行政管理的小神经.docVIP

1. 企业行政管理体系———企业资源调配的中枢 企业的行政管理体系是以行政总监为最高领导，由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。企业行政管理有别于其他的具体职能管理工作，在企业内部起着枢纽作用。在现代企业中行政部门是企业重要的管理部门，企业通过它对事务性信息进行有效的管理，从而使技术部门、生产部门、市场部门等其他职能部门能更有效地运转。因此做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提，也是经营者提高企业管理水平的一个主要切入点。由于企业各自的需要和所面临的情况不同，企业行政管理究竟包括哪些内容，难以有统一的界定。 o: Z# s1 X; B* W从目前实践中企业行政部门所管辖的内容来看，企业的性质、规模、结构不同，外部环境不同，行政管理的内容也不尽相同。一些企业的行政管理部门统管生产与经营业务以外的各种事务，包括会议管理、办公物品管理、档案管理、公关管理、各种实物资产管理、车辆管理、内部监察事务，以及人力资源管理等等，甚至还参与企业的监督、控制、决策工作；而另一些企业则把文书管理、会议管理等放在行政部门进行管理，而大量行政性事务工作，包括人力资源、资产管理等，按职能统一的原则，集中设置职能部门管辖。总的说来，有—点是共同的，即行政事务管理必须纳入行政管理的范畴。因此企业行政管理的基础内容主要是行政事务的管理。事务是相对职能而言的，是指职能之外但却为实现职能所必须的、例行的、程序性的、辅助性的事情的总体。事务活动是指那些为确保企业职能实现，为职能活动的有效开展奠定基础、提供服务、创造条件的条件性、辅助性、技术性的活动。如文件工作活动、会务活动、档案信息工作活动、组织保障制度规范保障活动，以及企后勤服务保障等活动都属于事务活动。 ( l) r* k0 O* m U所以，企业行政管理可简单地定义为以保持或者放大事物的功效为行目的，对事物的构成要素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调。据此，企业行政管理就可以理解为：以全面提高组织效能，提供必要管的保障为目的，而对企业内部办公事务、后勤事务活动的构成要素及其理流通过程所作的规划、组织、监控、控制、协调。 d: F1 ?+ a. n( H 企业行政管理的功能就在于：它可以使企业内部的办公事务、后勤事务的功效得到放大和充分发挥，之所以如此，就在于它能使这些事务的要素构成及流通过程达到最佳状态。 1 O o x1 X j1 S |3 ?. V企业内部的各种事务也是由多种要素构成的，人、财、物、信息、制度方法等等都要参与其中，共同发挥作用，这就需要保持构成要素的齐全、有效，使要素之间有最佳的配合关系，而企业行政管理的规划、组织职能的使命正在于此，能力更在于此。; X+ x% O b$ b. a6 o. D1 C 企业内部各种事务的构成要素并不是静止的，而是处于不断运动变化之中的，它需要通过要素有秩序、有实效的流通来创造工作成果，需要通过流通来适应不断变化着的客观环境，满足同样在不断运动变化着的企业职能活动提出的需求。这一特点就需要以有效的方式，保证各种要素的流通方向正确，流通过程有秩序、有效率，能保持对客观环境和企业职能活动需求的动态性适应。而我们知道，企业行政管理的监督、控制、协调职能正可以满足这些方面的需求。 U1 ?4 ` h- p: p E4 _ x0 e企业行政管理的任务就是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为企业职能活动的高效开展创造条件、奠定基础、提供保障。 6 Q1 y- s- x% ~2 p) P/ N要使企业做到： T! Z0 e+ R6 a* j 人尽其才，即为事务活动的有效运行提供人力资源保证，要通过科学分工、优化组合、完善行为规范、教育培训与激励、合理配置各类从事事务处理工作的人员，明确其职位，提高其素质，充分调动他们的积极性，充分发挥他们的作用。 $ J+ x D0 w# X+ `; n物尽其才，即为企业职能活动提供必需的物质条件，要合理分配，正确使用各种设备、工具、材料和能源，充分发挥其作用，厉行节约，努力降低消耗，力争供求平衡。 E$ M. C: }, ]. w1 @4 B 财尽其用，即为企业职能活动提供基本的财力保证，要量入为出，量力而行，讲究成本效益，讲究核算，使有限的资金得到合理利用。- j+ G- j( A7 \6 L 时尽其能，即为企业职能活动的有效性提供必要的时间资源，要维护事务的时效，以有力措施充分发掘时间的利用价值，合理配置时间，充分利用时间。 G% [% Y* I C B$ Y 文畅其流，即为企业职能活动提供包括文件在内的各种信息资源，要创造、充分利用、有效维护信息资源，使信息流通过程有序、顺畅、有效。 ~4 r1