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行政问题及解答 一、文件起草、下发、分类保管 1、各部门下发通知及红头文件由哪个部门起草? 解答：部门通知由相关部门起草；红头文件统一由行政部起草。 2、各分部如何对于总部下发的行政通知、红头文件进行管理及存档？ 解答：凡总部下发的文件，各分部文秘部均需分类存档；文件内容涉及到哪个部门的，由哪个部门自行存档；除此之外，凡以红头文件下发的文件，均需各分部行政部分类存档。 3、不涉及本分部的红头文件是否需要下载打印存档？ 解答：收文部门（即文秘部）需打印存档，其他部门不需要。 4、员工的人事任命书可以发给员工本人吗？ 解答：原件由本级行政部存档，复印件进入本人人事档案，不建议本人持有。员工本人持有相应职位的聘书即可。 5、总经理需要存关于制度、规范类的红头文件吗？ 解答：不需要，只需行政部及收文部门归类存档。 6、人事任命、人事调令哪些需要回执？ 解答：（1）总部相关人员的任命，所有分部都须回执； （2）相关分部人员调动及任命，需相关分部回执。 二、其他 1、如需总部相应部门的文件、资料等，该怎么办？ 解答：先向总部行政部上传红头文件请示，涉及到哪个部门的，由总部行政部统一协调安排，经相关部门同意后，由其负责人负责下发。 2、四大综合经理有哪些？ 解答:行政经理、运营经理、业务经理、市场部经理。财务经理、培训经理、托管部经理属于部门经理；托管部经理目前正在调整中，请新市场按照部门经理编制。 3、月度工作计划/总结只写行政部的工作还是其它部门也写？ 解答：月度工作计划/总结是对公司整体工作作出计划或总结，而非个别部门，行政部负责承办并进行整理汇总后上报。 4、员工奖惩明细表和绩效考核表是一个意思吗？ 解答：不是。员工奖惩明细表是除绩效奖金以外的一切临时性、突发性奖罚记录的汇总。 人事问题及解答 一、人事档案中的问题 （一）纸版档案 1、请问人员档案需要哪些资料，档案中需要加档案目录吗？ 解答：档案中的资料有：从应聘入职到离职所有的资料信息，包括应聘登记表、学历资质证书、身份证复印件、员工档案登记表、转正考核评定表、转正申请表、劳动合同、调动任命资料等，每位员工的档案必须加独立的档案目录。 2、档案袋中相关资料中人员照片有要求吗？ 解答：档案中需要粘贴的照片必须是一寸红底的。 3、《劳动合同》什么时候签订？ 解答：一般情况下《劳动合同》在试用期第27天左右签订，但各分部可以根据本部实际情况自行拟定。 4、《劳动合同》和《保密协议》上“甲方”名称是什么？要加盖的是什么章？ 解答：均是公司或单位的注册名称或注册公章。 5、员工签订各类协议/合同应该在哪几处摁手印？ 解答：保密协议需在姓名、日期处摁手印；劳动合同需在除封面和使用说明以外的涉及姓名、日期、薪资数额几处摁手印。 6、档案可以给其他人查阅吗？ 解答：根据具体情况而定。首先管理档案的人员不能私自将员工档案给他人翻阅，如若有特殊情况需查阅档案必须经部门负责人同意并在《文档借阅申请表》上登记。档案管理人员要严格落实保密制度，禁止外泄。 7、每个人员的档案必须是一个档案袋封装吗？ 解答：这个根据各分部各部门人员编制情况而定，如部门人员较少，可用一个档案袋封装；如人员较多，可分袋封装。 8、档案必须放在档案柜里面吗？必须加锁吗？ 解答：因为员工档案是公司人力资源的重要文件，且涉及员工个人隐私，属于机密文件，必须放在文件柜或者档案柜里，为了避免他人私自翻阅，必须加锁保管。 9、员工离职了档案可以带走吗？ 解答：不可以，员工档案里包含了公司内部文件及各级领导字迹，绝不允许离职员工带走。 10、员工调动了档案怎么处理？ 解答：根据情况选择可行性方法将员工档案转交至调入地人事部，不允许员工本人将档案带至调入地。 11、分部需上传哪些人员的纸质档案？ 解答：分部需上传综合经理级以上人员档案，包括综合经理级人员。 12、分部纸质档案上传时间有限制吗？ 解答：没有，根据本分部人员晋升情况而定，如有新晋升为综合经理级以上人员，需及时将档案上传至总部人力资源部邮箱并与该部门员工取得沟通，确认查收。 （二）电子档案 1、电子档案需上传哪些人员的信息？ 解答：上传店长级以上（包括店长）及总部所有人员的档案信息。 2、电子档案什么时候上传，传至哪个部门，通过什么方式上传？ 解答：每月5号16:00之前上传至总部人力资源部邮箱。 3、电子档案字体有哪些规定？ 解答：大标题为宋体二号加粗；表头为仿宋14号；内文为宋体14号。 4、电子档案中“照片”一栏中是否粘贴照片？ 解答：必须粘贴一寸免冠红底照片，并且将其放至相匹配合适的单元格，尽量做到美观得体。 5、电子档案中“假期申请”、“销假时间”、“岗位调动”三栏中是否必须填写内容？ 解答：（1）副总经理级别以上人员凡是请假均需详实填写，