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北京林业大学科研课题档案管理规范 为加强科研档案管理规范建设，充分开发科技档案信息资源，发挥科研成果对我校各项事业发展的支撑作用，特制订本管理规范。 一、规范内容与适用范围 本规范适用于自然科学研究课题档案管理，社会科学研究课题档案管理可参照执行。 科研课题文件：在科研课题研究活动中形成的文字、图样、声像等不同形式和载体的记录。 科研课题档案：是指具有保存价值的归档的科研课题文件。 二、科研课题文件的管理 1.科研课题文件的形成、积累 课题组成员要按照科研课题文件归档范围形成课题文件。文件制作材料必须益于长期保存。 2.科研课题文件的整理 科研课题文件的整理一般按科研课题的申请立项、研究试验、总结鉴定验收、成果奖励申报和推广应用五个工作阶段整理、组卷。 课题总结鉴定验收后的科研档案由专人保管，按照年度、项目类别编目整理，按照有关借阅管理规定管理。 科研课题进行中的科研档案由项目管理负责人管理，按照课题进行阶段，收集整理相应阶段产生的档案文件。 3.科研课题文件的归档 3.1科研课题文件归档范围见附录A。 3.2几个单位协作的科研课题，其文件的归档要保证课题主持单位保存该课题的整套档案 协作单位除保存与自己承担任务有关的原件外，将复制件送交主持单位保存，并在协议中明确科研课题文件的归档和归属。 3.3获得负成果或因故中断的科研课题的文件亦应归档。 3.4科研课题文件一般归档原件，重要的和日后使用频繁的应增加份数。 3.5科研课题文件的归档手续。 课题负责人填写科研课题文件归档说明书，档案部门验收合格后，课题负责人和档案管理人员在科研课题文件归档移交单上签字，并各执一份。 三、科研课题档案的管理 1.科研课题档案的整理、编目。 按年度、项目类别、学科、专业进行分类，排列；编制档号；编制案卷总目录。 2.科研课题档案的保管 技术秘密的科研课题档案要特殊保管；及时修复破损、变质的科研课题档案。 3.科研课题档案的补充、修改 科研课题负责人或文件管理人员完成木课题档案的补充工作。补充内容包括奖励申报、推广应用阶段产生的文件。 凡必须修改的科研课题档案，由原课题负责人填写修改申报单，经主管部门批准后，方可进行修改。 附录1 科研课题文件归档范围 一、研究准备阶段 1调研报告、可行性研究报告、课题论证、文献综述 2科学基金、科研课题经费申请报告及批件 3任务书、协议书、科研合同、委托任务书、会议记录及重要来往文函 4科研课题研究计划、课题计划调整或课题撤销文件 5实验试验方案、设计方案、调查考察方案 二、研究试验阶段 1试验任务书、试验大纲 2实验、试验、测试的重要原始记录、整理记录及报告 3观测、探测、观察记录，野外调查、考察记录和整理记录及综合分析报告 4计算文件 5计算机软件 6检验文件 7理论分析文件 8设计文件、图样 9工艺文件 10课题阶段总结 三、总结鉴定验收阶段 1课题工作总结 (含最终完成、阶段完成或中断) 2研究报告 3论文、专著 4科研课题经费决算 5科研课题成果验收、鉴定、评审文件 四、成果奖励申报阶段 1科技成果申报表及附件 2科技成果奖励申报与审批文件 3获奖凭证 4专利文件 五、推广应用阶段 1推广应用方案 2技术转让合同、协议书 3成果推广应用中形成的技术文件及工作总结 4国内外同行评价及用户反馈意见 5成果宣传报道文件 六、与各阶段有关的文件 1专业会议文件 2标本、样品目录 3照片、影片、幻灯片、录音带、录像带、机读文件等。 附录2 科研课题档案管理几种常用表格 一、科研课题文件归档说明书，包括科研课题简介 (表2·1)，参加课题研究工作人员名单 (表B2.2) 表2.1科研课题简介 课题题名 所属科 研项目 课题来源 课题代号 主持单位 协作单位 课题负责人 工作起止日期 课题进展 1.阶段完成2.最终完成 3.中断或停止 研究经过及主要结果 课题经费 预算和决算 成果推广情况和 经济社会效益 获奖或获得专利情况 课题有何著作或 论文报告正式发表 备注 姓名 职务 单位 承担 起止日期 本人签字 课题题名 课题代号 移交 文件 卷（份） 底图 张 蓝图 卷（张） 照片 册 其他 （具体文件目录附