文件字管制程序.docVIP

版序 变更章节 变更事项 编制单位 编制人 修订日期 一、目的 建立一套有效且适行于全公司之文件管制标准，以达到文件系统标准化，进而提升文件管理质理与效率。 对文件的编制、审批、发放、更改、回收、保存、作废等进行控制，确保相关部门使用有效版本文件，防止失效的文件和资料被误用。 二、范围 适用于国际标准组织所规定之质量管理体系之公司内部有关文件与数据的管理，以及外来文件和标准的控制。实验室因认证国家实验室，具有独立的质量体系。 三、相关资料 3.1 质量手册 （YFSC） 3.2 记录管制程序(YFCX-42401) 3.3 ISO9001：2008质量管理体系-要求 四、定义 4.1 文件：信息及其承载媒体； 4.2 文控：质量部文件管理师（简称DCC）及各部门指定文管。 4.3 文件架构依管理体系分为四阶： 第一阶：质量手册（YFSC）； 第二阶：程序文件（YFCX）； 第三阶：操作规范、标准及技术文件（YFZY）； 第四阶：记录、表单； 4.4 文件分类： 4.4.1 内部文件：公司内部所制定之文件； 4.4.2 外来文件：分二类 A类：客供图纸、标准、技术资料。 B类：法律法规、行政文件、国际先进标准、国家标准、行业标准等。 4.5 文件等级： 4.5.1 机密文件：文件内容涉及产品价格、材料价格、客户项目、产品设计之线路图、CAD File等相关管制性文件或由主办单位宣告其为机密性文件的； 4.5.2 一般文件；除上列机密性文件之外，均列为一般文件； 4.6 文件依其管制性可区分为： 4.6.1 管制文件：机密文件及对质量系统发生影响之文件均列为管制文件； 4.6.2 非管制文件：非生产用途且与质量无关之文件列为非管制文件； 4.6.3 参考文件：凡盖上“参考文件”章之文件皆属之。 五、作业程序与权责 5.1 权责： 5.1.1 质量部：负责文件编制、编号、发行、更改、回收、保存、作废等之管控； 5.1.2技术部：负责技术文件编制、编号、发行、更改、回收、保存、作废等之管控 5.1.3 外销及市场部：负责收集、管理客户提供之外来文件； 5.1.4 各部门：负责本部门ISO文件的编制、修订及管理。 5.2 文件内文： 5.2.1 符合六大项： 一、目的（Objective） 二、范围(Scope) 三、相关资料(Relevant Documents) 四、定义(Definition) 五、作业程序与权责(Operating Procedure Responsibility) 六、附件(Appendix) 5.2.2 内文字体要求：统一用WORD 软体 ，字体为标楷体，大小为14Pt； 5.2.3 文件封面须注明文件名称、编号、版本、日期、内文页数、等级及制订人等等。版本从A~Z，A1~Z1依次编号，日期为编制日期，文件之生效日期以质量部文控发文日期为准。 5.2.4 日期格式统一用公元年表示：YYYY-MM-DD；如：2009-11-21； 5.2.5 文件格式： 5.2.4.1 第二、三阶文件格式见：文件封面/内文表格（YFJL-423-01）； 5.2.4.2 部分技术文件可因其内容、格式、字型、字号可因技术文件种类之不同由制作单位作需求制定； 5.3文件编码原则： 5.3.1 文件的编号 5.3.1.1一、二、三阶文件编码原则 a. 一阶文件范例：质量手册 FYSC b. 二阶程序文件编码原则：流水号为二位数，从01~99开始依序编号； YFCX - □□□ □□ 程序文件 标准中的位置 流水号 其对应表单编码原则： YFJL - □□□ □□ 洋帆记录 标准中的位置 流水号 范例：YFCX- 42301 文件管制程序 YFJL-423-01 文件管制程序第一份表单记录； c. 三阶文件编码原则：流水号为三位数，编号从001～999开始依序编码; YFZY - □□ - □□□ 作业文件 部门代码 流水号 其对应表单编码原则： YFZY - □□ - □□□ - □□ 作业记录 部门代码 文件流水号 记录流水号 范例：YFZY-ZL-001 原辅材料检验管理规范 YFZY-ZL-001-01原辅材料检验管理规范第一份表单； 5.3.1.2 部门代码对照表： 部门 代号 部门 代号 总经办 ZB 运营中心 YY 采购部 CG 结算中心 JS 外销部 WX 网络中心