（10+2.5）x5x50+800 =18750-800=19550（元） 文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎么做？ 6 答案：（1）在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； （2）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； （3）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。 （4）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适合的礼物即可。 7 （9）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 4.文秘人员在单独或随上司旅行结束后，要做好那些工作？ 答案：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 （2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，和根据上 9 （5）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方 （6）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商品用精美包装纸重新包装一下。 （7）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 （8）文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。 8 司的原始记录整理出报告，送上司过目货批准，然后存档备案。 （3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。 （4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 （5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 10 5.小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒。各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸（2刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置