办公自动化第3章文字和表格处理.ppt

第 3 章 办公中的文字和表格处理 【本章内容介绍】 本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识 通过一个简单、实用的“招录公务员通知”文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程 以制作“通知”公文为例介绍了公文向导制作公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范 以制作 “报考简章”为例，介绍了复杂文档制作的相关知识 通过制作招录职位表、报名登记表讲解了办公中各种表格的制作方法。 【本章主要知识点】 文档的录入、编辑和排版 文档的页面设置与打印操作 利用向导制作办公公文 大纲视图的使用 多级标题符号的设置 样式的设置与使用 规则文字表格的制作 复杂文字表格的制作 利用Excel制作表格 3.1 文字处理工作概述 3.1.1 文字处理及其文字处理软件 下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。 文字处理软件的主要功能 1．文件存储 2．内容编辑 3．简单排版 4．输入校验 5．输出 6．提供输入／输出接口 7．对象的嵌入与链接 3.1.2 文字处理软件的操作流程 3.2 本章实例效果说明1 3.2 本章实例效果说明2 3.2 本章实例效果说明3 3.2 本章实例效果说明4 3.2 本章实例效果说明5 3.2 本章实例效果说明6 3.3 利用一般文档处理流程制作“招录通知” 3.3.1 启动Word并作相关设置 1．启动Word软件 2．工具栏的设置 （1）工具栏简介 （2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开 （3）工具栏的显示或隐藏 3.3.2 文字和符号的录入 1．选择汉字输入方法 2．文本内容的输入 3．特殊符号的录入 4．文档录入后的联机校对 3.3.3 文档内容的编辑和保存 1．光标定位 2．选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 （3）使用看不见的选择栏 （4）利用快捷键操作选取 （5）文档内容的扩展选取 （6）选定的简化 3.3.3 文档内容的编辑和保存 3．修改文本技巧 4．复制、移动、删除文本 （1）利用快捷键 （2）菜单方法 （3）工具栏按钮方法 （4）鼠标拖动方法 5．“选择性”粘贴的作用 6．撤消和恢复操作 3.3.4 字体与段落格式排版 3.3.5 文档的页面设置 1．设置纸张大小和方向 2． 调整页边距 3．设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式 4．确定每页中的行数和每行的字符数 3.3.6 打印效果的预览 3.3.7 文档的打印输出 1．打印操作的基本步骤 2．打印操作的其他方式 （1）文档的快速打印 （2）一次连续打印多篇文档 （3）“打印”对话框中其他常用项目设置 3．文档打印操作时的相关问题 （1）打印功能选项和设置打印机属性设置 （2）暂停和终止打印 3.3.8 文档的网上发布 3.4 办公文字处理规范及其公文向导应用 3.4.1 办公室文字处理的基本规范 1．公文种类 2．公文格式 3．公文用纸 4．公文用字 5．公文书写 3.4.2 利用公文向导制作招录通知正文 3.5 制作“报考简章”复杂文档 3.5.3 复杂文档的文字快速录入技巧 1．借助外部设备 2．自己定义新词 3．利用自动图文集 4．善于使用自动更正 5．巧妙利用替换功能 6．掌握一些汉字输入方法的使用技巧 3.5.4 编号和项目符号的设置 3.5.5 样式的应用与管理 1．样式的基本知识 2．直接套用样式 3．新建样式 4．使用自己新建的样式 5．修改样式 6．样式的管理 造字程序的应用 录入过程中经常遇到字库中没有的汉字，如何应对？ 比如： 3.6 电子表格处理概述 电子表格制作软件选取 1．规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。 2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。 3．形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。 4．包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。 5．数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作，其中利用Excel制作数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详细介绍。 3.6.2 电子表格的常用术语和通用操作 3.7 利用WORD的插入表格法制作规则的录用职位表 3.8 利用WORD的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表 1．制作表格标题 2．绘制表格 3．合并与拆分单元格 4．调整表格的整体形状 5．表格中文字的编排 6．设置表格外框线的粗线效果 3.9 利用EXCEL制作报名汇总表 小 结 在办公事务中，文字和表格处