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基于知识管理的“大学工”管理系统设计 　　摘 要：随着高校信息化的快速发展和高校管理理念的提升，传统学工管理系统存在着灵活性不足、数据共享困难、互动性不足及难以实现本研一体化等问题，急需以新的管理思想和理念进行重新设计。本文首先总结了传统学工系统存在的问题，然后借鉴知识管理思想，构建了基于知识管理的“大学工”管理系统，分析设计了系统的总体功能结构、业务整合方式、业务信息流程，重点阐述了知识管理功能模型和知识采集流程的设计思路，以期为解决当前高校学生管理信息化工作中存在的诸多问题提供借鉴。 　　关键词：知识管理；“大学工”管理系统；高校信息化；知识采集 　　中图分类号：G40-057 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）13-0053-04 　　一、问题的提出 　　随着高校信息化的发展，各高校都积极探索将信息化手段应用于各项管理工作中，学工系统也成为数字校园的必建信息系统之一。然而传统上局限于学工部门业务范围的学工系统功能分散，管理困难，在实际工作中难以发挥应有的作用。传统学工系统不足之处主要在于： 　　1.灵活性不足，流程难自定 　　学生工作的特点是事无巨细，纷繁芜杂，工作流程经常需要更改，业务需求不断变化。而传统学工系统，只依据单一部门一时的需求进行开发，无法满足层出不穷的新需求。 　　2.系统分割多，数据共享难 　　传统学工系统中，学生工作各个阶段的功能都构建单独的系统去完成，如学生报到就使用迎新系统，毕业离校时使用离校系统，平时就在教育管理系统中处理学生信息，而评奖学金时又建立奖学金系统，这样多个学工子系统之间数据共享困难，导致数据不完整、不准确。而且学生工作跨部门很多，由于部门职能的划分，不同部门有着不同的管理方式和管理系统，跨部门的数据共享不能在多个部门之间无缝结合。 　　3.互动性不足，网上交流难 　　传统学工系统往往立足于管理，而很少考虑到学生的应用需求，缺少专门的意见和建议收集功能。长此以往，学生很少主动去应用学工系统，而管理者也无法通过信息系统去获取学生对管理工作的需求。 　　4.本研不同步，管理较分散 　　传统的学工系统，多数又分为本科生学工系统、研究生学工系统，分开管理。而由于研究生在高校中人数比例逐渐提高，单独依靠研究生院管理已经无法满足研究生的需要。而且本科生与研究生在学生管理中也有许多相同之处，分开管理也造成了工作重复，资源浪费。许多高校开始推进研究生与本科生管理一体化，将学生相关工作职能进一步整合。 　　鉴于此，传统学工系统面临多种问题，这就必然需要建设一个统一管理、设计灵活、支持互动的本研一体化的学工系统，本文称之为“大学工”管理系统。 　　所谓“大学工”管理系统是相对于传统的局限于学工部门的信息系统而言的，它将不再局限于某一部门或某几个部门，而是包括所有与学生工作相关的部门。 “大学工”管理系统“大”的内涵首先体现在它包括了全部类型的全日制学生，即本科生、硕士生、博士生，其次在于它包括了学生校园生活的整个生命周期。“大学工”管理系统的业务流程整合了以往存在于各个管理系统中的与学生工作相关的内容，但这种整合还远远不够，并不能保证实施的成功。为使“大学工”管理系统真正应用到实际，必须引入知识管理的思想，从知识管理的角度规划业务流程，从而提高系统的可用性。知识管理用于识别和协调组织中的集体知识来提升组织的竞争力，并能增加创新能力和反应能力[1]。它以系统的方法发现、选择、组织、摘取信息，向需要知识的人传递有用的信息。知识管理包括对知识的整理、发现、编码、存储、交流及共享等，使知识资产能够被充分利用，从而提高组织的智能水平和创新能力[2]。知识管理一般包括知识创造、存储/索引、转移和应用这四个基本过程。高校信息系统随着应用时间增长，信息不断累积，具备了由信息向知识转化的基础，通过对信息数据的挖掘、归纳、总结，进而形成能被用户所利用的知识，系统中的日志记录和工作记录都有可能为下一轮工作提供良好的经验。基于知识管理的“大学工”管理系统就是要将管理信息系统中所积累的知识进行提取、展现和共享，以促进“大学工”管理系统真正服务于校园里的各类用户，促进学生管理相关知识的共享和传播，提高工作效率，降低工作成本。 　　二、基于知识管理的“大学工”管理系统设计 　　关于学生管理系统的功能设计论文很多，但大都只限于业务功能的设计和实现，而很少关注学生管理全生命周期的总体流程及其实现途径。要建立一个具有知识管理功能的“大学工”管理系统，需要打破部门界限，从学生工作的整体出发，来研究系统的功能和信息流程。 　　1.总体结构设计 　　从管理的角度来看，学生工作可以按工作流程分为如下职能：录取管理、迎新管理、教育管理、社团管理、宿舍管理、奖助贷管理、就业管理、离校