档案管理基(第6章 档案的检索)备用.pptVIP

第六章 档案的检索 第一节 档案检索工作概述 一、档案检索的定义 档案检索包含广义和狭义两种含义。广义的档案检索包括档案信息存储和档案查检两个具体的过程。狭义的检索只限于查找所需档案的过程。 （一）档案信息存储阶段的主要内容 1.档案信息存储的定义：是指将档案原件中具有检索意义特征的信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，记录在一定的载体上，进行分类或主题标识，编制成档案检索工具，建立档案检索体系的过程。 2.环节 a.档案的著录和标引 著录和标引是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，并赋予规范化的检索标识的过程； 著录和标引的结果，就是制作出反映档案内容、形式、分类和存址的可以用来检索的条目。 b.组织档案检索工具 是指按照一定的规则，对著录和标引所产生的大量条目进行系统排列，使之形成某种类型的检索工具，并根据需要进行检索工具的匹配，组成手工的或计算机检索系统。 （二）档案查检阶段的主要内容 1.定义：档案查检就是利用检索工具和检索系统查找所需档案的过程。 2.环节 a.确定查找内容 确定查找内容是指对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的主题，形成查寻概念，并将这些概